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請求書の電子化について

著者 零細経営者 さん

最終更新日:2021年12月05日 18:59

請求書をPDFで作成して取引先にメール送信するだけでは無効となりますか?
そもそも請求書とはこの金額を相手に払ってくれという書類だと思うのですが、
なにか法的にこうでなくてはならないといった規則があるのでしょうか?
請求書自体がなく、支払い金額を提示されて銀行振込するといったことも多くあります

請求書を電子化するときには、なんらかのサービスに加入して、
タイムスタンプなどのシステムが必須なのでしょうか?
そのサービスが終了したり倒産すると7年間の保存もできなくなるんだけど
どうなるんだ?ということも心配です

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Re: 請求書の電子化について

著者ぴぃちんさん

2021年12月06日 09:40

おはようございます。

貴社が請求書を発行する側であれば,相手がそれを了承しているのであれば,PDFファイルを送付することでも問題はありません。

受け取る側であれば,PDFで受け取るメリットは小さいといえる部分がありますね。原則,紙での保管ですから。

電子的な保存については,今後も条件・要件は変わってくるかと推測しますので,その時点においてどうであるのかは確認されてください。


> そのサービスが終了したり倒産すると7年間の保存もできなくなるんだけど
> どうなるんだ?

現状では,そのサービス会社がどのように対応するのかを確認するしかない,ということになるでしょう。 状況によっては,すべてを印字して保管することでの対応が必要かもしれませんが,その時の法令による判断も入るかなと思います。



> 請求書をPDFで作成して取引先にメール送信するだけでは無効となりますか?
> そもそも請求書とはこの金額を相手に払ってくれという書類だと思うのですが、
> なにか法的にこうでなくてはならないといった規則があるのでしょうか?
> 請求書自体がなく、支払い金額を提示されて銀行振込するといったことも多くあります
>
> 請求書を電子化するときには、なんらかのサービスに加入して、
> タイムスタンプなどのシステムが必須なのでしょうか?
> そのサービスが終了したり倒産すると7年間の保存もできなくなるんだけど
> どうなるんだ?ということも心配です
>

Re: 請求書の電子化について

著者経理のたかさん

2021年12月06日 13:49

私見ですが、
今度の電子帳簿保存法の法改正では(令和4年1月より)電子で作成した物は電子で保存し、タイムスタンプや検索機能があるようなシステムを要求しているみたいです。
電子で作成した物を紙で保存することは認められてないみたいです。
システム導入するのであれば、しっかりした企業の選定が必要でしょうね。

別のシステムですが、システム導入後、倒産して大変な思いを経験しましたので。

Re: 請求書の電子化について

電子化については、以下の説明をお読みになればお分かりになると思います。
なを、詳細は、添付しましたHPをお読みなれば詳しく解説されてます。
今は、税務署も税理士さんなども帳票類の確認を皆さん、電子化での保存をお願いするケースが多いです。

平成17年施行のe-電子法は、従来紙での保存が義務付けられていた書類の一部について、一定の要件を満たせばスキャンした電子データとして保存できるようにした法律です。
紙で保管していた書類を電子化での保存に変更する場合は、事前に税務署長の許可を得る必要があります。そのため、変更する3カ月前までに申請書を提出しなければなりません。電子帳簿保存法は、原則として課税期間の途中から適用できないので注意しましょう。また、文書の書類ごとに承認が必要です。

《電子化できる書類は主に以下のもの≫
領収書請求書
*納品書
*見積書
*上記の写し

《電子保存した請求書の保存期間は7年≫
法人では、日々作成している帳簿や取引に関する書類を申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。もちろん、請求書も保存が必要な帳簿書類のひとつであるため、7年間の保存が必要です。

詳細HPです。
© Money Forward, Inc:HPです。

請求書作成ソフト「マネーフォワード クラウド請求書
請求書の基礎知識
請求書の電子化と電子データの保存要件につ
https://biz.moneyforward.com/invoice/basic/1694/#2020

Re: 請求書の電子化について

著者た~かさん

2021年12月30日 07:42

> 請求書をPDFで作成して取引先にメール送信するだけでは無効となりますか?
> そもそも請求書とはこの金額を相手に払ってくれという書類だと思うのですが、
> なにか法的にこうでなくてはならないといった規則があるのでしょうか?
> 請求書自体がなく、支払い金額を提示されて銀行振込するといったことも多くあります
>
> 請求書を電子化するときには、なんらかのサービスに加入して、
> タイムスタンプなどのシステムが必須なのでしょうか?
> そのサービスが終了したり倒産すると7年間の保存もできなくなるんだけど
> どうなるんだ?ということも心配です


請求書の電子メール送信に関しては、有効です。
送信する側や受信する会社側に内容の認識が有りますので。
全く身に覚えのないものであれば別ですが。
仰るように、契約書のみで支払いに直結する場合も有ります。
必ず用意するというものではなく、契約書に基づく支払いの詳細を報告する位置づけにあるかと思います。
契約書は会社のトップ等が結び保管、それに基づく請求書は経理等に渡されて支払精算されるという流れでは、経理処理上必須に近いかと思います。

今回の電子取引の電子化保管ですが、前提として4年改正で2年間の宥恕期間(国税庁が形式に則っていなくても許してあげる)が適用されることになり、完全に厳しい形で開始するのはR6年1月よりとなります。(予定)

そして、タイムスタンプの導入するには、1スタンプがいくらや定額制等と高額で、中小企業には金銭的なハードルが高いことになります。
その場合、国税庁の電子取引関連のQ&Aで下記のように記載されています。


問11 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合には、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。
【回答】
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等に当たっては、真実性や可視性を確保する
ための要件を満たす必要があります(規則2②一イ 、二、⑥六、七、4①)。
なお、詳しくは下記の表をご覧ください。
○ 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要

要 件
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け(自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。)
(規2②一イ、⑥七、4①)
見読可能装置の備付け等(規2②二、4①)
検索機能の確保(規⑥六、4①)

次のいずれかの措置を行う(規4①)
一 タイムスタンプが付された後の授受
二 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付す ※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。
三 データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
四 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け


この中の『四事務処理規程の備付け』が中小企業の導入で多くなるかと思います。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf
こちらに事務処理規程のひな形や、ダウンロードも記載されております。

この事務処理規程を作り、保管や社内での周知をする事で、タイムスタンプを付さなくても、電子取引のPDFやメールのデータ保存でいけることになります。

よろしくお願い致します。

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