社員の資格管理方法について

matsu.m さん　　こんにちは。

一点、ご質問ですが、給与規程内で、以下に記載しました条件等は定めてはいないのですか？
通例ですが、職務上必要付加な国家資格、業務資格など社員が取得した時には、その資格条件等により支給する方法を取ることが多いと思います。


就業規程　（参考例）

（給料表及び職務の等級） （給料表及び職務の等級）
第７条 職員に適用する給料表は、別表１の定めるところによる。
２ 職員の職務は、その複雑、困難及び責任の度に基づき、これを５等級に分類し、
別表２の級別標準職務表に定めるところによる。
【参考】
給料は、職務内容や職務遂行能力等の職務に関する要素や勤続年数、年齢、資格、学
歴等の属人的な要素等を考慮して公正に決めることが大切です。

（資格手当）
第 15 条 資格手当は、個人が取得した資格を保有している者のうち、業務に従事し有用と認めた者に対して支給する。
２ 資格手当の月額は、別表○の資格手当支給基準表に定める額とする。
取ること
当然のこと種痘に関しては福利行使＞研修費；取得費補助制度なる方法あります。

取得者尾管理については、人事ｓ帰任者に取得報告及び給与支給規則に基づく資格手当申請書の提出を求めます。
これによる社員管理台帳等への記入を行います。
この台帳は、役員、人事責任者のみが閲覧とするシステムとなってます。
人事権の行使上必要とするシステムです

参考Hp
２ 給与規程関係
この項目では、就業規則の給与に関する事項について、別に定めた給与規
程として参考例を記載しています。
○○○法人○○会 ○○○法人○○会給与規程（参考例）
https://www.pref.yamagata.jp/documents/2986/kyuuyokitei.pdf

参考までに　添付しました企業内のＨＰをご覧になってください。
参考になると思います。

情報サイト。
Copyright © Skillnote Corporation. All Rights Reserved.
株式会社Skillnote（スキルノート）HP
スキルノート
もれのない資格管理で法令違反を防ぎ、品質と安全を守る

資格等は永久でもありません。
有効期間が必ず決められていますし、条件等によりある期間ごとの再研修など付与されてることが多いと思います。
資格のチェックは、その部署責任者のみならず、人事部門責任者にも課せられることもあります。

ビンゴ人　様

こんにちは。
早速のご回答ありがとうございます。
また、給与規程の参考例とスキルノートにつきましてもお教えいただきありがとうございました。特にスキルノートというシステムがあることを知らなかったので、とても参考になりました。

ご質問の件ですが、社内規程で資格手当についての記載は一応あります。ですが、「交通費・郵送料・振込手数料を含め全額会社負担」となっており、そのことが精算作業を複雑化させている状態です。返信用の切手が必要となる資格があったり、どこの会場で試験があったのか把握していないため、どの資格が何をどこまで精算できるのかという確認作業が大変になり、どのように管理することが効率化に繋がるのか迷っております。

横から私見ですが

事前申請制にしてはいかがですか。
取得したい資格がある場合には事前申請を要し、それに従う経費のみを精算対象とするのはいかがでしょうか。

企業が提示する条件にもよりますが、そのほとんどがその資格が必要不可欠とした際にかかる費用は一括清算する方法を取ることがおいと聞きます。
つまり、当初の時、出張旅費精算書などで受験費用，交通費　日当など一括清算。
再研修の場合は、研修費請求書で研修費、日当。交通費は通常り分けての請求清算することが多いでしょう。

参考までに、添付しましたＨＰはご覧になられてますか。

情報サイトHP
© RAKUS Co., Ltd. All Rights Reserved.
式会社ラクス：HP
交通費・経費精算システム「楽楽精算」 コラム一覧 経費精算
https://www.rakurakuseisan.jp/column/expenses/qualification.php

うみのこさんのご回答にありますが、当社は資格取得は原則事前申請制です。

会社の運営に必須の資格、会社が取得を奨励する資格がいくつかあり、それについては会社が指示して資格を取得させることもあります。その場合は基本丸抱えです。取得方法（勉強方法やセミナー参加の有無）も複数パターンありますが、そのパターンに従って取るように指示があり、それ以外の方法で取得する場合は事前申請時に総務と上司と3者で協議することになっています。予算枠があるので、あまりに外れたルートで資格の取り方をされると困るからです。

必須資格や推奨資格ではない場合は、自己啓発として取得することになっており、それが業務目標となる場合は受験料等を会社で負担することがあります。この場合も事前に打ち合わせを行うので、法外な価格でよくわからない内容の伝票が回ってくることはありません。

