電子帳簿保存法における、電子取引データの管理方法

追加質問です。

今、国税庁のマニュアルを読んで気づいたのですが、日付または金額の範囲を指定しての検索を可能にする必要があると書かれていました。

Windowsのエクスプローラーでは、ファイル名の金額の範囲をしてしての検索はできないと認識しているのですが、他に方法があるのでしょうか？ないなら、別途エクセルによる一覧表も作成する必要があるということでしょうか？ファイル名に「日付・取引先・金額」に加え、通し番号も必要になりますね。

> 電子帳簿保存法について質問です。
> なお、当社は小規模な企業です。
>
> 制度開始に向けて、試験的に電子取引の請求書のデータ保存を始めています。
>
> 国税庁のマニュアルには、”ファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておく”と記されていて、例として”20221130_(株)霞商事、20,000”と書かれています。
>
> とりあえず、この例通りに約２か月分保存してみましたが、今後の検索や管理を考えた場合、この方法でいいのか迷いが生じています。
>
> また、当社の請求書の半分は紙です。これまでは電子取引分も紙で出力し、費用の該当月ごとにインデックスを付けてファイルしていました。電子取引をデータ管理したとしても、結局紙での管理も維持することになりそうです。先ず、紙をスキャンするのに手間がかかります。また、請求書に科目や部門・支払い日などの情報を書き込んだりしているので、やはり紙が必要です。紙で管理して、電子取引分はそれとわかるような印をつけるつもりです。
>
> そうなると、何のための電子保存かわからなくなります。もしくは、当社の考え方が間違っているのでしょうか？
> なお、帳簿や財務諸表は電子保存を取り入れています。
>
> 皆様の会社ではどのように対応されているか教えて下さい。

弊社では「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を備え付けることによりタイムスタンプ要件を回避することにしました。
訂正及び削除の管理簿と兼ねた内容で「電子取引データ管理簿」をExcelで作成しています。

> また、当社の請求書の半分は紙です。これまでは電子取引分も紙で出力し、費用の該当月ごとにインデックスを付けてファイルしていました。電子取引をデータ管理したとしても、結局紙での管理も維持することになりそうです。先ず、紙をスキャンするのに手間がかかります。また、請求書に科目や部門・支払い日などの情報を書き込んだりしているので、やはり紙が必要です。紙で管理して、電子取引分はそれとわかるような印をつけるつもりです。

この部分ですが、改正電子帳簿保存法では電子取引分は「電子データのまま保存」することが求められていますので、紙に出力してスキャンしたものは認められません。

「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」と索引簿のサンプルは、国税局のウェブサイトにあります。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
弊社は訂正及び削除の管理簿と兼ねましたので、規程と索引簿は自社の運用に合わせて大きく改修しました。

てらてら さん
こんにちは
お分かりの事と思いますが、最低前提条件は再現性であります。再現性は如何に早く要望の書を抽出する事が出来るかが鍵を握っております。
　そこで私が指導・提案・実施している方法を記述いたします。
１．何と何とを保存するか、保存しなければいけないかを確認してます。
　　会社に因って様々ですが、ピックアップして法律に定めている書は最低限保存するとして（書と書の関連づけを明確にする為）
２．保存の期間（最低法で指定している期間）と保存期間単位を検討。
　　多くの会社では決算後２～３ヶ月後に前年度の上記で決めた書を保存。
　　但し、３期前以降保存元のデータは保存元に残しておきます。
３．保存フォルダの末端データに至るまでの章立て（階層）を検討します。
４．それぞれのフォルダ名を検討し、最終のデータの名前を検討します。
抽出する時は、何を抽出（複写）するかを頭に置きながら作業をします。
意外と早いと思いますよ。
国税庁の例は理想であってこれなら抽出出来るよねって感じ。
個々の会社では個々の業態や運用に合わせて保存、抽出、再現が出来れば宜しいと思います。
最後に担当者が変っても、直ぐに分かり、継承出来る１～４を明文化してその書を鍵のついた棚で保管する事をお勧めします。

来月に展開予定で、5社以上のセミナーへ参加して、情報を収集しました。
その上で、ご回答いたします。

> 国税庁のマニュアルには、”ファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておく”と記されていて、例として”20221130_(株)霞商事、20,000”と書かれています。

> とりあえず、この例通りに約２か月分保存してみましたが、今後の検索や管理を考えた場合、この方法でいいのか迷いが生じています。

上記の「３種類の情報」は、あくまでも「法律に定める最低限の情報」であると考えられます。
実際の運用をイメージし、当社では以下２つの情報も「ファイル名」に入れる予定ですが、「取引先数」や「事務処理者のレベル」によって、情報を追加してもよいと考えます。
【法律】「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先名称」
【追加】「メーカーコード」「書類の種別（注文書・見積書・請求書　他）」
　　　　「書類ごとの連番」等

