相談の広場
令和4年1月1日から改正されますが、タイムスタンプ等のシステム導入予定が無いため保存方法の措置として「事務処理規定」を用意することになりました。
請求書・領収書等全て、社内共有サーバに保存しようと思っています。規定内の保存先はすべて「社内共有サーバ」として良いのでしょうか?
また、小切手や手形・借用証書など電子取引していないものは、項目を設ける必要が無いのでしょうか?将来的に発生するかもしれない取引は入れておくべきでしょうか?
作成した事務処理規定は、各都道府県の納税事務所に届け出れば良いのでしょうか?
基本的に、訂正削除はしてはいけないと思うのですが、国税庁のひな形だと(訂正削除を行う場合)の項があります。特に、システム等を利用せずに保存する場合はこの項目内容は、どのように書くべきですか?
ご教示、よろしくお願いいたします。
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文中の回答は断定的な表現となりますが、総務の森での回答はすべて回答者の個人的な見解であることはご承知おきください。
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> 令和4年1月1日から改正されますが、タイムスタンプ等のシステム導入予定が無いため保存方法の措置として「事務処理規定」を用意することになりました。
>
> 請求書・領収書等全て、社内共有サーバに保存しようと思っています。規定内の保存先はすべて「社内共有サーバ」として良いのでしょうか?
社内共有サーバ内にすべて保存しても大丈夫です。
> また、小切手や手形・借用証書など電子取引していないものは、項目を設ける必要が無いのでしょうか?将来的に発生するかもしれない取引は入れておくべきでしょうか?
現時点で電子取引のものだけで十分です。
将来的に発生するかもしれないものは発生してから規程を改正すればいいでしょう。
> 作成した事務処理規定は、各都道府県の納税事務所に届け出れば良いのでしょうか?
届出要件はなかったとはずです。
> 基本的に、訂正削除はしてはいけないと思うのですが、国税庁のひな形だと(訂正削除を行う場合)の項があります。特に、システム等を利用せずに保存する場合はこの項目内容は、どのように書くべきですか?
事務取引の事象としての訂正削除は十分にあり得えます。
その際に取引文書をどう管理するかの問題です。
元の文書はそのままサーバ内に残しておくとして、その文書に対して訂正された文書があるときにどのように管理しますか?
その管理する方法を書くことになります。
例)
訂正を行う場合は、訂正前の文書ファイル名に【訂正あり】を付ける。
ちなみに弊社では『電子取引データ管理簿』を作成しており、規程内にもその旨を記述した上で
(訂正を行う場合)
第10条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正する必要が生じた場合、管理責任者は「電子取引データ管理簿」に以下の内容を追記の上、取引関係情報の訂正版の再発行を行う。
一 訂正日
二 訂正理由
三 訂正版の管理通番
四 訂正に関与した担当者
1 訂正前の取引データはそのまま保存しておくこととする。
(削除を行う場合)
第11条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を削除する必要が生じた場合、管理責任者は「電子取引データ管理簿」に以下の内容を追記する。
一 削除日
二 削除理由
三 削除に関与した担当者
1 削除前の取引データはそのまま保存しておくこととする。
としています。
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