ご相談②はちょっとイメージがつかめないのですが、何について問い合わせられたときに対応先がないのでしょうか。


> お世話になります。
>
> 私は150名の中小企業で総務をしております。
> 資格に関わる部署は、総務と企画の2部署のみとなっていますが、
> 資格管理の仕組みが出来ておらず、下記2点の課題で悩んでいます。
> 課題①資格取得にかかる経費精算申請の確認作業に膨大な時間がかかっている点
> 課題②社員からの問合せで社内で対応していない部分の対応先がなく困る点
>
> （下記、総務・企画　各部署の現在の資格対応内容）
> ・総務部：資格取得にかかった経費申請が直接総務部(経理係)へ届きます。精算して良いかわからず毎回確認に時間がかかっています。その後、申請があった社員の資格証を確認して資格手当を付けています。
> ・企画部：手当が付く20種類の資格のうち2種類しか資格支援をしておらず、2種類以外は個人任せとなっているようです。（今後支援する種類を増やしたいとは思っているようです。）2種類の資格支援内容については、総務に情報共有はされていない状況です。
>
> 上記のように、資格について一括管理する部署や係がありません。
> 私は、資格を一括管理する資格係のような場所があれば、下記のように解決できるのではと考えました。
> 課題①経費精算について精算可能な申請かを資格係が確認することで、
> 総務(経理係)は、領収書と申請金額が合っているかの確認だけすることとなり作業も効率化されるのではと考えます。また、必要な時に資格係へ問合せが出来る状態であれば、部署間の情報共有もスムーズになるかと思います。
> 課題②社員からの問合せにも、一括管理している資格係が対応することで、対応が容易になるかと思います。
>
> そこで、総務部内に資格係を作ろうかという案が出ましたが、企画で現在担当している資格支援まで総務部の資格係で行うのかという議論になっています。
>
> どのような管理方法が良いのかわからず、
> 皆様の会社での対応方法や担当分け方法等お伺いできますと幸いです。
>
> 以上、よろしくお願いいたします。

うみのこ　様

ご回答いただきありがとうございます。
資格の管理する部署や連携システムが構築できていないので、そちらが整いましたらぜひ事前申請制も取り入れられたらと思いました。ありがとうございます。

ビンゴ人　様

ご回答ありがとうございます。
情報サイトHPも拝見させていただきました。必要な資格であれば交通費も含め精算することが一般的ということですね。参考になりました。ありがとうございます。
今回の意見をふまえて、経費精算確認作業にかかる時間をどのように効率的に行うかを考えたいと思います。

こんにちは。

>課題①資格取得にかかる経費精算申請の確認作業に膨大な時間がかかっている点

この課題については、貴社が必要として指示しておこなっているのかどうか、でも変わるかと思います。
取得する資格によっては、研修や実習等を含めて期間がかかるものもあるでしょう。
誰がどの資格を取得しようとしているのか、を管理する方法を貴社で作成する必要あるかと思います。

なお、貴社が「手当が付く20種類の資格のうち2種類しか資格支援をしておらず」とありますが、「資格取得にかかった経費申請」というのはその２種類だけであれば、対象者が多くないように思えますが、いかがでしょうか。
資格手当に該当するが貴社が支援していない資格であれば、取得の際に経費というものはそもそも支援していないように思えますので、手当に該当する資格を有しているのかどうかだけを把握できていれば良いようにも思えますが、実際はもっと細かいのでしょうか。

資格を取得しようとするものについては、その資格を取得すると宣言したことがわかるような手続きがあると会社側としては把握はしやすいでしょう。
現在の総務部がおこなっている部分で、最初のところを把握できることになるので、一覧等が作成しやすくなると思います。


> 課題②社員からの問合せで社内で対応していない部分の対応先がなく困る点

どのようなお問い合わせが実際にあるのでしょうか。
支援内容であれば貴社の企画部が実際に対応しているように思えます。

booby　様

ご回答ありがとうございます。
とても参考になりました。貴社では、必要な資格は会社で丸抱えされており、その他の資格は予算をふまえて協議や検討をされて経費精算をされているのですね。
丸抱えされているということは、資格に関して一括管理している所があるというイメージで良いのでしょうか。その場合、丸抱えはどこの部署や係で行っているのでしょうか。また、その丸抱えしている部署から精算部門への情報共有はあるのでしょうか。(例：この資格で精算が上がってくるのは、会場○○駅までの交通費と返信用封筒に貼る切手代がある等)

当社では、資格に関して予算を決めておらず、資格手当が出る20種類の資格については必要な資格となっております。ですが、会社で丸抱えしているわけでもなく、個人で取得したら経費精算をしてもらうとなっています。（企画で支援している2種類の資格支援も書類準備等が主で丸抱えしているわけではないようです。）
丸抱えしている部署や係がないため、経費精算についても確認作業が大変となっております。

