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労務管理

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書類の保管期間

著者 ニャンコロ さん

最終更新日:2021年08月18日 19:35

いつも参考にさせていただいております。

書類の保管期間についてですが、期間が過ぎたものについては処分を考えていきたいと考えております。

その中で社会保険の資格取得、喪失届、算定基礎届などですが、期間は2年間、ただし、退職日が起算日になると思います。

処分したいと考えても、通知書はひとり分が1枚の用紙になっているわけではないですし、実際の処分はどのタイミングで行っているのでしょうか。実態としては永久保管なのでしょうか。

具体的な他社の状況を知りたいと思い、給湯室のほうが良いのかと思いながらもこちらに投稿いたします。

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Re: 書類の保管期間

著者4畳半一間さん

2021年08月19日 11:04

ニャンコロ さん
こんにちは
保管期間と廃棄時のタイミングについて実例を記載します。
最初に頭に描く事は自社の本決算日と届け出先等国や自治体等の期末です。
同じですか?
 書類は次のように保管してます。
直近営業日における各種保管すべき書類は曜日を決めて直ぐに探せる棚等に保管してます。それが箱でしたら見える場所に今週分の〇〇関係として何種類かに分けての保管です。
 次に現在を基準にして1ヶ月半経過した前述の諸書を月度用の大きなカテゴリー別の保管箱へ入れます。そして、〇〇年〇〇月度〇〇関係と記して保管場所へ持って行きます。
そして、決算終了4ヶ月後に法定上保管期限の切れた書類群の箱の中を確認の上、シュレッダーにかけた上で廃棄してます。
 次に保管してあるデータについてですが、保管期間中はそのデータを再現しなければいけないので基本は自社月度別、自社決算度別にソフトも一緒に別媒体に退避しております。
 データの復元は多大な時間と労力が掛かりますので先程の箱での保管を利用してます。

Re: 書類の保管期間

著者ニャンコロさん

2021年08月19日 18:06

4畳半一間 様

ご回答ありがとうございます。

想像で申し訳ございませんが、4畳半一間様はどちらかというと経理業務がメインの方ではないでしょうか。弊社の経理はやはり、〇〇年〇〇月度としてまとめています。

人事関係の書類となると、〇〇年〇〇月度〇〇関係とはなかなかしづらい点があります。人別に分けるものと、年度(その中でも保管期間の長さにより)で分けるものがメインになると思います。

もともと資格取得、喪失届、算定基礎届などは2年後の年度末に処分を考えていたのですが、起算日が退職日と知り、皆様の状況を伺いたと思いました。

引き続き宜しくお願い致します。

Re: 書類の保管期間

著者4畳半一間さん

2021年08月19日 18:15

ニャンコロ さん

余計なお世話的ご回答で失礼致しました。

Re: 書類の保管期間

著者ニャンコロさん

2021年08月26日 08:06

社会保険の資格取得、喪失届、算定基礎届の処分を考えると気になり、年金事務所に確認しました。

起算日はあくまで書類を受領した時点からということで、退職日ではないということでした。

いくつかのHPで起算日は退職日と記載されているのを見かけましたが異なるようです。

これなら、年度ごとに保管し、2年間が過ぎたものは処分可能となりますので、すっきりしました。

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