内部通報の窓口を弁護士に依頼する場合の問題

> はじめまして。
> 今度、ホットラインを設けることになったのですが、社外弁護士に窓口を置くことを検討しております。そこで、悩んでいることが二つあります。
> ①　社外と社内と両方に窓口をおきたいのですが、使い分けを上手にするにはどのような方法があるでしょうか？社外弁護士の負担を少なくして経費をおさえたいのですが・・・
> ②　一般的に窓口を依頼する場合、報酬はどれぐらいなのでしょうか？ちなみに弊社は従業員４００人、資本金１６億で海外グループ会社の窓口も一括でと考えてます。どなたか同じような課題に当たった経験のあるかたいらっしゃいましたら、お知恵を拝借させてください。

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内部監査業務から拝見しますと、お問い合わせの件ですが、「個人情報保護法」[公益者保護法」に関する視点からはかけ離れているように見受けます。
ホットラインとは、利用者、社員従業員の方々の問い合わせ、クレーム等に関して、まずは関係部門担当者によりその事項の確認と改善案内を求めることが必要ではありませか。
それらの発生事項から被害等の発生に関して損害請求が発生すればその時点から弁護士に案件の提示を行い、保障及び損失補填請求の裁判となるのではありませんか。

お問い合わせの件では、クレーム発生後、社内での確認をまったく求めぬままに要請をお願いしているように見受けます。
いかがでしょうか。

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> 内部監査業務から拝見しますと、お問い合わせの件ですが、「個人情報保護法」[公益者保護法」に関する視点からはかけ離れているように見受けます。
> ホットラインとは、利用者、社員従業員の方々の問い合わせ、クレーム等に関して、まずは関係部門担当者によりその事項の確認と改善案内を求めることが必要ではありませか。
> それらの発生事項から被害等の発生に関して損害請求が発生すればその時点から弁護士に案件の提示を行い、保障及び損失補填請求の裁判となるのではありませんか。
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> お問い合わせの件では、クレーム発生後、社内での確認をまったく求めぬままに要請をお願いしているように見受けます。
> いかがでしょうか。

とても有意義なご指摘をいただきまして有難うございました。
ご指摘の点ですが、窓口を社外に設けること自体に問題があるというご趣旨でしょうか？私の構想では、通報者の方が弁護士か社内の担当部署か適当と思われる方を選んで通報していただき、内容についてはすべての窓口で連絡、協議するという体制を目指していたのですが・・・また、匿名での通報も受け付ける予定で、通報に関する情報は窓口と担当部署内部でのみ共有するという規定を設けるつもりでおります。ホットラインに入った情報を関係者に直接確認するのではなく、内部監査による調査をし、審議委員会（他のコンプライアンス関係の委員会が兼務するという形にしようかと考えております。）による中止命令を通じて是正しようという目論見ですが、このような方法をとる場合個人情報保護法、公益者保護法からは問題がありますでしょうか？よろしくお願いいたします。

> とても有意義なご指摘をいただきまして有難うございました。
> ご指摘の点ですが、窓口を社外に設けること自体に問題があるというご趣旨でしょうか？私の構想では、通報者の方が弁護士か社内の担当部署か適当と思われる方を選んで通報していただき、内容についてはすべての窓口で連絡、協議するという体制を目指していたのですが・・・また、匿名での通報も受け付ける予定で、通報に関する情報は窓口と担当部署内部でのみ共有するという規定を設けるつもりでおります。ホットラインに入った情報を関係者に直接確認するのではなく、内部監査による調査をし、審議委員会（他のコンプライアンス関係の委員会が兼務するという形にしようかと考えております。）による中止命令を通じて是正しようという目論見ですが、このような方法をとる場合個人情報保護法、公益者保護法からは問題がありますでしょうか？よろしくお願いいたします。

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ご返事ありがとうございます。
前職、サービス業における公開予定の内部監査業務を行いました。
お問い合わせの件ですが、
＞通報者の方が弁護士か社内の担当部署か適当と思われる方を選んで通報していただき、内容についてはすべての窓口で連絡、協議するという体制を目指していたのですが・・・また、匿名での通報も受け付ける予定で、通報に関する情報は窓口と担当部署内部でのみ共有するという規定を設けるつもりでおります。

