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【ご意見ください】給与決裁の改善について

著者 nirnir999 さん

最終更新日:2021年09月14日 09:36

給与業務の効率化を検討しております。
下記の点について改善したいと思っております。
このほかにどのようなやり方があるのか、
アドバイス、ご意見いただければ幸いです。


ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

(目的)
給与確定後の決裁書類を簡潔にしたい。
手数を減らしたい。

※使用しているシステムは給与大臣です

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

(現行)
給与計算確定後、【 A4用紙:横:片面印刷 】で
4名分ほどしか入らない書式で300名分を各部署ごとに印刷し、
まず紙面上で間違いがないか確認する。

減額内容の計算などを手書きで記入する。
訂正があれば変更してその箇所を印刷する。
合計部分も変わるので印刷する。
手書きの部分を再印刷かけたらまた手書きしなおす。

決裁表紙をつけ回覧する。

会計処理のために各部署の合計を拾い、
別のExcel書式に社保、住民税所得税…など全部手入力する。

(良い点)
・紙ベースなので自動計算などの間違いがない。
・職員の詳細について字が大きいので見やすい。

(悪い点)
・紙がもったいない。紙面上で紙をめくり追うのがつらい。
・全体数字を一目で見れる書式ではない。
・手書きで毎回、減額計算を記入するのがめんどう。
(計算式などは書式がなく、規定を読み頭の中で担当が記憶している)
・保管が場所をとる。保管も一カ月ごとにファイリングしている。ファイルがもったいない。
費用決裁用に、後日また同じ料の紙を印刷して回覧している。
(内容は同じ。費用決裁用の項目しか印刷しない)

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー


(改善)検討中
給与確定後、Excelでデータ抽出

間違い箇所ないか確認
減額計算などは事前にExcelで計算書式を作っており、
それに必要事項を入力し金額を算定している。
手計算で確認。決裁時に一緒につける。

訂正あればデータ変更
もう一度Excelデータ抽出

Excel上で一覧表に加工
部署ごとの金額など小計で出す
全体の小計と合計を出すにはピボットテーブル?
とかのほうがいいのでしょうか?

【 A4:横:片面印刷 】で一覧印刷(5Pほど)

決裁表紙をつけ回覧する

会計処理のためExcelで加工した小計をひろう


(良い点)
・紙で見つけることがむずかしい間違いを一目で見つけることができる。
・「抜け」「入力しわすれ」「ふとした動作でやってしまったミス」などがわかりやすい。
・管理がしやすい。データでものこせる。
・ファイリングも1年間ファイル1つで済む。

(悪い点)
・一覧で印刷するとかなり小さく、金額が大きい箇所が潰れてしまう。
(できればA4で完結したい)
・Excelの操作を間違えてしまうことがあるかもしれない。
・毎回、Excelデータの加工が必要。(小計設定など)


ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー



長くなってしまいました。

思いつくままにあげてみましたので、
おかしな箇所がある場合はすみません。

それぞれの規定や事情、やり方あるので、
一概には言えないかもしれませんが、
このやり方はどう?という意見がありましたら
よろしくお願いいたします。

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Re: 【ご意見ください】給与決裁の改善について

著者ユキンコクラブさん

2021年09月14日 18:26

> 給与業務の効率化を検討しております。
> 下記の点について改善したいと思っております。
> このほかにどのようなやり方があるのか、
> アドバイス、ご意見いただければ幸いです。
>
>
> ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
>
> (目的)
> 給与確定後の決裁書類を簡潔にしたい。
> 手数を減らしたい。
>
> ※使用しているシステムは給与大臣です

給与大臣は使ったことが無いですが、
せっかく給与計算ソフトを利用しているのであれば、減額部分も給与計算ソフトに反映できるはずです。
また、社会保険関係も設定できるはずですし、従業員情報(、部署、住民税関係)も一覧チェックできるはず。
年末調整はどうしているのでしょう。

給与決定後に減額計算を手計算しているのですか?
逆なのでは、給与決定後はほぼ修正がない状態なのが通常だと思います。

一般的には、
①勤怠集計を行う。
出勤、欠勤、時間外、その他控除があるかどうかを集計(手書きでもエクセルでも、集計ソフトでもOK)。ただし、この集計が間違えていると結果も間違えますので、ここでWチェック。

給与ソフトに勤怠結果を入力(仮計算)
社会保険住民税の変更があれば、ここで入力

③仮印刷(見やすい形でもよいですし、エクセルデータに落としてもらってもよいでしょう。ただし、エクセルデータに落とした場合は、データ加工できないようにしておくことをお勧めします。

④③と①のチェック。
社会保険算定結果は10月だけ全員対象とし、
随時改定対象者のみ算出してチェック、
住民税納付通知書とチェック(6月と7月のみ、8月以降は7月のコピーで)

⑤すべて一致すれば、計算終了
あとは決裁については、貴社の規定に沿って行っていただき、支払いをしてただく。

給与ソフト設定よっては、部門設定(部署設定)もできますし、部署ごと設定できれば、部署小計も総合計も出力できるはずです。
もう少しソフトを活用することも検討してみてはいかがでしょう。
ソフトによっては限界がありますが、ほとんどのことができますよ。。


> ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
>
> (現行)
> 給与計算確定後、【 A4用紙:横:片面印刷 】で
> 4名分ほどしか入らない書式で300名分を各部署ごとに印刷し、
> まず紙面上で間違いがないか確認する。
> ↓
> 減額内容の計算などを手書きで記入する。
> 訂正があれば変更してその箇所を印刷する。
> 合計部分も変わるので印刷する。
> 手書きの部分を再印刷かけたらまた手書きしなおす。
> ↓
> 決裁表紙をつけ回覧する。
> ↓
> 会計処理のために各部署の合計を拾い、
> 別のExcel書式に社保、住民税所得税…など全部手入力する。
>
> (良い点)
> ・紙ベースなので自動計算などの間違いがない。
> ・職員の詳細について字が大きいので見やすい。
>
> (悪い点)
> ・紙がもったいない。紙面上で紙をめくり追うのがつらい。
> ・全体数字を一目で見れる書式ではない。
> ・手書きで毎回、減額計算を記入するのがめんどう。
> (計算式などは書式がなく、規定を読み頭の中で担当が記憶している)
> ・保管が場所をとる。保管も一カ月ごとにファイリングしている。ファイルがもったいない。
> ・費用決裁用に、後日また同じ料の紙を印刷して回覧している。
> (内容は同じ。費用決裁用の項目しか印刷しない)
>
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>
> (改善)検討中
> 給与確定後、Excelでデータ抽出
> ↓
> 間違い箇所ないか確認
> 減額計算などは事前にExcelで計算書式を作っており、
> それに必要事項を入力し金額を算定している。
> 手計算で確認。決裁時に一緒につける。
> ↓
> 訂正あればデータ変更
> もう一度Excelデータ抽出
> ↓
> Excel上で一覧表に加工
> 部署ごとの金額など小計で出す
> 全体の小計と合計を出すにはピボットテーブル?
> とかのほうがいいのでしょうか?
> ↓
> 【 A4:横:片面印刷 】で一覧印刷(5Pほど)
> ↓
> 決裁表紙をつけ回覧する
> ↓
> 会計処理のためExcelで加工した小計をひろう
>
>
> (良い点)
> ・紙で見つけることがむずかしい間違いを一目で見つけることができる。
> ・「抜け」「入力しわすれ」「ふとした動作でやってしまったミス」などがわかりやすい。
> ・管理がしやすい。データでものこせる。
> ・ファイリングも1年間ファイル1つで済む。
>
> (悪い点)
> ・一覧で印刷するとかなり小さく、金額が大きい箇所が潰れてしまう。
> (できればA4で完結したい)
> ・Excelの操作を間違えてしまうことがあるかもしれない。
> ・毎回、Excelデータの加工が必要。(小計設定など)
>
>
> ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
>
>
>
> 長くなってしまいました。
>
> 思いつくままにあげてみましたので、
> おかしな箇所がある場合はすみません。
>
> それぞれの規定や事情、やり方あるので、
> 一概には言えないかもしれませんが、
> このやり方はどう?という意見がありましたら
> よろしくお願いいたします。

