相談の広場
株主総会の招集通知の通知手段について質問です。
現在招集通知は書面で送っているのですが、今後はメールで送りたいと思っています。
自分で調べた結果、株主からの同意があれば問題ないそうですが、以下の通り実施した場合、何か懸念点はありますか?
周りに相談する人がいないので、ご教示いただければ幸いです。
1.各株主へ今後はメールで招集通知を送ることへ同意を得る
2.同意を得た株主へ、メールで招集通知と委任状を添付して送付
3.委任状を送る株主からは、書面もしくはPDFでもらう
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招集通知は、電磁的方法によって通知を発することが認められているので、電子メール(その他、DVDやCDの交付等)で招集通知を送ることもできます。
ただし、会社が招集通知の送付を電子化するとした場合、あらかじめ会社が使用する電磁的方法の内容を提示したうえで、株主の承諾(各人に対し書面または電磁的方法での承諾)を得る必要があります。
また、招集通知の発信を電磁的方法で行う場合は、招集に際して提供すべき事業報告及び計算書類等についても電磁的方法によらなければなりません(会社法施行規則第133条2項2号、会社法計算規則第133条2項)。
電磁的方法による招集通知は、株主が会社に通知した宛先(メールアドレス等)に発すればよく、書面による招集通知と同様、その通知は、通常到達すべきであった時に到達したものとみなされます(会社法第126条5項)。
なお、株主から電磁的方法による提供を受けない旨の申し出があったときは、書面により提供しなければなりません。
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