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労務管理

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入社時提出書類について

著者 クラーケン さん

最終更新日:2021年11月10日 16:17

お世話になっております。
弊社では社員が入社する際次の書類を提出してもらっています。
雇用条件通知書雇用契約書→直筆のサイン及び押印の上会社に提出
②誓約書→直筆のサイン及び押印の上会社に提出
身元保証書身元保証人の住所・氏名・連絡先、押印の上提出
④その他(住所や通勤経路扶養情報等)

①と②ですが、直筆のサイン及び押印は必須でしょうか。
現在ペーパーレス化を進めようと検討しており、料金やサービス内容から第一に導入したいシステムにはタイムスタンプはありません。

雇用条件通知書雇用契約書のページを作成し、条件等の一番下に、
上記条件を確認しました。というようなチェックボックスを設け、そこをチェックしてもらう事でサインや押印の役割になりませんでしょうか。

社員が退職後、万が一裁判になったとした時にも通用するものでしょうか。

不勉強で恐縮ですが、お分かりになる方いらっしゃいましたらお教えくださいませ。

よろしくお願いいたします。

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Re: 入社時提出書類について

著者ぴぃちんさん

2021年11月11日 12:49

こんにちは。私見です。

> 雇用条件通知書雇用契約書のページを作成し,条件等の一番下に,
> 上記条件を確認しました。というようなチェックボックスを設け,そこをチェックしてもらう事でサインや押印の役割になりませんでしょうか。

貴社の雇用契約書労働条件通知書ということであれば,そもそも書面での交付が必要です。
チェックしてもらったものを印字して渡すのでしょうか。

雇用契約書でなく労働条件通知書であれば,そもそも労働者の署名は必要ないといえますが,貴社のパソコン内に保管されている状態は交付したとはみなされませんので,労働条件通知書の交付はおこなう日う用があります。
紙以外の交付方法は,そもそもとして「労働者が希望した場合」に限定されていて,かつ交付方法もFAX等の認められている方法でしか行うことはできません。

労働条件の明示がFAX・メール・SNS等でもできるようになります(厚生労働省ホームページ)
https://www.mhlw.go.jp/content/000481172.pdf

条件を満たしていないのであれば,印字したものに署名もしくは押印していただいた方が確実であると思います。
なお,署名と押印の両方が必要であるのかどうかは,貴社で取り決めてください。署名であればそもそも押印は必要性は乏しいと考えますし,貴社が指名を印字しているのであれば本人が押印したという確認の部分で,現在の慣習としては押印してもらうことがよいでしょう。

タイムスタンプ機能がないのはいつ行為をおこなったのかの証ができないと思います。
あとログイン機能をどうするのか,でしょう。誰でもチェックができるような状況であれば,そもそも対象者さんがチェックしたという証はどこかでできる機能があるのでしょうか。


②についても同様に,本人さんがそんなものにチェックしていないと申し出たときに,貴社はその方が確認したことを証明できるのかどうかでしょう。
社内の他の方が代理でおこなえるシステムであれば,貴社は抗弁は難しいと考えます。



> お世話になっております。
> 弊社では社員が入社する際次の書類を提出してもらっています。
> ①雇用条件通知書雇用契約書→直筆のサイン及び押印の上会社に提出
> ②誓約書→直筆のサイン及び押印の上会社に提出
> ③身元保証書身元保証人の住所・氏名・連絡先、押印の上提出
> ④その他(住所や通勤経路扶養情報等)
>
> ①と②ですが、直筆のサイン及び押印は必須でしょうか。
> 現在ペーパーレス化を進めようと検討しており、料金やサービス内容から第一に導入したいシステムにはタイムスタンプはありません。
>
> 雇用条件通知書雇用契約書のページを作成し、条件等の一番下に、
> 上記条件を確認しました。というようなチェックボックスを設け、そこをチェックしてもらう事でサインや押印の役割になりませんでしょうか。
>
> 社員が退職後、万が一裁判になったとした時にも通用するものでしょうか。
>
> 不勉強で恐縮ですが、お分かりになる方いらっしゃいましたらお教えくださいませ。
>
> よろしくお願いいたします。

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