立替払の精算でお金を受け取った時の証明書

> 諸事情があり、当社が購入すべき備品を、社外の方に購入してもらい代金も立て替えて頂きました。当社としては、小口現金から相手に支払う予定ですが、代金を渡す際に何か渡したことを証明するような書面を発行したり、相手から受取サインなどをもらうべきでしょうか。また、その時発行する書類は、どういう名称がふさわしいでしょうか？
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> これまでは、相手から領収書を受取ると同時に当社から代金を支払い、領収書を当社が受け取ることで、立て替えた人にお金を返したことが証明できる、という考えでした。
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> しかし、今回はネット注文だったため、領収書が先にメールで転送されているので、領収書が手元にあるから代金を渡したとの証明になりません。
> また、今後のことも考えると、お金を渡したことを確実に証明できる手順に変更した方がいいのではと考えています。
>
> 一般的にはどのような手順を取られているのでしょうか？


こんばんは。私見ですが…
ネットオーダーについては御社ではなく立替先になります。
立替先から納品書や請求書を受取り御社は立替先から領収証をもらう事で完了できると考えます。
それともネットオーダーは御社で支払が立替先なのでしょうか。
誰がネットオーダーしたのかで状況が変わると思われますので
その流れ…ネットオーダーから領収証発行まで…をご確認ください。
後はご判断ください。
とりあえず。

こんにちは。

> 諸事情があり、当社が購入すべき備品を、社外の方に購入してもらい代金も立て替えて頂きました。

貴社にその商品の領収書があり、商品の代金を実際に支払った方に会社から支払が完了しているのであれば立替金の精算はそれで完結しているように思えます。
貴社がどうしても立替払いした方からの金銭授受の受領書をいただきたいということであれば、その方からの領収書（金銭受取書）を記載してもらうことでよいかとおもいます。
もしくは「当社が購入すべき備品を、社外の方に購入してもらい」の部分を立替払いではなく、実際に注文する商取引として扱うことが方法になろうかと思います。

一般的には、と記載されていますが、社外の方への立替払いはあまりおこなわないのではないでしょうか。社外の方からの購入ということであれば取引としての処理もあるかと思います。



> 諸事情があり、当社が購入すべき備品を、社外の方に購入してもらい代金も立て替えて頂きました。当社としては、小口現金から相手に支払う予定ですが、代金を渡す際に何か渡したことを証明するような書面を発行したり、相手から受取サインなどをもらうべきでしょうか。また、その時発行する書類は、どういう名称がふさわしいでしょうか？
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> これまでは、相手から領収書を受取ると同時に当社から代金を支払い、領収書を当社が受け取ることで、立て替えた人にお金を返したことが証明できる、という考えでした。
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> しかし、今回はネット注文だったため、領収書が先にメールで転送されているので、領収書が手元にあるから代金を渡したとの証明になりません。
> また、今後のことも考えると、お金を渡したことを確実に証明できる手順に変更した方がいいのではと考えています。
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> 一般的にはどのような手順を取られているのでしょうか？

ご回答頂いた皆さんありがとうございます。

質問内容にわかりづらい点があったようで申し訳ありません。
またこれは一般的なことではないのですね。

改めて状況を説明させて頂きます。

　ある備品を購入し代金を支払った：社外の人(Ａ氏/個人）
　その備品の費用を負担すべき：当社

今までは、立て替えて支払いをしてもらった人から（購入したお店が発行した）
領収書の現物を受取り、それと引き換えに当社が代金を支払っていました。
しかし、今回は当社が支払う前に立て替えて支払った人から、（購入したお店が発行した）領収書がメールで送られてきたのです。

また、立て替えて支払いをしたＡ氏から領収書を発行してもらうことも考えたのですが、A氏が個人であることから、できればこちらで証明書を作成したいと考えました。「支払い証明書」のようなものを作成し、先方に"確かに受け取りました"との署名をして頂くようにすれば問題ないでしょうか？