利用者からのクレーム情報の受け入れ窓口は、一本化させたほうが良いと思います。
一概には判断ができないと思いますが、クレームの頻度又はその規模にも関係しますが、受け入れた後、その指摘について部門責任者の意見及び改善内容を明示することが良いと思います。また、これらのクレームについての受け入れ改善状況の社内、社外への公開も必要と思います。
最終的に、被害頻度での損失補償が派生した場合には、弁護士参加による改善実施を求めることが必要と思います。
匿名での要請案件ですが、個人情報との絡みからすれば受け入れざるを得ないと思いますが、それらについての改善実施報告が最終的求めることが不十分といえるのではないでしょうか。（報告実行終了確認ができない場合があります）

＞ホットラインに入った情報を関係者に直接確認するのではなく、内部監査による調査をし、審議委員会（他のコンプライアンス関係の委員会が兼務するという形にしようかと考えております。）による中止命令を通じて是正しようという目論見ですが、このような方法をとる場合個人情報保護法、公益者保護法からは問題がありますでしょうか？よろしくお願いいたします。

受け入れた業務改善提案、修正確認を内部監査、審議委員会でのチェックは確かに必要です。
そのチェックは年度監査実施計画又は審議委員会による月次確認を求めてはいかがでしょうか。
前職では、年度内部監査実施計画を起案し、企業としての諸規程、諸規則に求められた完全なる履行確認と業務改善実施確認を求めておりました。
早期に求める案件については、部門責任者あるいは地区担当責任者のヒアリングチェックと報告を求めておりました。
お聞きの方法ですが決して法外とはいえません。
昨今、個人情報、公益者保護についてはそれ相当以上に受け入れざるを得ないケースもあります。
社内体制の確立と社員相互の意見を充分に図ってください。

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> ご返事ありがとうございます。
> 前職、サービス業における公開予定の内部監査業務を行いました。
> お問い合わせの件ですが、
> ＞通報者の方が弁護士か社内の担当部署か適当と思われる方を選んで通報していただき、内容についてはすべての窓口で連絡、協議するという体制を目指していたのですが・・・また、匿名での通報も受け付ける予定で、通報に関する情報は窓口と担当部署内部でのみ共有するという規定を設けるつもりでおります。
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> 利用者からのクレーム情報の受け入れ窓口は、一本化させたほうが良いと思います。
> 一概には判断ができないと思いますが、クレームの頻度又はその規模にも関係しますが、受け入れた後、その指摘について部門責任者の意見及び改善内容を明示することが良いと思います。また、これらのクレームについての受け入れ改善状況の社内、社外への公開も必要と思います。
> 最終的に、被害頻度での損失補償が派生した場合には、弁護士参加による改善実施を求めることが必要と思います。
> 匿名での要請案件ですが、個人情報との絡みからすれば受け入れざるを得ないと思いますが、それらについての改善実施報告が最終的求めることが不十分といえるのではないでしょうか。（報告実行終了確認ができない場合があります）
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> ＞ホットラインに入った情報を関係者に直接確認するのではなく、内部監査による調査をし、審議委員会（他のコンプライアンス関係の委員会が兼務するという形にしようかと考えております。）による中止命令を通じて是正しようという目論見ですが、このような方法をとる場合個人情報保護法、公益者保護法からは問題がありますでしょうか？よろしくお願いいたします。
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> 受け入れた業務改善提案、修正確認を内部監査、審議委員会でのチェックは確かに必要です。
> そのチェックは年度監査実施計画又は審議委員会による月次確認を求めてはいかがでしょうか。
> 前職では、年度内部監査実施計画を起案し、企業としての諸規程、諸規則に求められた完全なる履行確認と業務改善実施確認を求めておりました。
> 早期に求める案件については、部門責任者あるいは地区担当責任者のヒアリングチェックと報告を求めておりました。
> お聞きの方法ですが決して法外とはいえません。
> 昨今、個人情報、公益者保護についてはそれ相当以上に受け入れざるを得ないケースもあります。
> 社内体制の確立と社員相互の意見を充分に図ってください。

貴重なご意見有難うございました。
大いに参考にさせていただき、より良い体制を整えてまいりたいとおもいます。お世話になりました。