　　　　「メーカーコード」・・・ファイルの並びを揃えるため
　　　　「書類の種別」　　・・・PDFを開かずとも、種類を明確にするため
　　　　「書類ごとの連番」・・・改定履歴を取るため

　※　無償で法対応を行う場合、規定を作成し「削除・改変しない」事を
　　　条件とする事が多いと思います。
　　　この場合「過去に受領した書類を削除・改変しない」ということは、
　　　「見積書01」「見積書02」のように、連番で管理するといった、
　　　最新版管理が必要です。

結果ファイル名：211108_N00017_〇〇システム_20000_注文書01


なお、ファイル名に付与する「金額」には、
カンマ（,）を入れないようにご注意ください。
システムによっては、誤作動の原因となります。

回答を一度区切ります。

続き

>また、請求書に科目や部門・支払い日などの情報を書き込んだりしているので、やはり紙が必要です。紙で管理して、電子取引分はそれとわかるような印をつけるつもりです。

「紙保存」「電子保存」については、以下の通りです。

＜今回の法律における概要＞

　【義務】　　　　・・「電子取引」のものは「電子で保存」
　『義務ではない』・・「紙の書類（領収書等）の電子保存（スキャナ保存）」

＜その他情報＞

　・令和5年10月までは「紙での保存」が義務　（【消費税法の理由】）
　　結果「電子取引を、電子で保存した」→「紙を即時廃棄」は不可

　・業務上の必要性で、「紙へ印刷」するのは問題ないため、
　　【法律上の保存義務がある原紙・・・電子データ】
　　【作業用としての控え・・・紙】
　　となるケースが発生する。


結果として、しばらくの間「電子保存」と「紙での保存」の、
両方共を継続することとなると考えています。

お礼が遅くなり，申し訳ございません。

皆様が、国税庁のマニュアルに倣うだけでなく、ぞれぞれの事情に合わせて工夫されている様子をお伺いし、大変勉強になりました。

>最低前提条件は再現性であります。再現性は如何に早く要望の書を抽出する事が>出来るかが鍵を握っております。
これは一般的なファイル管理においても言えることだと思います。自分にとってはこれがなかなか難しく、考え過ぎるあまりファイル名が異常に長くなったり、常に試行錯誤しています。

一般的なパソコンで、柔軟にファイルを抽出できるようにするには、なかなか難しく感じます。完全に国税庁のマニュアル通りでなくていいのであればいいのですが。

ファイル名に、情報を追加することも検討しています。会計ソフトで仕訳入力時に自動採番される連番（仕訳情報と伝票のアクセスを容易にする）、費用計上月がわかるようにするなどの案が出ています。

>なお、ファイル名に付与する「金額」には、
>カンマ（,）を入れないようにご注意ください
早速、外すようにしました。

本来の法律の趣旨とは外れるかもしれませんが、電子で保存しつつ、管理は紙で
としばらくはなりそうです。

皆さま、お忙しいところアドバイスを頂きありがとうございました。





> 追加質問です。
>
> 今、国税庁のマニュアルを読んで気づいたのですが、日付または金額の範囲を指定しての検索を可能にする必要があると書かれていました。
>
> Windowsのエクスプローラーでは、ファイル名の金額の範囲をしてしての検索はできないと認識しているのですが、他に方法があるのでしょうか？ないなら、別途エクセルによる一覧表も作成する必要があるということでしょうか？ファイル名に「日付・取引先・金額」に加え、通し番号も必要になりますね。
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> > 電子帳簿保存法について質問です。
> > なお、当社は小規模な企業です。
> >
> > 制度開始に向けて、試験的に電子取引の請求書のデータ保存を始めています。
> >
> > 国税庁のマニュアルには、”ファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておく”と記されていて、例として”20221130_(株)霞商事、20,000”と書かれています。
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> > とりあえず、この例通りに約２か月分保存してみましたが、今後の検索や管理を考えた場合、この方法でいいのか迷いが生じています。
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> > また、当社の請求書の半分は紙です。これまでは電子取引分も紙で出力し、費用の該当月ごとにインデックスを付けてファイルしていました。電子取引をデータ管理したとしても、結局紙での管理も維持することになりそうです。先ず、紙をスキャンするのに手間がかかります。また、請求書に科目や部門・支払い日などの情報を書き込んだりしているので、やはり紙が必要です。紙で管理して、電子取引分はそれとわかるような印をつけるつもりです。
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> > そうなると、何のための電子保存かわからなくなります。もしくは、当社の考え方が間違っているのでしょうか？
> > なお、帳簿や財務諸表は電子保存を取り入れています。
> >
> > 皆様の会社ではどのように対応されているか教えて下さい。

