マイナンバーの帳簿の運用方法について

> こんにちは。いつもお世話になっております。
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> マイナンバーの帳簿ですが、扶養控除申告書や配偶者控除申告書をコピーしたものをそのまま帳簿として保管しています。
> 被扶養者の就職や離職などがあった場合は、書き直してもらったものと差し替え、古い方は年度ごとに分けておき、7年保管した後に破棄するように運用しているのですが、紙の量がかなり増えてきそうでしてもっといい方法がないかと検討中です。
>
> 皆さんはどのように帳簿の管理をされていますか？
> もしよければ参考にしたいので具体的にお教えくださると嬉しいです。


こんばんは。私見ですが…
扶養控除申告書等年調資料にマイナンバーの記載はしておりません。
別途申告をしてもらいマイナンバーのみ単独簿として保管しております。
またマイナンバーは1度提出するだけですから扶養控除申告書をマイナンバー提出書類として保管するにしても年数分は不要ではないでしょうか。
社員数の枚数しか残りませんし退職者は出来るだけ早急な処分が必要になります。
こちらは7年保管は出来ないことになります。
ただ言われているのはマイナンバーではなく単純に扶養控除申告書の保管についてではと思われます。
であれば年度単位保管で7年経過後廃棄でいいのではと思います。
マイナンバーと年調資料の保管期間は異なりますのでそれぞれ単独に保管、適切処理としています。
後はご判断ください。
とりあえず。

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> こんばんは。私見ですが…
> 扶養控除申告書等年調資料にマイナンバーの記載はしておりません。
> 別途申告をしてもらいマイナンバーのみ単独簿として保管しております。
> またマイナンバーは1度提出するだけですから扶養控除申告書をマイナンバー提出書類として保管するにしても年数分は不要ではないでしょうか。
> 社員数の枚数しか残りませんし退職者は出来るだけ早急な処分が必要になります。
> こちらは7年保管は出来ないことになります。
> ただ言われているのはマイナンバーではなく単純に扶養控除申告書の保管についてではと思われます。
> であれば年度単位保管で7年経過後廃棄でいいのではと思います。
> マイナンバーと年調資料の保管期間は異なりますのでそれぞれ単独に保管、適切処理としています。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。

ton様
こんにちは。いつもありがとうございます。大変助かります。
書き方が悪かったのですが、初回の扶養控除異動申告書などにはマイナンバーを記入してもらい、それ以降は原則記入不要としているのですが、扶養の出入りがあると枚数がかさむうえ、健康保険は扶養対象外でも配偶者特別控除に該当するとかがややこしく…
今更ですが単独簿にしておけばよかったかな…などと思っているのですが今から変更するのも大変なので迷っていまして。

ちなみにもしよければ教えてほしいのですが、単独簿には従業員さん本人に記入してもらっているのでしょうか？

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> こんばんは。私見ですが…
> 扶養控除申告書等年調資料にマイナンバーの記載はしておりません。
> 別途申告をしてもらいマイナンバーのみ単独簿として保管しております。
> またマイナンバーは1度提出するだけですから扶養控除申告書をマイナンバー提出書類として保管するにしても年数分は不要ではないでしょうか。
> 社員数の枚数しか残りませんし退職者は出来るだけ早急な処分が必要になります。
> こちらは7年保管は出来ないことになります。
> ただ言われているのはマイナンバーではなく単純に扶養控除申告書の保管についてではと思われます。
> であれば年度単位保管で7年経過後廃棄でいいのではと思います。
> マイナンバーと年調資料の保管期間は異なりますのでそれぞれ単独に保管、適切処理としています。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。

ton様
こんにちは。いつもありがとうございます。大変助かります。
書き方が悪かったのですが、初回の扶養控除異動申告書などにはマイナンバーを記入してもらい、それ以降は原則記入不要としているのですが、扶養の出入りがあると枚数がかさむうえ、健康保険は扶養対象外でも配偶者特別控除に該当するとかがややこしく…
今更ですが単独簿にしておけばよかったかな…などと思っているのですが今から変更するのも大変なので迷っていまして。

ちなみにもしよければ教えてほしいのですが、単独簿には従業員さん本人に記入してもらっているのでしょうか？

> ton様
> こんにちは。いつもありがとうございます。大変助かります。
> 書き方が悪かったのですが、初回の扶養控除異動申告書などにはマイナンバーを記入してもらい、それ以降は原則記入不要としているのですが、扶養の出入りがあると枚数がかさむうえ、健康保険は扶養対象外でも配偶者特別控除に該当するとかがややこしく…
> 今更ですが単独簿にしておけばよかったかな…などと思っているのですが今から変更するのも大変なので迷っていまして。
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> ちなみにもしよければ教えてほしいのですが、単独簿には従業員さん本人に記入してもらっているのでしょうか？

こんばんは。
扶養に変動があったとしても1枚で事足りるのではと考えます。
最初に提出してもらったものに加筆・修正をすることで対応出来るのではと思うのですがいかがでしょう。
追加の場合は加筆、異動対象外はマジック等で黒ぬり修正、もしくは再度扶養の可能性を考えてマスキングテープで対応するなど方法はいくつかあると思います。
マスキングテープの対象者が最終的に扶養になる可能性が無くなった時点で黒塗り修正でもいいでしょう。
単独簿は本人記載です。
事務方で記載することはありません。
扶養に変動があった場合は本人に追加加筆、修正してもらいます。
修正についてはマスキング、もしくは経過により黒塗りです。
黒塗りは事務方で行うこともあります。
単独簿の扶養記載枠も修正等加筆しやすいように多めに…10人分程度…枠取りしています。
人数にもよると思いますが改めて単独簿を作成されてもさほど手間にはならないと思います。
職員には管理方法を変えたので記載してくださいとお願いするといいでしょう。
後はご判断ください。
とりあえず。

> こんばんは。
> 扶養に変動があったとしても1枚で事足りるのではと考えます。
> 最初に提出してもらったものに加筆・修正をすることで対応出来るのではと思うのですがいかがでしょう。
> 追加の場合は加筆、異動対象外はマジック等で黒ぬり修正、もしくは再度扶養の可能性を考えてマスキングテープで対応するなど方法はいくつかあると思います。
> マスキングテープの対象者が最終的に扶養になる可能性が無くなった時点で黒塗り修正でもいいでしょう。
> 単独簿は本人記載です。
> 事務方で記載することはありません。
> 扶養に変動があった場合は本人に追加加筆、修正してもらいます。
> 修正についてはマスキング、もしくは経過により黒塗りです。
> 黒塗りは事務方で行うこともあります。
> 単独簿の扶養記載枠も修正等加筆しやすいように多めに…10人分程度…枠取りしています。
> 人数にもよると思いますが改めて単独簿を作成されてもさほど手間にはならないと思います。
> 職員には管理方法を変えたので記載してくださいとお願いするといいでしょう。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。

ton様
こんにちは。
とりあえずは退職以外の場合は修正と加筆で対応した方が良さそうなのかなと思いました。とても参考になりました。何度もありがとうございます。