相談の広場
わが社では、給与明細を会社から支給された個人のアドレス宛にパスワード付きPDFで各人に送付しています。
ここ数ヵ月病気で休職している職員Aが、職場のAに割り当てられているパソコンに自動転送を設定し、Aのパソコンに届いた給与明細PDFが添付されたメールをA個人のメールアドレスに送っていることがわかりました。
セキュリティのため、上司の指示により、転送を停止しました。しかし、給与明細を渡さないわけにはいかないので、届いてる給与明細PDFを印刷し、本人宛に郵送しました。これは手続きとして問題無いでしょうか?
PDFのパスワードは人事に聞いて教えて貰いました。転送を止めることや郵送で送ることについて本人に同意はもらっていません。
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こんばんは。
> 届いてる給与明細PDFを印刷し
> PDFのパスワードは人事に聞いて教えて貰いました。
セキュリティとして、この対応がまず貴社ではOKなのですか?
給与明細を作成、もしくは配布するために知り得る人物が、PDF化する前のデータから何かしらの方法にて、本人に届けることができなかったのでしょうか。
今後、長期休職や休暇した社員がいた場合の、必要な書類の本人への渡し方のルール作成が必要に思えます。
会社のパソコンのセキュリティとしては、
> ここ数ヵ月病気で休職している職員Aが、職場のAに割り当てられているパソコンに自動転送を設定し、Aのパソコンに届いた~~メールをA個人のメールアドレスに送っていることがわかりました。
メールの転送がダメということであれば、他にもおこなっている従業員はいませんか。
給与明細以外のメールの転送がダメでないのであれば、何が問題になったのでしょうか。
> わが社では、給与明細を会社から支給された個人のアドレス宛にパスワード付きPDFで各人に送付しています。
> ここ数ヵ月病気で休職している職員Aが、職場のAに割り当てられているパソコンに自動転送を設定し、Aのパソコンに届いた給与明細PDFが添付されたメールをA個人のメールアドレスに送っていることがわかりました。
> セキュリティのため、上司の指示により、転送を停止しました。しかし、給与明細を渡さないわけにはいかないので、届いてる給与明細PDFを印刷し、本人宛に郵送しました。これは手続きとして問題無いでしょうか?
> PDFのパスワードは人事に聞いて教えて貰いました。転送を止めることや郵送で送ることについて本人に同意はもらっていません。
こんばんは。
> セキュリティとして、この対応がまず貴社ではOKなのですか?
特に規則等は定めていないので良い悪いは無いですが、パスワード付きの文書を勝手に開けたら不正アクセス禁止法違反かな?と思いまして……。
> 給与明細を作成、もしくは配布するために知り得る人物が、PDF化する前のデータから何かしらの方法にて、本人に届けることができなかったのでしょうか。
元々は、職員Aが会社の積み立て付き生命保険の解約を申し出てきたので「金に困ってやんの、みんなで明細見ようぜ」で職場の全員で回覧して嘲笑したあと郵送したので、セキュリティうんぬんは合法的に見るための理由ですから問題ないです。
> 今後、長期休職や休暇した社員がいた場合の、必要な書類の本人への渡し方のルール作成が必要に思えます。
そいつ以外のことはどうでも良いので、ルールは必要無いです。
> メールの転送がダメということであれば、他にもおこなっている従業員はいませんか。
> 給与明細以外のメールの転送がダメでないのであれば、何が問題になったのでしょうか。
メール転送している職員は他にもいますが、自分宛の給与明細は個人のプライベートなものなので受領後本人が転送するのは自由です。
解答ありがとうございました。
セキュリティとか不正アクセスとか、それ以前の問題。私の感覚では、ハラスメントの世界ですね。
PDFなので気軽に思えるのかもしれませんが、例えば封緘された自分の給与明細を勝手に開封・回覧され、目の前でその内容を嘲笑されているとすれば、どの様な気持ちになるか。。。
長期不在者の給与明細送付については人事部門で考えることでしょう。理由を聞いたか聞かなかったは不承知ですが、パスワードを教える人事部門も理解しがたいものがあります。
あまりその辺に異を感じないのであれば、社員全ての給与明細をイントラで公開して、必要に応じてダウンロードするようにしておけば良いのではないかと思ってしまいます。(飽くまでも個人的な感想ですが)
> こんばんは。
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> > セキュリティとして、この対応がまず貴社ではOKなのですか?
>
> 特に規則等は定めていないので良い悪いは無いですが、パスワード付きの文書を勝手に開けたら不正アクセス禁止法違反かな?と思いまして……。
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> > 給与明細を作成、もしくは配布するために知り得る人物が、PDF化する前のデータから何かしらの方法にて、本人に届けることができなかったのでしょうか。
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> 元々は、職員Aが会社の積み立て付き生命保険の解約を申し出てきたので「金に困ってやんの、みんなで明細見ようぜ」で職場の全員で回覧して嘲笑したあと郵送したので、セキュリティうんぬんは合法的に見るための理由ですから問題ないです。
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> > 今後、長期休職や休暇した社員がいた場合の、必要な書類の本人への渡し方のルール作成が必要に思えます。
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> そいつ以外のことはどうでも良いので、ルールは必要無いです。
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> > メールの転送がダメということであれば、他にもおこなっている従業員はいませんか。
> > 給与明細以外のメールの転送がダメでないのであれば、何が問題になったのでしょうか。
>
> メール転送している職員は他にもいますが、自分宛の給与明細は個人のプライベートなものなので受領後本人が転送するのは自由です。
>
> 解答ありがとうございました。
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