社内研修会の交通費について

こんにちは。

大手中小企業のすべて、新入社員、中堅、管理職等には年度内での研修事項を定めて人事部、研修部などによる日時の研修を行うことが多いと思います。
その際には、添付しまして事項を定めているでしょう。
お話の、研修に参加する際の交通費、宿泊費、日当なども定めています。
通常、研修参加者に個々の交通費等を所定の書式で提出し、計算終了後個々の支払うか、給与支給日に合算し支払うかで行うこともあります。
添付しました「教育研修規程」を参考にしてください。
お話の、予算設定などは年度ごと人事、営業部等統括責任者が参加して予算設定することが多いです。

「教育研修規程」
http://www.ic-msol.jp/download/rules/downloadfile/Education_Regulations.pdf

おはようございます。

> ですが、人数が増え、居住地範囲も広くなり、一律では実際にかかる交通費との過不足が多くなり対応に困っています。

貴社は，移動に要する費用を実費精算していないということですね。
過不足が問題になるのであれば，実費精算が望ましいと思います。

> また、現状経費精算ソフトがない為、研修会は経理で全社員の会場までの最適ルートを検索して、交通費精算額を計算しています。

ただ，これをおこなっているのであれば，研修会旅費を該当者から申請してもらい，それを確認されることは方法だと思いますし，そしてそうすれば，過不足は生じないと考えます。

規定の変更が必要かと思いますし，旅費申請書を提出してもらうことにより社員側の手間はかかるかとは思いますが，経理処理は楽になるかなとは思いますし，実費精算になるのですから会社としては問題はないと思います。



> いつもお世話になっております。
>
> 150名程の名古屋の会社で、2人経理です。
> 初心者のため勉強しながら行っています。
>
> 早速ですが、社内全体研修会で県内外から来る社員への交通費はどのように精算するのが良いのでしょうか。
>
> 今までは、社員数が100人以下で、社員の居住地範囲も狭かったので、一律で愛知〇〇円静岡〇〇円等としていました。
> ですが、人数が増え、居住地範囲も広くなり、一律では実際にかかる交通費との過不足が多くなり対応に困っています。その度に精算枠を愛知①、愛知②等と増やしていましたが、枠を増やす度に新しい枠に他の該当者がいないか再度確認する作業が出ています。これでは、経理側の手間が増えて効率が悪いのではと思っています。
>
> また、現状経費精算ソフトがない為、研修会は経理で全社員の会場までの最適ルートを検索して、交通費精算額を計算しています。
>
> 長文申し訳ございません。
> 皆様の意見を伺えると幸いです。
>
> 以上、よろしくお願い致します。

安芸ノ国　様

早速のご回答ありがとうございました。
教育研修規程、大変参考になりました。

研修参加者に個々の交通費等を所定の書式で提出頂き、計算終了後個々の支払うか、給与支給日に合算し支払うかで対応したいと思います。

ぴぃちん　様

早速のご回答及び貴重なご意見ありがとうございました。

仰る通り、過不足が問題になるので、実費精算が望ましいと思いました。
また、合わせて参加者より交通費申請をして頂いてそれを確認するようにしたいと思います。

一言。

社内研修等にかかる費用についてはその使途などにより認められない場合があります。
特に経理部の方などは一番注意を要する点ですが。
ご存知とは思いましたが、再度注意をと思い記入してみました。

【研修費として認められるもの】
・外部講師への謝礼金
・外部の施設や設備や器具などにかかる費用
・研修で使用する教材などの費用
・研修プログラムの作成費用
・外部に委託して研修に参加させる費用
・外部がおこなう研修に参加させる費用

【研修費として認められないもの】
・参加者への賃金
・参加者の交通費や宿泊費
・視察にかかった費用
・自己啓発など職務に必要ではない研修への参加費

安芸ノ国　様

おはようございます。
追加でご丁寧にお伝えいただきありがとうございました。
再度確認し、注意したいと思います。

実際にはどのように研修会場まで来られているのでしょう？
社員が増え、居住地域が多くなったようですが、
参加者がそれぞれの自宅からの直通、直帰で研修に行かれるのでしょうか？
それとも、それぞれの勤務地（支社、営業所など）からの研修参加でしょうか？

社内研修なら、原則社内（勤務地）ですので、通常の通勤手当の支給のみでよいと思いますが、、
本社（本社指定会場）へ全員（希望者など）が来て研修を行うのであれば、勤務地（支店、営業所）ごとの支給基準を定めることで足りる場合もあります。

実際に、どのような手段、方法、経路で研修に参加するのかを確認してみると、貴社にあった支給方法が見つかると思います。

> 今までは、社員数が100人以下で、社員の居住地範囲も狭かったので、一律で愛知〇〇円静岡〇〇円等としていました。
> ですが、人数が増え、居住地範囲も広くなり、一律では実際にかかる交通費との過不足が多くなり対応に困っています。その度に精算枠を愛知①、愛知②等と増やしていましたが、枠を増やす度に新しい枠に他の該当者がいないか再度確認する作業が出ています。これでは、経理側の手間が増えて効率が悪いのではと思っています。
>
> また、現状経費精算ソフトがない為、研修会は経理で全社員の会場までの最適ルートを検索して、交通費精算額を計算しています。
>
> 長文申し訳ございません。
> 皆様の意見を伺えると幸いです。
>
> 以上、よろしくお願い致します。

ユキンコクラブ　様

ご回答いただきありがとうございます。
また、返信が遅くなりすみません。

指定会場へ全員（希望者など）が来て研修を行うのであれば、勤務地（支店、営業所）ごとの支給基準を定める。というやり方もあると気づき、大変参考になりました。
今後、支給方法について考える際に参考にさせていただきます。