> 諸事情があり、当社が購入すべき備品を、社外の方に購入してもらい代金も立て替えて頂きました。当社としては、小口現金から相手に支払う予定ですが、代金を渡す際に何か渡したことを証明するような書面を発行したり、相手から受取サインなどをもらうべきでしょうか。また、その時発行する書類は、どういう名称がふさわしいでしょうか？
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> これまでは、相手から領収書を受取ると同時に当社から代金を支払い、領収書を当社が受け取ることで、立て替えた人にお金を返したことが証明できる、という考えでした。
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> しかし、今回はネット注文だったため、領収書が先にメールで転送されているので、領収書が手元にあるから代金を渡したとの証明になりません。
> また、今後のことも考えると、お金を渡したことを確実に証明できる手順に変更した方がいいのではと考えています。
>
> 一般的にはどのような手順を取られているのでしょうか？

こんばんは。

> 小口現金から相手に支払う予定ですが

貴社が現金で支払うということであれば、金銭授受の証としては受領した方の発行する領収書が方法でしょう。

貴社が雛形を作成し、それを相手の方が押印等でしてもらう形で領収書を作成されることも１つの方法でしょう。



> ご回答頂いた皆さんありがとうございます。
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> 質問内容にわかりづらい点があったようで申し訳ありません。
> またこれは一般的なことではないのですね。
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> 改めて状況を説明させて頂きます。
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> 　ある備品を購入し代金を支払った：社外の人(Ａ氏/個人）
> 　その備品の費用を負担すべき：当社
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> 今までは、立て替えて支払いをしてもらった人から（購入したお店が発行した）
> 領収書の現物を受取り、それと引き換えに当社が代金を支払っていました。
> しかし、今回は当社が支払う前に立て替えて支払った人から、（購入したお店が発行した）領収書がメールで送られてきたのです。
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> また、立て替えて支払いをしたＡ氏から領収書を発行してもらうことも考えたのですが、A氏が個人であることから、できればこちらで証明書を作成したいと考えました。「支払い証明書」のようなものを作成し、先方に"確かに受け取りました"との署名をして頂くようにすれば問題ないでしょうか？

> ご回答頂いた皆さんありがとうございます。
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> 質問内容にわかりづらい点があったようで申し訳ありません。
> またこれは一般的なことではないのですね。
>
> 改めて状況を説明させて頂きます。
>
> 　ある備品を購入し代金を支払った：社外の人(Ａ氏/個人）
> 　その備品の費用を負担すべき：当社
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> 今までは、立て替えて支払いをしてもらった人から（購入したお店が発行した）
> 領収書の現物を受取り、それと引き換えに当社が代金を支払っていました。
> しかし、今回は当社が支払う前に立て替えて支払った人から、（購入したお店が発行した）領収書がメールで送られてきたのです。
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> また、立て替えて支払いをしたＡ氏から領収書を発行してもらうことも考えたのですが、A氏が個人であることから、できればこちらで証明書を作成したいと考えました。「支払い証明書」のようなものを作成し、先方に"確かに受け取りました"との署名をして頂くようにすれば問題ないでしょうか？
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こんばんは。私見ですが…
支払が後先であっても購入先が発行した領収証の宛名が御社であればそのまま使用出来ると思われます。
購入先発行の領収証の宛名はA氏個人名なのでしょうか。御社名なのでしょうか。
また個人が発行した領収証が使用できないとする根拠は社内規定でしょうか。
個人であっても法人であっても購入先であれば領収証を発行してもらう事に問題はありませんが不都合があるなら他者を介するのではなく自社購入を検討すべき事案かと思います。
どちらにしても受取った側から領収証や受領書が発行されるのであれば支払調書は不要と思います。ことが
支払調書は領収証紛失や受取れない場合に使用する場合が多いですから受領できるものには不要と考えます。
自社で領収証を作成しサインを頂くというのも一案ですが先方が発行出来るのであればそれがベストと考えます。
後はご判断ください。
とりあえず。