相談②につきましては、総務と企画がわかるもの以外が対応できないというイメージで、簡単にお伝えしますと、企画が支援している2種類以外の18種類の資格についての質問で対応できるものが作業員にいない状況です。(幹部等はわかるのですが)

> 課題①経費精算について精算可能な申請かを資格係が確認することで、
> 総務(経理係)は、領収書と申請金額が合っているかの確認だけすることとなり作業も効率化されるのではと考えます。また、必要な時に資格係へ問合せが出来る状態であれば、部署間の情報共有もスムーズになるかと思います。
> 課題②社員からの問合せにも、一括管理している資格係が対応することで、対応が容易になるかと思います。

①資格手当を諸経費含むとして増額改訂すれば良いと思います。
　支給するのは資格手当（諸経費含む）、領収書の出る取得費用、更新費用のみで、経費は別途支給しない。
②総務部内に資格係を作るのが一番でしょう。
　免許のＰＤＦ提出を資格手当の支給要件とすることで、必然的に経理係がチェックすることになります。

あとは、エクセルで表を作って、期限が近付くと色がつくようにして毎月１度、給与の支給前にチラ見する。別のシートで誰にいくら手当がつくか計算させれば、新規取得時の支給漏れや、更新しなかったときの消し忘れも防げるでしょう。

資格取得の予算化は総務部門で行っていますが、資格管理（資格取得の指示）は各部署で総務と相談しながら実施しています。資格保持者一覧表はとある技術系の部署（私は適切な部署だと思っていない）が管理しており、毎年各部署に変更確認があり、一覧表は掲示板にアップロードされて誰でも見られるようになっています。

お恥ずかしいことに、誰も資格管理責任がないように作られているので、会社運営に必須の資格保持者が1人になってしまったことがあり、慌てて取得者を手当したことがあります。総務部に管理してほしいと訴えたのですが、製造業のためいろんな法的要求に基づいた資格があり、自分たちではわからないから責任持てないといわれてしまいました。（個人的にこの点では不満です。）

②については一覧表を作って共有し、毎年改定すると良いと思います。こんな感じです。↓

分野　　　資格名称　　　　　　必須人数　　届け先　　　　現任者　有資格者
安全衛生　第一種衛生管理者　　2名　　　　○○市労基署　　◇、○　△、■
　　　　　安全管理者　　　　　1名　　　　○○市労基署　　△　　　◇、■

エクセルの表になっており、さらに右のセルには資格の取り方、みなし資格（大学の特定学部・学科卒業生には試験が不要なものもある）について、受験する場合の願書送付先（例　近畿安全技術試験協会）なども記入してあります。

> booby　様
>
> ご回答ありがとうございます。
> とても参考になりました。貴社では、必要な資格は会社で丸抱えされており、その他の資格は予算をふまえて協議や検討をされて経費精算をされているのですね。
> 丸抱えされているということは、資格に関して一括管理している所があるというイメージで良いのでしょうか。その場合、丸抱えはどこの部署や係で行っているのでしょうか。また、その丸抱えしている部署から精算部門への情報共有はあるのでしょうか。(例：この資格で精算が上がってくるのは、会場○○駅までの交通費と返信用封筒に貼る切手代がある等)
>
> 当社では、資格に関して予算を決めておらず、資格手当が出る20種類の資格については必要な資格となっております。ですが、会社で丸抱えしているわけでもなく、個人で取得したら経費精算をしてもらうとなっています。（企画で支援している2種類の資格支援も書類準備等が主で丸抱えしているわけではないようです。）
> 丸抱えしている部署や係がないため、経費精算についても確認作業が大変となっております。
>
> 相談②につきましては、総務と企画がわかるもの以外が対応できないというイメージで、簡単にお伝えしますと、企画が支援している2種類以外の18種類の資格についての質問で対応できるものが作業員にいない状況です。(幹部等はわかるのですが)

ぴぃちん　様、fkk　様、booby　様

皆様とても参考になるご回答をいただきありがとうございました。

回答を拝見させていただき、当社と同じく資格を一括管理することが難しいという会社様がいらっしゃることがわかったことが収穫でした。
皆様の意見を参考にさせていただき、当社では、総務給与係で資格手当管理(期限切れ管理も含む)、総務経理係で経費精算確認(受験料のみならず交通費や通信料含む)、企画係で支援している2資格のみ対応(総務対応外の内容)、その他支援出来ていない資格の対応は幹部担当者を1名付けることで、まとまりそうです。
より良い方法があれば今後変えていく予定です。

皆様の貴重なご意見を頂けてとても助かりました。ありがとうございました。