行政へ提出する書類をPC印刷で可能かどうか？判断するには？

こんにちは
相談者様が悩んでいるのが具体的にどういうケースなのか、今一つイメージがわきませんが、私が日頃気を付けていることを紹介します。

１．書式の入手方法について

コロナ禍を機に来所を控えてもらうために、サイトからダウンロードできる書式が大幅に増えた印象がありますが、現時点で正式サイトからダウンロードできる状態のものは、正式な書式として利用できるということ。（正統なものであること、最新のものであること）
自分のPCに保存されているものがあっても、使用する前には最新であるか確認すること。
「申立書」の部類は役所が用意したものでなくても、必要な情報が載っていれば自由書式でも受理されることが結構あります。

　日本年金機構
　https://www.nenkin.go.jp/shinsei/kounen/index.html
　全国健康保険協会（または自社が加入する健保組合）
　https://www.kyoukaikenpo.or.jp/g2/
　ハローワーク インターネットサービス
　https://www.hellowork.mhlw.go.jp/doc/hoken_manual.pdf
　厚労省　労災保険給付関係請求書等ダウンロード
　https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/rousaihoken06/03.html

　自社の所在地を管轄する労働局のHPからダウンロードできるもの
　　東京・大阪等の労働局のHPには多数の書式が掲載されていますが、
　　それが他県で使えるとは限りません。

　自社で導入している有料管理ソフトから出力されるもの
（有料である以上、基準を満たしているものであってほしいと思います）

使用しない方がよいもの
　知人から入手した書式で出所の不明確なもの
　（最新のものを確認して自分でダウンロードする）
　紙ベースで入手して、自社でコピーしたりスキャンしたりしたもの
　（多くの場合何も問題ありませんが、スキャナーの精度等が影響することも）
　時として、行政の窓口で手渡される書式が何度もコピーを繰り返して汚いこともありますね…

２．文字の入力方法について

「自署」または「署名」と指示がある記名（具体例は思いつきません）以外は、PC入力でOKだと思います。
PDFソフトの機能やピッタリ○○のようなソフトを利用してもよいでしょうが、OCR帳票への入力は元の行政システムの機能を使って入力した方がよいでしょう。
ドットプリンターがあれば、複写式の書類に出力することも可能です。

どちらかと言えば、年金・健保より労働局関係の方がルールが厳しいような気がしますが、各請求書・届書の注意事項をよく確認することが大切です。

専門行政の提出書類でよろしいでしょうか？

フォーマットが決まっているものについて（資格取得喪失、その他届出関係）
各官署ホームページよりダウンロードできる書類は、すべてダウンロードして使ってください。。とのことです。

ダウンロード書類の中には、複写式に対応しているものもありますので、ご確認ください。
基本的には、Ａ４サイズでないもの、納付書、企業側が官署へ証明を求めるもの、は窓口や各官署でもらうことになると思いますが、絶対ではないので、その都度確認でしょうね。

先日、年金事務所で「この書類はインターネットにも掲載していないのでコピーして使いまわしてください」と言われてもらった書類があります。
会社としても当分使う必要のない書類ですが、念のため残してあります。

ダウンロードできない書類は、連絡すれば送付してくれます。
本当に特殊な書類や、各官署独自の書類については、その都度確認していくしかありません。
また、去年までは使えなかったけど、今年からダウンロードできるようになった、等の改正もありますので、その時々で確認ですね。




> 当方　弊社（従業員１８名）にて総務担当しておりますが、最近人事関係も扱うようになっております。質問は、監督署やハローワーク　年金事務所など書類を提出するときに、PCから印刷してよい書類か？行政からもらう必要がある書類（特殊書類？）か？の判断に窮することがございます。ほとんど、印刷でOKであると思いますが、何か判断できるサイト・書類など　ございませんでしょうか？（いろいろ探してみてもはっきりとわかりません。）
> どうぞよろしくお願いいたします。
> なお、弊社では　電子申請までは考えておりません。（今後は、必須になるのかとは思います。）

