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従業員の個人情報の破棄・廃棄・削除について

著者 みつwo さん

最終更新日:2022年10月11日 19:11

従業員個人情報の破棄などについて教えてください。

マイナンバーなどは、不要になったら速やかに破棄するというルールになっていると思います。

扶養控除申告書保管期限がマイナンバーの保管義務期限とリンクしているという情報をよく見ますが、そこで疑問が生じています。

・マイナンバーを削除する
 ・削除履歴を残す
  ・従業員の氏名や住所等の情報も全て同時に削除すべきなのか?
個人情報も利用する機会が無くなるので、一緒に削除するように感じますが、それで良いのか?)

・マイナンバーを削除する
 ・削除履歴は”いつ”、”誰の”マイナンバーを削除したか分かる必要があるのか?
従業員情報ごと削除した場合、誰のマイナンバーを削除したか分からなくなるが良いのか?)

対象従業員のマイナンバーの削除と、対象従業員のマイナンバー以外の情報の削除の二つについて、やるべきことを把握したいのですが、どなたかご存知の方がいらっしゃったら、ご教示頂けますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

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Re: 従業員の個人情報の破棄・廃棄・削除について

著者tonさん

2022年10月11日 20:39

> 従業員個人情報の破棄などについて教えてください。
>
> マイナンバーなどは、不要になったら速やかに破棄するというルールになっていると思います。
>
> 扶養控除申告書保管期限がマイナンバーの保管義務期限とリンクしているという情報をよく見ますが、そこで疑問が生じています。
>
> ・マイナンバーを削除する
>  ・削除履歴を残す
>   ・従業員の氏名や住所等の情報も全て同時に削除すべきなのか?
> (個人情報も利用する機会が無くなるので、一緒に削除するように感じますが、それで良いのか?)
>
> ・マイナンバーを削除する
>  ・削除履歴は”いつ”、”誰の”マイナンバーを削除したか分かる必要があるのか?
> (従業員情報ごと削除した場合、誰のマイナンバーを削除したか分からなくなるが良いのか?)
>
> 対象従業員のマイナンバーの削除と、対象従業員のマイナンバー以外の情報の削除の二つについて、やるべきことを把握したいのですが、どなたかご存知の方がいらっしゃったら、ご教示頂けますと幸いです。
>
> よろしくお願いいたします。


こんばんは。
マイナンバーについては取得から廃棄まで記録が必要です。
何時取得し何時廃棄したのかの記録を要します。
想定しているのはどのような状況でしょうか。
状況によりどうしたらいいかが変わる事もあります。
単純に扶養控除申告書についてなのか、社会保険なのか、住民税なのか
マイナンバーは多岐にわたり使用しますので何についてどう考えているのかを
書かれるとよりはっきりするでしょう。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 従業員の個人情報の破棄・廃棄・削除について

著者みつwoさん

2022年10月12日 14:23

> > 従業員個人情報の破棄などについて教えてください。
> >
> > マイナンバーなどは、不要になったら速やかに破棄するというルールになっていると思います。
> >
> > 扶養控除申告書保管期限がマイナンバーの保管義務期限とリンクしているという情報をよく見ますが、そこで疑問が生じています。
> >
> > ・マイナンバーを削除する
> >  ・削除履歴を残す
> >   ・従業員の氏名や住所等の情報も全て同時に削除すべきなのか?
> > (個人情報も利用する機会が無くなるので、一緒に削除するように感じますが、それで良いのか?)
> >
> > ・マイナンバーを削除する
> >  ・削除履歴は”いつ”、”誰の”マイナンバーを削除したか分かる必要があるのか?
> > (従業員情報ごと削除した場合、誰のマイナンバーを削除したか分からなくなるが良いのか?)
> >
> > 対象従業員のマイナンバーの削除と、対象従業員のマイナンバー以外の情報の削除の二つについて、やるべきことを把握したいのですが、どなたかご存知の方がいらっしゃったら、ご教示頂けますと幸いです。
> >
> > よろしくお願いいたします。
>
>
> こんばんは。
> マイナンバーについては取得から廃棄まで記録が必要です。
> 何時取得し何時廃棄したのかの記録を要します。
> 想定しているのはどのような状況でしょうか。
> 状況によりどうしたらいいかが変わる事もあります。
> 単純に扶養控除申告書についてなのか、社会保険なのか、住民税なのか
> マイナンバーは多岐にわたり使用しますので何についてどう考えているのかを
> 書かれるとよりはっきりするでしょう。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
>

お世話になっております。
教えて頂きありがとうございます。

保存期間が一番長い扶養控除申告書について、個人番号の廃棄フローを考えているところでした。
元帳票は一旦置いておいて、個人番号台帳のデータ削除の不明点を明らかにしたいと思っています。

【疑問】
◯削除する場合、「誰の個人番号」を「いつ削除したか?」という情報を個人ごとに残すのか?それとも、「○年退職した者について○人分、○日に削除した」という大雑把な履歴保持で良いのか?
○廃棄する場合、台帳に載っている個人番号だけを削除するのか?(氏名等のその他情報は削除しないのか?)
○削除履歴自体は何年間保存するのか?(永年?)
○個人番号以外の従業員情報を保持する場合、その情報を保管していても良いのか、削除しなければならないのか?(個人情報保護法では努力義務が設けられているような・・・)

という感じの疑問でした。

Re: 従業員の個人情報の破棄・廃棄・削除について

著者tonさん

2022年10月12日 17:19

こんばんは。私見ですが…


> お世話になっております。
> 教えて頂きありがとうございます。
>
> 保存期間が一番長い扶養控除申告書について、個人番号の廃棄フローを考えているところでした。
> 元帳票は一旦置いておいて、個人番号台帳のデータ削除の不明点を明らかにしたいと思っています。
>
> 【疑問】
> ◯削除する場合、「誰の個人番号」を「いつ削除したか?」という情報を個人ごとに残すのか?それとも、「○年退職した者について○人分、○日に削除した」という大雑把な履歴保持で良いのか?

基本的には個人単位化と考えます。
削除は退職者だけではなく扶養異動においても必要でしょう。
なので個別管理が必要かと考えます。

> ○廃棄する場合、台帳に載っている個人番号だけを削除するのか?(氏名等のその他情報は削除しないのか?)

言われる台帳が何なのか解らないので何ともですが台帳本体が必要であれば番号だけでいいのではと思います。

> ○削除履歴自体は何年間保存するのか?(永年?)

退職者は退職後5年となっています。

> ○個人番号以外の従業員情報を保持する場合、その情報を保管していても良いのか、削除しなければならないのか?(個人情報保護法では努力義務が設けられているような・・・)

そちらは個人情報保護法に沿えばいいのでは。
マイナンバーと個人情報保護法は別なので

後はご判断ください。
ネット検索でも見つかるでしょう。
とりあえず。

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