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労務管理

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年末調整の電子化について

著者 ぽこぽこ1号 さん

最終更新日:2021年10月15日 20:46

今回、年末調整を1人で担当するにあたり、ご相談です。
50人以下の小規模な会社のため、昨年まで申告書はご本人たちが紙に書いて提出してもらってました。

今年から申告書類のみ本人たちにPDFで入力してもらい、社内用メールアドレスでパスワード付きで私宛に送信・提出してもらおうと考えています。

気になっているのは電子署名です。

社内メールで本人が送ってきたという確認を私がするだけで良いのか?
それとも本人の送信記録(社内メール)もずっと保管しておくべきなのか?

ネットで調べても社内システムで社員本人が入力する形式ばかり出てきて、自分と似たケースが見当たらず困っています。

どうかお知恵をお貸しください。

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Re: 年末調整の電子化について

著者村の長老さん

2021年10月15日 23:37

年末調整用紙の電子申請が始まっている会社があります。これは給与ソフトと連動させねば意味がありませんので、その対応ができている会社だと思います。

質問を見てみると、始めようとされているのは、これまでのペーパー提出を単にPDFファイルでメール送信してもらうというようです。それは送受信双方にとって、相当な労力の削減につながるのでしょうか。でなければ社内協力は得られないのではと思います。保存期間については、これまでのペーパーと同じでいいんじゃないでしょうか。

Re: 年末調整の電子化について

著者ぽこぽこ1号さん

2021年10月16日 07:18

村の長老さま

給与ソフトは弥生給与を使っているのですが、国税庁の年調ソフトと連動していませんでした。

上長からはメールによる提出でも良いと許可はもらっていましたが、送受信双方の労力削減は盲点でした。

紙のままか、PDF提出にするか、もう少し考えてみようと思います。

ご回答どうもありがとうございました。





> 年末調整用紙の電子申請が始まっている会社があります。これは給与ソフトと連動させねば意味がありませんので、その対応ができている会社だと思います。
>
> 質問を見てみると、始めようとされているのは、これまでのペーパー提出を単にPDFファイルでメール送信してもらうというようです。それは送受信双方にとって、相当な労力の削減につながるのでしょうか。でなければ社内協力は得られないのではと思います。保存期間については、これまでのペーパーと同じでいいんじゃないでしょうか。

Re: 年末調整の電子化について

著者株式会社BMGTさん (専門家)

2021年10月16日 10:03

電子署名について、勘違いされていらっしゃるようなので以下開設します。
税務的な要件などについては税理士さんなどの専門家の領域なので、あくまでも電子署名についてだけ記述します。

ぽこぽこ1号さんが質問で書かれている、社内用メールにパスワードで保護したファイルを添付して提出(送信)してもらうのは、セキュリティ対策にしかなりません。
理由は、ファイルの編集や範囲指定(コピーの為の)を制限する設定をしてパスワードで保護しても、パスワードが分かれば内容を変更することが出来てしまうからです。
また、提出いただいた時のメールを保管しても「送受信記録」が残されているだけで、これは電子署名ではありません。

電子署名とは、従業員の方がPDFファイルに入力された内容が、確かに本人がその時点で入力したものであり、その後にコピーや編集や改ざんがないファイルである事を証明する仕組みです。
一般的には、Adobe AcrobatなどPDFファイルを作成するアプリケーション内に備わっている機能を使います。
Adobe Acrobat DCの場合は「証明書」という機能です。
無料で使えるアプリだと、証明書発行の機能は使えない場合が多いです。

公的書面として電子署名などが必要となる場合はパスワードで保護では目的が話せません。
電子署名については、ネットで調べますとサービスを提供しているアプリなどを見つけることができますので、それをご参照されることをお勧めします。

Re: 年末調整の電子化について

著者ぽこぽこ1号さん

2021年10月16日 16:46

株式会社BMGTさん

電子署名の解説ありがとうございます。
やはりアドビのそうした機能やアプリを使わないと駄目なのですね。

となると弊社で年末調整を電子化するメリットはまだまだ低いので、今年は従来通り紙ベースで年末調整を進めようと思います。

ご回答どうもありがとうございました。




> 電子署名について、勘違いされていらっしゃるようなので以下開設します。
> 税務的な要件などについては税理士さんなどの専門家の領域なので、あくまでも電子署名についてだけ記述します。
>
> ぽこぽこ1号さんが質問で書かれている、社内用メールにパスワードで保護したファイルを添付して提出(送信)してもらうのは、セキュリティ対策にしかなりません。
> 理由は、ファイルの編集や範囲指定(コピーの為の)を制限する設定をしてパスワードで保護しても、パスワードが分かれば内容を変更することが出来てしまうからです。
> また、提出いただいた時のメールを保管しても「送受信記録」が残されているだけで、これは電子署名ではありません。
>
> 電子署名とは、従業員の方がPDFファイルに入力された内容が、確かに本人がその時点で入力したものであり、その後にコピーや編集や改ざんがないファイルである事を証明する仕組みです。
> 一般的には、Adobe AcrobatなどPDFファイルを作成するアプリケーション内に備わっている機能を使います。
> Adobe Acrobat DCの場合は「証明書」という機能です。
> 無料で使えるアプリだと、証明書発行の機能は使えない場合が多いです。
>
> 公的書面として電子署名などが必要となる場合はパスワードで保護では目的が話せません。
> 電子署名については、ネットで調べますとサービスを提供しているアプリなどを見つけることができますので、それをご参照されることをお勧めします。
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