評議員会決議の省略を行う場合の理事会について

> いつも参考にさせていただいております。
>
> 私共は、一般財団法人ですが、このたび融資を受ける件で、理事会、評議員会決議が必要ですが、日程に余裕がないため、理事会で決議をし、評議員会は書面決議にしようと思います。
>
> その際に、評議員にはどの書類をお送りすればよいでしょうか？
> 招集手続の省略 提案書
> 招集手続の省略 同意書
> 決議の省略 提案書
> 決議の省略 同意書
> いろいろあって、調べれば調べるほどわかりません…。
>
> また、日付ですが、理事会開催から評議員会開催は中14日空けないといけないことになっていますが、提出する書類の日付はこれらを遵守しなければなりませんか？
> 理事会開催翌日の日付はいけないのでしょうか？
> 理事会開催日が迫っており大変困っております。
> どうかご教示ください。
> よろしくお願い申し上げます。
>


こんばんは。
市町村で出されている参考資料ですが…

https://www.city.nagoya.jp/kenkofukushi/cmsfiles/contents/0000127/127100/Rijikai_Hyougiinkai_Kaisaitetuduki_Yousikirei.pdf

後はご判断ください。
とりあえず。

招集手続きの省略と決議の省略は別物です。


> 招集手続の省略 提案書
> 招集手続の省略 同意書

決議の省略の手続きですから、これらは不要です。


> 決議の省略 提案書
> 決議の省略 同意書

手順としては、

1.構成員に「提案書（添付資料含む）」「同意書」を送付する。
　　↓
2.構成員から「同意書」の返送を受ける。
　　↓
3.全員分の「同意書」が集まった時点で決議成立。議事録を作成する。

「提案書（添付資料含む）」は、受け取った構成員が「ふむふむ、なるほど。こういう話を通したいんだな。わかったOK、はんこポン！」と紙だけで概要を理解できる程度に詳細にしたものを作っていただくのが理想的です。
そこまでガッツリしたものを作らない法人も一定数ありますが、本来は会合の場で口頭説明するべきものを書面に託すのですから、相応の手間が掛かるのは当然というお話で。

議事録は、「議事録本文」→「提案書（添付資料含む）」→全員分の「同意書」の順に袋とじし、議事録作成人が袋とじの境目に契印を押して完成です。
普段、議事録には議長+議事録署名人に署名or記名押印を受けているはずですが、全員分の「同意書」が入っていることを以て同等の効果があるイメージを持たれれば良いです。


> また、日付ですが、理事会開催から評議員会開催は中14日空けないといけないことになっていますが、提出する書類の日付はこれらを遵守しなければなりませんか？

中14日は、定時評議員会における計算書類備え置き開始日に連動する話ですが、決議の省略の場合はこの制約は外れます（一般法人法第百二十九条中、括弧書き）
また本件とは別の話ですが、定時評議員会「以外」であれば、そもそも中7日で構いません。


> 理事会開催翌日の日付はいけないのでしょうか？
> 理事会開催日が迫っており大変困っております。

翌日の日付というのは、評議員会側の議事録作成日でしょうか。
構成員の中で遠方にお住まいの方がいらっしゃらないのであれば、その日中にすべての構成員のところを回って、即日で同意書に署名等を受けることで実現すること自体は不可能ではありません。
しかし通常の感覚では使わない手法ですので、金融機関担当者から変に見られたくなければ、あまりやらない方が良いと思いますね。


ここまで書いておきながらではありますが、構成員の皆さんがそれなりのITリテラシを持ち合わせおり、かつ同時刻に集まることができるのであれば、招集手続き省略により即日でZoom等のオンライン会合を開いてしまうのが最速です。
その場合、議事録も普段作っているものに、下記の変更を加えるだけで済みます。

・開催場所の項目には、オンライン会合のニュアンスが読み取れるような表記にする（誰がメイン会場にいなかったかも分かるような形で）。
・冒頭付近に「本評議員会の開催にあたり、あらかじめ評議員全員から招集手続きの省略に係る同意を得ている」と一文加える

