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出勤簿の取り扱いについて

著者 xxKxx さん

最終更新日:2021年07月08日 11:39

いつもお世話になります。
出勤簿は紙で保存しなければならないものなのでしょうか。
システム導入をして勤怠管理をしております。
現在、社員が打刻→月末に打刻漏れや有給などを修正→プリントアウトして本人・上長が押印→本部に提出して保管しております。

紙をすべて保管するのが大変です。
こちら改善したいのですが…押印は必要なのでしょうか？
３年間の出勤簿はすぐにシステムより印字ができる状態です。

またトラブルや調査があった場合、
WEBの勤怠か紙の勤怠、どちらがが有効とみなされるのか
教えて頂けると幸いです。

紙の保管を減らしたいのですが
昭和の紙を重視している上司にどのように納得頂けるか悩んでいる状態です。
現状、約200名の社員がおり、ほとんどが接客業のため1人1台のＰＣはありません。そのような状態のため全社員分の出勤簿を修正後、すべて印刷して判子を貰って…というような状態です。

なにかご提案を頂けないでしょうか。
宜しくお願い致します。

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Re: 出勤簿の取り扱いについて

労務管理を行う上で、法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）をつけることが労働基準法によって定められています。
古くは、総務人事部の方が、労働者ごとに作成し月初に配布、労働者は、出社時には、時間と捺印、退社時にも時間と捺印すること必要とされてました。
今は、この三帳簿の他にっ有給休暇等の管理などもシステムで作成、労働者は社員カードを出社時、退社時にかざし、システムで管理してます。
ただ、労基署の監査では、システムではなく三帳簿の帳票の提出を求められますから適時雨林とアウトすることになります。
社員にはこのシステム、社員個々にＰＣを持たせることでしょうからおのずと統一管理ができるでしょう。
ただ、問題はアルバイト；パートさんの三帳簿管理ですね。
やはり、ほとんどの事業会社は、タイムカードもしくは出勤簿捺印ですることがほとんどです。
これらの帳票は労基法上3年の保管が必要ですから、タイムカードとスキャンし保管してます。
出勤時間等の修正は、修正申告票を作成し、本人、現場責任者捺印の上、人事に提出ですね。
記入式、捺印式などはあまり今はされないことが多いと思いますが。

参考までに。
出勤簿とは？作成方法や保存期間、注意点までまとめて解説
https://www.freee.co.jp/kb/kb-payroll/what-attendance-records-are/