お礼が遅くなり，申し訳ございません。

皆様が、国税庁のマニュアルに倣うだけでなく、ぞれぞれの事情に合わせて工夫されている様子をお伺いし、大変勉強になりました。

>最低前提条件は再現性であります。再現性は如何に早く要望の書を抽出する事が>出来るかが鍵を握っております。
これは一般的なファイル管理においても言えることだと思います。自分にとってはこれがなかなか難しく、考え過ぎるあまりファイル名が異常に長くなったり、常に試行錯誤しています。

一般的なパソコンで、柔軟にファイルを抽出できるようにするには、なかなか難しく感じます。完全に国税庁のマニュアル通りでなくていいのであればいいのですが。

ファイル名に、情報を追加することも検討しています。会計ソフトで仕訳入力時に自動採番される連番（仕訳情報と伝票のアクセスを容易にする）、費用計上月がわかるようにするなどの案が出ています。

>なお、ファイル名に付与する「金額」には、
>カンマ（,）を入れないようにご注意ください
早速、外すようにしました。

本来の法律の趣旨とは外れるかもしれませんが、電子で保存しつつ、管理は紙で
としばらくはなりそうです。

皆さま、お忙しいところアドバイスを頂きありがとうございました。





> 追加質問です。
>
> 今、国税庁のマニュアルを読んで気づいたのですが、日付または金額の範囲を指定しての検索を可能にする必要があると書かれていました。
>
> Windowsのエクスプローラーでは、ファイル名の金額の範囲をしてしての検索はできないと認識しているのですが、他に方法があるのでしょうか？ないなら、別途エクセルによる一覧表も作成する必要があるということでしょうか？ファイル名に「日付・取引先・金額」に加え、通し番号も必要になりますね。
>
> > 電子帳簿保存法について質問です。
> > なお、当社は小規模な企業です。
> >
> > 制度開始に向けて、試験的に電子取引の請求書のデータ保存を始めています。
> >
> > 国税庁のマニュアルには、”ファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておく”と記されていて、例として”20221130_(株)霞商事、20,000”と書かれています。
> >
> > とりあえず、この例通りに約２か月分保存してみましたが、今後の検索や管理を考えた場合、この方法でいいのか迷いが生じています。
> >
> > また、当社の請求書の半分は紙です。これまでは電子取引分も紙で出力し、費用の該当月ごとにインデックスを付けてファイルしていました。電子取引をデータ管理したとしても、結局紙での管理も維持することになりそうです。先ず、紙をスキャンするのに手間がかかります。また、請求書に科目や部門・支払い日などの情報を書き込んだりしているので、やはり紙が必要です。紙で管理して、電子取引分はそれとわかるような印をつけるつもりです。
> >
> > そうなると、何のための電子保存かわからなくなります。もしくは、当社の考え方が間違っているのでしょうか？
> > なお、帳簿や財務諸表は電子保存を取り入れています。
> >
> > 皆様の会社ではどのように対応されているか教えて下さい。

削除されました

> >最低前提条件は再現性であります。再現性は如何に早く要望の書を抽出する事が>出来るかが鍵を握っております。
> これは一般的なファイル管理においても言えることだと思います。自分にとってはこれがなかなか難しく、考え過ぎるあまりファイル名が異常に長くなったり、常に試行錯誤しています。
>
> 一般的なパソコンで、柔軟にファイルを抽出できるようにするには、なかなか難しく感じます。完全に国税庁のマニュアル通りでなくていいのであればいいのですが。
>
> ファイル名に、情報を追加することも検討しています。会計ソフトで仕訳入力時に自動採番される連番（仕訳情報と伝票のアクセスを容易にする）、費用計上月がわかるようにするなどの案が出ています。

先の回答にファイル名をどうしているかを書いていませんでしたので補足します。

弊社の場合は別途管理簿を作成していますので、その管理簿上の管理番号を体系的に付番(例えばR12R21K2-0等)して、保存するファイル名の先頭にその管理番号を付けて、管理番号以降は元の文書のままにしています。
※上記の例ですと、R12R21K2-0 receiptPrint.pdf

取引先や金額、日付等の検索は管理簿のExcelで行いますので、国税の要求している柔軟な検索も実現できますし、そこで管理番号がわかれば容易に実ファイルに辿り着けますので問題ありません。

そもそも、てらてらさんが懸念されているように国税の要求している柔軟な検索がエクスプローラーを使ったファイル名検索でできるわけがありませんから、ファイル名に金額を入れたりするのは現実的ではないと考えています。