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懸賞等当選者のプレゼント送付後の送り状控えの管理について

著者 総務人事人 さん

最終更新日:2022年03月11日 10:51

お世話になっております。
いつも参考にさせて頂いております。

この度、弊社のキャンペーン企画において
当選者には弊社商品をプレゼントすることになりました。

Twitter上のプレゼントキャンペーンに応募して頂き
当選者にはDMにて発送先、住所、氏名、電話当番の情報を頂きます。

その情報を基に、送り状を作成してプレゼントを発送致します。
発送後、送り状の控えが手元に残りますが、この送り状の控えの
管理方法や保存期間などが法的に決まっておりましたら
ご教授頂けないでしょうか。

よろしくお願い致します

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Re: 懸賞等当選者のプレゼント送付後の送り状控えの管理について

総務人事人 さん こんにちは。

懸賞:クイズなどに応募する際には、その発送先ではホームページ上で、応募者の個人情報の管理体制について自社の管理方針を掲載しています。
この点については消費者庁よりのQ&Aでの管理体制など求めることを法律上でも定めています。
まずは、「個人情報の保護に関する法律についてのギフト分野を対象とするガイドライン」をお読みになって、法律上求められている点を取り押さえておくことが必要でしょう。
応募者の個人情報の漏洩を防ぐ意図が一番必要でしょう。

消費者庁ホーム > 政策 > 政策一覧(消費者庁のしごと) > 表示対策 > 景品表示法 > よくある質問コーナー(景品表示法関係) > 景品に関するQ&A
https://www.caa.go.jp/policies/policy/representation/fair_labeling/faq/premium/

お問い合わせの発想の控えですが、通常、当選者などが新聞、雑誌など氏名のみ掲載される場合には、発送後受取確認などあればその後消去または先情報で新たな商品等がある場合などの案内に使用するとした情報なども流すでしょう。
抽選後当選者にg発送となればその後は焼却処分することがほとんどでしょう。
以前、個人情報取扱業者などによる漏洩事件等が多発してましたこと記憶にあります。

添付しました「一般社団法人 全日本ギフト用品協会」のHP上での資料です。

平成 29 年 6 月
一般社団法人 全日本ギフト用品協会
個人情報の保護に関する法律についてのギフト分野を対象とするガイドライン≫
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/25_all-japan-gift_shishin.pdf


今 一点は、下記企業の個人情報取り扱いに関する取決めを公開してます。
≪アイブリッジ株式会社
個人情報保護について
サービス利用者様・会員様の個人情報の取扱い
https://kenshobox.net/privacy

いずれの企業関係者も同様の情報を公開し漏洩防止に取り組む姿勢を表していま。。

Re: 懸賞等当選者のプレゼント送付後の送り状控えの管理について

著者ぴぃちんさん

2022年03月11日 12:18

こんにちは。

商品をプレゼントということであれば,経費に参入されていると思います。
であれば,送り状そのものは保管しなくてもよいかとは思いますが,いつ,誰に,何を(金額),はわかるようにしておくことがよいでしょう。



> お世話になっております。
> いつも参考にさせて頂いております。
>
> この度、弊社のキャンペーン企画において
> 当選者には弊社商品をプレゼントすることになりました。
>
> Twitter上のプレゼントキャンペーンに応募して頂き
> 当選者にはDMにて発送先、住所、氏名、電話当番の情報を頂きます。
>
> その情報を基に、送り状を作成してプレゼントを発送致します。
> 発送後、送り状の控えが手元に残りますが、この送り状の控えの
> 管理方法や保存期間などが法的に決まっておりましたら
> ご教授頂けないでしょうか。
>
> よろしくお願い致します
>

Re: 懸賞等当選者のプレゼント送付後の送り状控えの管理について

著者boobyさん

2022年03月11日 13:01

> お世話になっております。
> いつも参考にさせて頂いております。
>
> この度、弊社のキャンペーン企画において
> 当選者には弊社商品をプレゼントすることになりました。
>
> Twitter上のプレゼントキャンペーンに応募して頂き
> 当選者にはDMにて発送先、住所、氏名、電話当番の情報を頂きます。
>
> その情報を基に、送り状を作成してプレゼントを発送致します。
> 発送後、送り状の控えが手元に残りますが、この送り状の控えの
> 管理方法や保存期間などが法的に決まっておりましたら
> ご教授頂けないでしょうか。
>
> よろしくお願い致します
>

当選者だけではなく、応募者全員の情報が個人情報保護の対象となります。通常はキャンペーン開始時に応募要項の一部として収集した個人情報の扱いを明示する必要があります。(個人情報保護法の要求)

当選者だけの個人情報を特別に保持しておく必要性があるのは、賞品の延着や不達の場合に必要だからでしょう。宅配便業者のトレースシステムを使って、先方への到着が確認出来たら非当選者と同じ扱いにしてよいはずです。

ただし、一部に「高額当選した人は一定の期間、別キャンペーンでも高額当選はなし」という内規を持っている会社があります。その場合は当選者の情報を一定期間個人情報保護規定に従って保持しておく必要があると思います。