Re: 【ご意見ください】給与決裁の改善について

著者tonさん

2021年09月14日 21:18

> 給与業務の効率化を検討しております。
> 下記の点について改善したいと思っております。
> このほかにどのようなやり方があるのか、
> アドバイス、ご意見いただければ幸いです。
>
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>
> (目的)
> 給与確定後の決裁書類を簡潔にしたい。
> 手数を減らしたい。
>
> ※使用しているシステムは給与大臣です
>
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>
> (現行)
> 給与計算確定後、【 A4用紙:横:片面印刷 】で
> 4名分ほどしか入らない書式で300名分を各部署ごとに印刷し、
> まず紙面上で間違いがないか確認する。
> ↓
> 減額内容の計算などを手書きで記入する。
> 訂正があれば変更してその箇所を印刷する。
> 合計部分も変わるので印刷する。
> 手書きの部分を再印刷かけたらまた手書きしなおす。
> ↓
> 決裁表紙をつけ回覧する。
> ↓
> 会計処理のために各部署の合計を拾い、
> 別のExcel書式に社保、住民税所得税…など全部手入力する。
>
> (良い点)
> ・紙ベースなので自動計算などの間違いがない。
> ・職員の詳細について字が大きいので見やすい。
>
> (悪い点)
> ・紙がもったいない。紙面上で紙をめくり追うのがつらい。
> ・全体数字を一目で見れる書式ではない。
> ・手書きで毎回、減額計算を記入するのがめんどう。
> (計算式などは書式がなく、規定を読み頭の中で担当が記憶している)
> ・保管が場所をとる。保管も一カ月ごとにファイリングしている。ファイルがもったいない。
> ・費用決裁用に、後日また同じ料の紙を印刷して回覧している。
> (内容は同じ。費用決裁用の項目しか印刷しない)
>
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>
> (改善)検討中
> 給与確定後、Excelでデータ抽出
> ↓
> 間違い箇所ないか確認
> 減額計算などは事前にExcelで計算書式を作っており、
> それに必要事項を入力し金額を算定している。
> 手計算で確認。決裁時に一緒につける。
> ↓
> 訂正あればデータ変更
> もう一度Excelデータ抽出
> ↓
> Excel上で一覧表に加工
> 部署ごとの金額など小計で出す
> 全体の小計と合計を出すにはピボットテーブル?
> とかのほうがいいのでしょうか?
> ↓
> 【 A4:横:片面印刷 】で一覧印刷(5Pほど)
> ↓
> 決裁表紙をつけ回覧する
> ↓
> 会計処理のためExcelで加工した小計をひろう
>
>
> (良い点)
> ・紙で見つけることがむずかしい間違いを一目で見つけることができる。
> ・「抜け」「入力しわすれ」「ふとした動作でやってしまったミス」などがわかりやすい。
> ・管理がしやすい。データでものこせる。
> ・ファイリングも1年間ファイル1つで済む。
>
> (悪い点)
> ・一覧で印刷するとかなり小さく、金額が大きい箇所が潰れてしまう。
> (できればA4で完結したい)
> ・Excelの操作を間違えてしまうことがあるかもしれない。
> ・毎回、Excelデータの加工が必要。(小計設定など)
>
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>
> 長くなってしまいました。
>
> 思いつくままにあげてみましたので、
> おかしな箇所がある場合はすみません。
>
> それぞれの規定や事情、やり方あるので、
> 一概には言えないかもしれませんが、
> このやり方はどう?という意見がありましたら
> よろしくお願いいたします。


こんばんは。
給与大臣経験者です。
ユキンコクラブさまも書かれていますが社会保険住民税等はソフトの個人データに入力して管理できます。
社会保険料も等級入力で自動設定できます。
A4印刷ですが4人はフォント大きすぎませんかね…。
使用しているときは10人前後は印刷できたと思います。
またチェックの為だけの印刷ですと表裏印刷で十分だと思います。
チェック後はシュレッダーでしょうから。
保管や決済用は片面印刷になりますが入力チェックは表裏印刷で十分でしょう。
また部署登録をされていれば小計だけの印刷も可能です。
変動給与の基礎計算集計表は必要ですがそれを元にソフト入力し完結というのが一番多い流れかと思います。
この流れの方法はユキンコクラブさまも言われていますね。
もう少しソフト活用を考えられてはいかがでしょう。
カスタマーに聞きながらでも教えてもらえると思いますよ。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 【ご意見ください】給与決裁の改善について

著者nirnir999さん

2021年09月15日 08:53

ユキンコクラブ様

ご回答ありがとうございます。
当然ですが文章では質問の言葉と仕方が不十分でした。
申し訳ありません。

だいたいお答えいただいたことはやっております。
そのなかでかなり手間な作業が多く
いかがなものかと考えておりました。

もう一度給与システムを見直してみます。

Re: 【ご意見ください】給与決裁の改善について

著者nirnir999さん

2021年09月15日 08:56

ton 様

ご回答ありがとうございます。
当然ですが文章では質問の言葉と仕方が不十分でした。
申し訳ありません。

だいたいお答えいただいたことは考えておりました。
さらに効率的なやり方はないものかと
考えておりました。

フォントサイズは変更することができるのですね。
もう一度給与システムを見直してみます。

Re: 【ご意見ください】給与決裁の改善について

著者ユキンコクラブさん

2021年09月15日 09:44

エクセルデータに移動させたり、
エクセルデータで加工したりすれば、当然に手間がかかります。

できるだけ、データ加工(別データ移行)を行わない方法を検討してみてもいいと思います。

会計処理についても、エクセルデータが必要なのか(給与ソフトデータ:印刷されたもの)だけではいけないのかなども検討してみてください。

会計ソフトも同業社のソフトを使っていれば、自動仕分けをしてくれるものもあります。

今はほとんどがデジタル化しています。
データとして残せるのはもちろん必須ですが、
万が一というときは、アナログ型が有効です。
手計算もできるのは貴社の強みだと思いますが、、、
やはり、毎月の物となると少しでも手間は省きたいですよね。。。

重複データは不要だとおもいますので、貴社の書類で別データ(給与ソフトとエクセル)として管理している重複部分だけでも省略できるとよいですね。

> (目的)
> 給与確定後の決裁書類を簡潔にしたい。
> 手数を減らしたい。
>
> ※使用しているシステムは給与大臣です
>
> ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

Re: 【ご意見ください】給与決裁の改善について

著者nirnir999さん

2021年09月15日 17:18

ユキンコクラブ様

ご回答再度ありがとうございます。

個人的にはアナログが非常に手間だと感じてしまったため、
Excel上で全てすませたいなと考えてしました。
しかし不正確さもあり悩んでおりました。

もうすこし考えてやってみたいと思います。

ありがとうございました。

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