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退職書類送付にあたっての書類について

著者 sina さん

最終更新日:2022年05月13日 23:33

こんにちは

このたび、退職予定の社員から、退職後の連絡先に社員のご友人宅を指定されました。

社員概要↓
・元々海外で働きたい思いのあった社員であり、退職後は海外へ渡航予定
・いつ戻るか分からないが念のため離職票交付、給与明細とともに紙での郵送を希望
・飛行機のチケットも確保でき、その日に合わせ住んでいるアパートも解約。
離職票等が用意できるのは当該社員が渡航したあとのため、退職後の連絡先を確認すると、ご友人の住所に書類を送ってほしいとのこと

以上のことを踏まえ、指定住所に書類が届いたあとのトラブルは一切責任を負わない旨を記した書類を作成し、サインをしてもらうことになりましたが、こういった書類を作るのがはじめてでどう作れば良いか分かりません。


まず書類の種類から疑問なのですが、上記の場合の書類は誓約書、確約書、念書等々、どれが相応しいのでしょうか?

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Re: 退職書類送付にあたっての書類について

こんにちは。

社員が退職し、社員関する各関係法令から保存期間が決められています。
退職社員からの要請で必要証明等の交付も行うこともあります。
お話の連絡先として、友人住所の指定、さてどうなのか。
今後、友人自身の転居などにより連絡不能となることも考えられますから、できる限り、家族親族などの連絡先を求めることが賢明ではないかと思います。
トラブル防止証明を求めるとはいえ避けるべきでしょう。

≪社員に関する書類の保存期間は≫
 社員情報には、氏名・住所・生年月日などの基本的な情報以外にも多々あります。例えば、勤怠情報、加入する社会保険に関する情報、支払われてきた賃金(給与や賞与)の情報、健康診断の結果などです。これらは情報ごとに書類やデータとして保存が義務付けられています。

 保存期間は、労務関係の書類で3年が一定の目安になります。労働者名簿雇用退職に関する書類(労働契約書や解雇通知など)、タイムカード、残業命令書な労働時間の記録に関する重要な書類、賃金台帳などがあります。

 3年を超えて保存が必要な書類は、一般の健康診断個人票が5年、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書や源泉徴収簿で7年となります。

なお、賃金台帳については労働基準法では3年ですが国税通則法では7年保存を義務付けています。所得税関係の書類は7年と覚えておくとよいでしょう。年末調整は会社が行いますが、確定申告と同じです。会社が社員分を処理していますので、所得税関係の情報を保存しておく必要があります。

>

Re: 退職書類送付にあたっての書類について

著者いつかいりさん

2022年05月14日 09:37

> こういった書類を作るのがはじめてでどう作れば良いか分かりません。…上記の場合の書類は誓約書、確約書、念書等々、どれが相応しいのでしょうか?

タイトルは別に重要ではありません。委任事項、免責条件等々、問題は中身でしょう。

タイトル:委任状でも、念書でも

年月日
宛名:(貴社名)様
氏名:(労働者本人)

私は、下記の者を私の退職後の代理人と指定し、次の権限を授与します。なお、郵便送付にまつわる一切の事故、送付前後を問わず個人情報保護にかかる責任を御社に問うことはいたしません(法定の御社保管物を除く)。

1.退職処理に関する労働者が受け取る書類の受領
2.…

代理人の表示)
氏名
住所

(以下余白)

差出封筒、送料は御社負担でも、宛名(友人宅)記入も労働者にやらせるといいです。もちろん書留にして、送付記録は残しておくに限ります。あと、国内非居住者となる税務に関しては、不知ですのでその面のカバーも必要かもしれません。専門家にあたってください。

Re: 退職書類送付にあたっての書類について

著者ぴぃちんさん

2022年05月14日 11:53

こんにちは。

名称は何でもよいですよ。
貴社で退職の際に,退職する方の連絡先を確認する書類があるのであればその書類でもよいかと思います。

> 退職後の連絡先を確認すると、ご友人の住所に書類を送ってほしいとのこと

送付先ですから,該当者さんから送付先はここへ,という内容が明確になっている書類でよいでしょう。
なお,送付先を変更する必要がある場合には該当者さんから書面で連絡をいただくようにすればよいかと思います(電話ですと意外と間違いがあるものです)。

(例)

退職後の書類の送付先について

○○会社 様

退職後に交付される書類について,以下の住所に送付してください。

(住所)
………………
□□様方 △△ 宛

なお,送付していただく住所に変更があった場合には,書面にて連絡いたします。

令和4年5月○日
△△

とか。

すでに離職票給与明細源泉徴収票を送ることになっているのであれば,今回分として封書に宛名を記載したものをいただくことがよいでしょう。



> こんにちは
>
> このたび、退職予定の社員から、退職後の連絡先に社員のご友人宅を指定されました。
>
> 社員概要↓
> ・元々海外で働きたい思いのあった社員であり、退職後は海外へ渡航予定
> ・いつ戻るか分からないが念のため離職票交付、給与明細とともに紙での郵送を希望
> ・飛行機のチケットも確保でき、その日に合わせ住んでいるアパートも解約。
> 離職票等が用意できるのは当該社員が渡航したあとのため、退職後の連絡先を確認すると、ご友人の住所に書類を送ってほしいとのこと
>
> 以上のことを踏まえ、指定住所に書類が届いたあとのトラブルは一切責任を負わない旨を記した書類を作成し、サインをしてもらうことになりましたが、こういった書類を作るのがはじめてでどう作れば良いか分かりません。
>
>
> まず書類の種類から疑問なのですが、上記の場合の書類は誓約書、確約書、念書等々、どれが相応しいのでしょうか?
>