Re: 懸賞等当選者のプレゼント送付後の送り状控えの管理について

著者総務人事人さん

2022年03月11日 13:02

安芸ノ国さん ご返信ありがとうございます。

今回が、初めてのことでしたので、とても助かりました。
頂きました資料を参考にして、進めていきたいと思います。

ありがとうございました。



> 総務人事人 さん こんにちは。
>
> 懸賞:クイズなどに応募する際には、その発送先ではホームページ上で、応募者の個人情報の管理体制について自社の管理方針を掲載しています。
> この点については消費者庁よりのQ&Aでの管理体制など求めることを法律上でも定めています。
> まずは、「個人情報の保護に関する法律についてのギフト分野を対象とするガイドライン」をお読みになって、法律上求められている点を取り押さえておくことが必要でしょう。
> 応募者の個人情報の漏洩を防ぐ意図が一番必要でしょう。
>
> 消費者庁ホーム > 政策 > 政策一覧(消費者庁のしごと) > 表示対策 > 景品表示法 > よくある質問コーナー(景品表示法関係) > 景品に関するQ&A
> https://www.caa.go.jp/policies/policy/representation/fair_labeling/faq/premium/
>
> お問い合わせの発想の控えですが、通常、当選者などが新聞、雑誌など氏名のみ掲載される場合には、発送後受取確認などあればその後消去または先情報で新たな商品等がある場合などの案内に使用するとした情報なども流すでしょう。
> 抽選後当選者にg発送となればその後は焼却処分することがほとんどでしょう。
> 以前、個人情報取扱業者などによる漏洩事件等が多発してましたこと記憶にあります。
>
> 添付しました「一般社団法人 全日本ギフト用品協会」のHP上での資料です。
>
> 平成 29 年 6 月
> 一般社団法人 全日本ギフト用品協会
> ≪個人情報の保護に関する法律についてのギフト分野を対象とするガイドライン≫
> https://www.ppc.go.jp/files/pdf/25_all-japan-gift_shishin.pdf
>
>
> 今 一点は、下記企業の個人情報取り扱いに関する取決めを公開してます。
> ≪アイブリッジ株式会社
> 個人情報保護について
> サービス利用者様・会員様の個人情報の取扱い
> https://kenshobox.net/privacy
>
> いずれの企業関係者も同様の情報を公開し漏洩防止に取り組む姿勢を表していま。。

Re: 懸賞等当選者のプレゼント送付後の送り状控えの管理について

著者総務人事人さん

2022年03月11日 13:05

ぴぃちん さん  こんにちは。

ご返信ありがとうございます。

送り状控えの保管について、承知致しました。
履歴は残すように致します。

ありがとうございました。



> こんにちは。
>
> 商品をプレゼントということであれば,経費に参入されていると思います。
> であれば,送り状そのものは保管しなくてもよいかとは思いますが,いつ,誰に,何を(金額),はわかるようにしておくことがよいでしょう。
>
>
>
> > お世話になっております。
> > いつも参考にさせて頂いております。
> >
> > この度、弊社のキャンペーン企画において
> > 当選者には弊社商品をプレゼントすることになりました。
> >
> > Twitter上のプレゼントキャンペーンに応募して頂き
> > 当選者にはDMにて発送先、住所、氏名、電話当番の情報を頂きます。
> >
> > その情報を基に、送り状を作成してプレゼントを発送致します。
> > 発送後、送り状の控えが手元に残りますが、この送り状の控えの
> > 管理方法や保存期間などが法的に決まっておりましたら
> > ご教授頂けないでしょうか。
> >
> > よろしくお願い致します
> >

Re: 懸賞等当選者のプレゼント送付後の送り状控えの管理について

著者総務人事人さん

2022年03月11日 14:42

> > お世話になっております。
> > いつも参考にさせて頂いております。
> >
> > この度、弊社のキャンペーン企画において
> > 当選者には弊社商品をプレゼントすることになりました。
> >
> > Twitter上のプレゼントキャンペーンに応募して頂き
> > 当選者にはDMにて発送先、住所、氏名、電話当番の情報を頂きます。
> >
> > その情報を基に、送り状を作成してプレゼントを発送致します。
> > 発送後、送り状の控えが手元に残りますが、この送り状の控えの
> > 管理方法や保存期間などが法的に決まっておりましたら
> > ご教授頂けないでしょうか。
> >
> > よろしくお願い致します
> >
>
> 当選者だけではなく、応募者全員の情報が個人情報保護の対象となります。通常はキャンペーン開始時に応募要項の一部として収集した個人情報の扱いを明示する必要があります。(個人情報保護法の要求)
>
> 当選者だけの個人情報を特別に保持しておく必要性があるのは、賞品の延着や不達の場合に必要だからでしょう。宅配便業者のトレースシステムを使って、先方への到着が確認出来たら非当選者と同じ扱いにしてよいはずです。
>
> ただし、一部に「高額当選した人は一定の期間、別キャンペーンでも高額当選はなし」という内規を持っている会社があります。その場合は当選者の情報を一定期間個人情報保護規定に従って保持しておく必要があると思います。


booby さん  こんにちは。

ご返信、ありがとうございます。

今回のキャンペーンは、当選者のみに通知をして
住所、氏名、電話番号を連絡してもらう流れとなります。
また、商品は高額なものではございませんので
商品の受け取り確認がとれた時点で、当選者情報を消去しようと考えております。

ありがとうございました。



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