> こんにちは
> 相談者様が悩んでいるのが具体的にどういうケースなのか、今一つイメージがわきませんが、私が日頃気を付けていることを紹介します。
>
> １．書式の入手方法について
>
> コロナ禍を機に来所を控えてもらうために、サイトからダウンロードできる書式が大幅に増えた印象がありますが、現時点で正式サイトからダウンロードできる状態のものは、正式な書式として利用できるということ。（正統なものであること、最新のものであること）
> 自分のPCに保存されているものがあっても、使用する前には最新であるか確認すること。
> 「申立書」の部類は役所が用意したものでなくても、必要な情報が載っていれば自由書式でも受理されることが結構あります。
>
> 　日本年金機構
> 　https://www.nenkin.go.jp/shinsei/kounen/index.html
> 　全国健康保険協会（または自社が加入する健保組合）
> 　https://www.kyoukaikenpo.or.jp/g2/
> 　ハローワーク インターネットサービス
> 　https://www.hellowork.mhlw.go.jp/doc/hoken_manual.pdf
> 　厚労省　労災保険給付関係請求書等ダウンロード
> 　https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/rousaihoken06/03.html
>
> 　自社の所在地を管轄する労働局のHPからダウンロードできるもの
> 　　東京・大阪等の労働局のHPには多数の書式が掲載されていますが、
> 　　それが他県で使えるとは限りません。
>
> 　自社で導入している有料管理ソフトから出力されるもの
> （有料である以上、基準を満たしているものであってほしいと思います）
>
> 使用しない方がよいもの
> 　知人から入手した書式で出所の不明確なもの
> 　（最新のものを確認して自分でダウンロードする）
> 　紙ベースで入手して、自社でコピーしたりスキャンしたりしたもの
> 　（多くの場合何も問題ありませんが、スキャナーの精度等が影響することも）
> 　時として、行政の窓口で手渡される書式が何度もコピーを繰り返して汚いこともありますね…
>
> ２．文字の入力方法について
>
> 「自署」または「署名」と指示がある記名（具体例は思いつきません）以外は、PC入力でOKだと思います。
> PDFソフトの機能やピッタリ○○のようなソフトを利用してもよいでしょうが、OCR帳票への入力は元の行政システムの機能を使って入力した方がよいでしょう。
> ドットプリンターがあれば、複写式の書類に出力することも可能です。
>
> どちらかと言えば、年金・健保より労働局関係の方がルールが厳しいような気がしますが、各請求書・届書の注意事項をよく確認することが大切です。
>

ご返事ありがとうございます。
また、検索先まで添付いただき誠にありがとうございます。

OCR対応や複写式の書類は、注意したほうが良いということですね。

書類の提出はあまりやったことがなく、
前担当者も　転職した関係で
いろいろ考えていたものです。
（年度更新と算定は　乗り切りました。おそらく・・・）

ありがとうございました。

ご回答ありがとうございます。
小さい会社ですので
総務からなんでもやらなければならなくなり
時々人事もやりましたが
これから　年間通してかかわることになったものです。

これから　一つ一つ　年間で通して
記録していきます

ありがとうございました。




> 専門行政の提出書類でよろしいでしょうか？
>
> フォーマットが決まっているものについて（資格取得喪失、その他届出関係）
> 各官署ホームページよりダウンロードできる書類は、すべてダウンロードして使ってください。。とのことです。
>
> ダウンロード書類の中には、複写式に対応しているものもありますので、ご確認ください。
> 基本的には、Ａ４サイズでないもの、納付書、企業側が官署へ証明を求めるもの、は窓口や各官署でもらうことになると思いますが、絶対ではないので、その都度確認でしょうね。
>
> 先日、年金事務所で「この書類はインターネットにも掲載していないのでコピーして使いまわしてください」と言われてもらった書類があります。
> 会社としても当分使う必要のない書類ですが、念のため残してあります。
>
> ダウンロードできない書類は、連絡すれば送付してくれます。
> 本当に特殊な書類や、各官署独自の書類については、その都度確認していくしかありません。
> また、去年までは使えなかったけど、今年からダウンロードできるようになった、等の改正もありますので、その時々で確認ですね。
>
>
>
>
> > 当方　弊社（従業員１８名）にて総務担当しておりますが、最近人事関係も扱うようになっております。質問は、監督署やハローワーク　年金事務所など書類を提出するときに、PCから印刷してよい書類か？行政からもらう必要がある書類（特殊書類？）か？の判断に窮することがございます。ほとんど、印刷でOKであると思いますが、何か判断できるサイト・書類など　ございませんでしょうか？（いろいろ探してみてもはっきりとわかりません。）
> > どうぞよろしくお願いいたします。
> > なお、弊社では　電子申請までは考えておりません。（今後は、必須になるのかとは思います。）