Re: 退職書類送付にあたっての書類について

著者sinaさん

2022年05月16日 11:57

akijin 様

ありがとうございます!
家族への送付を断られてのご友人指定だったので、言いたくない家庭事情があるのかと引き下がってしまいましたが、もう一度確認をとってみます。
参考になりました。

> こんにちは。
>
> 社員が退職し、社員関する各関係法令から保存期間が決められています。
> 退職社員からの要請で必要証明等の交付も行うこともあります。
> お話の連絡先として、友人住所の指定、さてどうなのか。
> 今後、友人自身の転居などにより連絡不能となることも考えられますから、できる限り、家族親族などの連絡先を求めることが賢明ではないかと思います。
> トラブル防止証明を求めるとはいえ避けるべきでしょう。
>
> ≪社員に関する書類の保存期間は≫
>  社員情報には、氏名・住所・生年月日などの基本的な情報以外にも多々あります。例えば、勤怠情報、加入する社会保険に関する情報、支払われてきた賃金(給与や賞与)の情報、健康診断の結果などです。これらは情報ごとに書類やデータとして保存が義務付けられています。
>
>  保存期間は、労務関係の書類で3年が一定の目安になります。労働者名簿雇用退職に関する書類(労働契約書や解雇通知など)、タイムカード、残業命令書な労働時間の記録に関する重要な書類、賃金台帳などがあります。
>
>  3年を超えて保存が必要な書類は、一般の健康診断個人票が5年、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書や源泉徴収簿で7年となります。
>
> なお、賃金台帳については労働基準法では3年ですが国税通則法では7年保存を義務付けています。所得税関係の書類は7年と覚えておくとよいでしょう。年末調整は会社が行いますが、確定申告と同じです。会社が社員分を処理していますので、所得税関係の情報を保存しておく必要があります。
>
> >

Re: 退職書類送付にあたっての書類について

著者sinaさん

2022年05月16日 12:11

いつかいり 様

ありがとうございます!
書式、大変参考になりました。
封書の宛名記入も本人にさせることにします。

> > こういった書類を作るのがはじめてでどう作れば良いか分かりません。…上記の場合の書類は誓約書、確約書、念書等々、どれが相応しいのでしょうか?
>
> タイトルは別に重要ではありません。委任事項、免責条件等々、問題は中身でしょう。
>
> タイトル:委任状でも、念書でも
>
> 年月日
> 宛名:(貴社名)様
> 氏名:(労働者本人)
>
> 私は、下記の者を私の退職後の代理人と指定し、次の権限を授与します。なお、郵便送付にまつわる一切の事故、送付前後を問わず個人情報保護にかかる責任を御社に問うことはいたしません(法定の御社保管物を除く)。
>
> 1.退職処理に関する労働者が受け取る書類の受領
> 2.…
>
> (代理人の表示)
> 氏名
> 住所
>
> (以下余白)
>
> 差出封筒、送料は御社負担でも、宛名(友人宅)記入も労働者にやらせるといいです。もちろん書留にして、送付記録は残しておくに限ります。あと、国内非居住者となる税務に関しては、不知ですのでその面のカバーも必要かもしれません。専門家にあたってください。
>
>

Re: 退職書類送付にあたっての書類について

著者sinaさん

2022年05月16日 12:15

ぴぃちん 様

ご回答ありがとうございます。
大変参考になりました。
万が一送付先が変更になった場合は、速やかに書面で連絡する旨も記載しておきます。

> こんにちは。
>
> 名称は何でもよいですよ。
> 貴社で退職の際に,退職する方の連絡先を確認する書類があるのであればその書類でもよいかと思います。
>
> > 退職後の連絡先を確認すると、ご友人の住所に書類を送ってほしいとのこと
>
> 送付先ですから,該当者さんから送付先はここへ,という内容が明確になっている書類でよいでしょう。
> なお,送付先を変更する必要がある場合には該当者さんから書面で連絡をいただくようにすればよいかと思います(電話ですと意外と間違いがあるものです)。
>
> (例)
>
> 退職後の書類の送付先について
>
> ○○会社 様
>
> 退職後に交付される書類について,以下の住所に送付してください。
>
> (住所)
> ………………
> □□様方 △△ 宛
>
> なお,送付していただく住所に変更があった場合には,書面にて連絡いたします。
>
> 令和4年5月○日
> △△
>
> とか。
>
> すでに離職票給与明細源泉徴収票を送ることになっているのであれば,今回分として封書に宛名を記載したものをいただくことがよいでしょう。
>
>
>
> > こんにちは
> >
> > このたび、退職予定の社員から、退職後の連絡先に社員のご友人宅を指定されました。
> >
> > 社員概要↓
> > ・元々海外で働きたい思いのあった社員であり、退職後は海外へ渡航予定
> > ・いつ戻るか分からないが念のため離職票交付、給与明細とともに紙での郵送を希望
> > ・飛行機のチケットも確保でき、その日に合わせ住んでいるアパートも解約。
> > 離職票等が用意できるのは当該社員が渡航したあとのため、退職後の連絡先を確認すると、ご友人の住所に書類を送ってほしいとのこと
> >
> > 以上のことを踏まえ、指定住所に書類が届いたあとのトラブルは一切責任を負わない旨を記した書類を作成し、サインをしてもらうことになりましたが、こういった書類を作るのがはじめてでどう作れば良いか分かりません。
> >
> >
> > まず書類の種類から疑問なのですが、上記の場合の書類は誓約書、確約書、念書等々、どれが相応しいのでしょうか?
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