詳細なご説明有難うございます。

> 手順としては、
>
> 1.構成員に「提案書（添付資料含む）」「同意書」を送付する。
> 　　↓
> 2.構成員から「同意書」の返送を受ける。
> 　　↓
> 3.全員分の「同意書」が集まった時点で決議成立。議事録を作成する。
>
> 「提案書（添付資料含む）」は、受け取った構成員が「ふむふむ、なるほど。こういう話を通したいんだな。わかったOK、はんこポン！」と紙だけで概要を理解できる程度に詳細にしたものを作っていただくのが理想的です。
> そこまでガッツリしたものを作らない法人も一定数ありますが、本来は会合の場で口頭説明するべきものを書面に託すのですから、相応の手間が掛かるのは当然というお話で。


そこまで複雑な手順ではなくほっと致しました。
すぐ準備にかかれそうです。
また、

> ここまで書いておきながらではありますが、構成員の皆さんがそれなりのITリテラシを持ち合わせおり、かつ同時刻に集まることができるのであれば、招集手続き省略により即日でZoom等のオンライン会合を開いてしまうのが最速です。

本来はZoomで出来ればよいとは思うのですが、
その日程を組むのも少々大変な方々なので…。

今回のご教示、大変助かりました。
有難うございました。


> 招集手続きの省略と決議の省略は別物です。
>
>
> > 招集手続の省略 提案書
> > 招集手続の省略 同意書
>
> 決議の省略の手続きですから、これらは不要です。
>
>
> > 決議の省略 提案書
> > 決議の省略 同意書
>
> 手順としては、
>
> 1.構成員に「提案書（添付資料含む）」「同意書」を送付する。
> 　　↓
> 2.構成員から「同意書」の返送を受ける。
> 　　↓
> 3.全員分の「同意書」が集まった時点で決議成立。議事録を作成する。
>
> 「提案書（添付資料含む）」は、受け取った構成員が「ふむふむ、なるほど。こういう話を通したいんだな。わかったOK、はんこポン！」と紙だけで概要を理解できる程度に詳細にしたものを作っていただくのが理想的です。
> そこまでガッツリしたものを作らない法人も一定数ありますが、本来は会合の場で口頭説明するべきものを書面に託すのですから、相応の手間が掛かるのは当然というお話で。
>
> 議事録は、「議事録本文」→「提案書（添付資料含む）」→全員分の「同意書」の順に袋とじし、議事録作成人が袋とじの境目に契印を押して完成です。
> 普段、議事録には議長+議事録署名人に署名or記名押印を受けているはずですが、全員分の「同意書」が入っていることを以て同等の効果があるイメージを持たれれば良いです。
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> > また、日付ですが、理事会開催から評議員会開催は中14日空けないといけないことになっていますが、提出する書類の日付はこれらを遵守しなければなりませんか？
>
> 中14日は、定時評議員会における計算書類備え置き開始日に連動する話ですが、決議の省略の場合はこの制約は外れます（一般法人法第百二十九条中、括弧書き）
> また本件とは別の話ですが、定時評議員会「以外」であれば、そもそも中7日で構いません。
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> > 理事会開催翌日の日付はいけないのでしょうか？
> > 理事会開催日が迫っており大変困っております。
>
> 翌日の日付というのは、評議員会側の議事録作成日でしょうか。
> 構成員の中で遠方にお住まいの方がいらっしゃらないのであれば、その日中にすべての構成員のところを回って、即日で同意書に署名等を受けることで実現すること自体は不可能ではありません。
> しかし通常の感覚では使わない手法ですので、金融機関担当者から変に見られたくなければ、あまりやらない方が良いと思いますね。
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> ここまで書いておきながらではありますが、構成員の皆さんがそれなりのITリテラシを持ち合わせおり、かつ同時刻に集まることができるのであれば、招集手続き省略により即日でZoom等のオンライン会合を開いてしまうのが最速です。
> その場合、議事録も普段作っているものに、下記の変更を加えるだけで済みます。
>
> ・開催場所の項目には、オンライン会合のニュアンスが読み取れるような表記にする（誰がメイン会場にいなかったかも分かるような形で）。
> ・冒頭付近に「本評議員会の開催にあたり、あらかじめ評議員全員から招集手続きの省略に係る同意を得ている」と一文加える
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