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申込書をデータでの保管はありでしょうか?

著者 hanaco00 さん

最終更新日:2021年06月23日 14:34

弊社のサービス(サーバー管理やサイト制作など)を法人様・個人様にお申込みいただく際は、申込書に署名捺印をお願いしています。

弊社からメールやチャットワークで申込書のPDFを送付し、
お客様の方で印刷して署名捺印(または電子で署名捺印)をしていただく流れになります。

署名捺印済みの申込書を返却してもらう際に、
原本を郵送してもらう方が良いとは思うのですが、
スキャンデータをメール等で送っていただいて、
それを印刷またはデータで弊社で保管するというのは法的に大丈夫ですか?
原本:お客様
スキャンデータ:弊社
となります。

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Re: 申込書のデータ保管はありでしょうか?

こんにちは。

利用申込書(利用契約書)の保管等は、当該施設あるいは電子機器類などの使用なども絡むことがあります。
使用時に損害、あるいは利用者以外への情報漏れなど生じた時などの賠償責任等等記載した契約書なども明記していると思います。
契約が解除、もしくは解除後もしくは御社が使用停止など生じるまでは保管が必湯でしょう・
当件に関しては、弁護士の先生の解説がされていますので添付しておきます。

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申込書原本の保存期間
https://www.bengo4.com/c_1015/b_427477/

以前、レンタカー会社の監査業務をしましたが、レンタカー貸渡契約書(レンタカー利用申込書も兼ねてます)、ならびに使用者の免許証のコピーなどは、貸出終了後7年間保管義務がありました。

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