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復職職員の立替金精算について

著者 初心忘れず さん

最終更新日:2024年06月22日 17:57

みなさま 以下の考え方で合っていますでしょうか。
よろしくお願いします。

3か月休職後の職員の、復職が決まりました。その間、社会保険住民税を事業所で立替ていました。
請求書を作成して返金をお願いする予定で、
返金方法については、職員の希望を聞いてそれに沿ってにします。

請求書の金額については、賃金台帳の数字より、〇月マイナス5万円、〇月マイナス5万円
というふうに手取りの支給額が表示されますので、その金額で毎月未収金をたてて毎月請求書を作成して出勤後説明する予定です。

例えば、合計の未収金20万円として
①毎月の給料から1万円ずつ返金したいという希望の場合
賃金台帳の支給額欄にマイナス1万円と入力して、計算して支給額を計算する。
その後、
未収金を1万円消す。
領収書を発行する。
というので問題ないでしょうか。
よろしくお願いいたします。

②後日、先払いの通勤費3か月分を返金してもらうように指示がありました。
それについても、給与から毎月引いてほしいということであれば、
通勤費請求書を追加で作成し、
賃金台帳の支給額の通勤費欄を使用して、例えばマイナス1万円というようにして
毎月計算するのでよいでしょうか。
こちらは未収金立ててないので、
普通預金/通勤費の戻り (非課税)という仕分けでよいでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。

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Re: 復職職員の立替金精算について

著者ぴぃちんさん

2024年06月22日 19:29

こんばんは。

一応、貴社に労使協定により社会保険料通勤手当の返金について給与天引きできる協定を締結していないのであれば、基本的には全額給与を支払った後に、本人と合意した額を返金してください。

個別にということであれば、本人の自由意志による強い希望により天引きすることになりますので、本人希望による部分を書面で明確に合意されてから行ってください。

現金で支払いを受けるのであれば、その分を振り込みでなく現金で支給した後に直ちに返金してもらうことは方法になるでしょう。現金で返金をされた場合には、対象者さんが領収書の発行を求めるのであれば、領収書の発行を行ってください。



> みなさま 以下の考え方で合っていますでしょうか。
> よろしくお願いします。
>
> 3か月休職後の職員の、復職が決まりました。その間、社会保険住民税を事業所で立替ていました。
> 請求書を作成して返金をお願いする予定で、
> 返金方法については、職員の希望を聞いてそれに沿ってにします。
>
> 請求書の金額については、賃金台帳の数字より、〇月マイナス5万円、〇月マイナス5万円
> というふうに手取りの支給額が表示されますので、その金額で毎月未収金をたてて毎月請求書を作成して出勤後説明する予定です。
>
> 例えば、合計の未収金20万円として
> ①毎月の給料から1万円ずつ返金したいという希望の場合
> 賃金台帳の支給額欄にマイナス1万円と入力して、計算して支給額を計算する。
> その後、
> 未収金を1万円消す。
> 領収書を発行する。
> というので問題ないでしょうか。
> よろしくお願いいたします。
>
> ②後日、先払いの通勤費3か月分を返金してもらうように指示がありました。
> それについても、給与から毎月引いてほしいということであれば、
> 通勤費請求書を追加で作成し、
> 賃金台帳の支給額の通勤費欄を使用して、例えばマイナス1万円というようにして
> 毎月計算するのでよいでしょうか。
> こちらは未収金立ててないので、
> 普通預金/通勤費の戻り (非課税)という仕分けでよいでしょうか。
> どうぞよろしくお願いいたします。
>

Re: 復職職員の立替金精算について

著者tonさん

2024年06月22日 19:42

こんばんは。
> みなさま 以下の考え方で合っていますでしょうか。
> よろしくお願いします。
>
> 3か月休職後の職員の、復職が決まりました。その間、社会保険住民税を事業所で立替ていました。
> 請求書を作成して返金をお願いする予定で、
> 返金方法については、職員の希望を聞いてそれに沿ってにします。
>
> 請求書の金額については、賃金台帳の数字より、〇月マイナス5万円、〇月マイナス5万円
> というふうに手取りの支給額が表示されますので、その金額で毎月未収金をたてて毎月請求書を作成して出勤後説明する予定です。
>
> 例えば、合計の未収金20万円として
> ①毎月の給料から1万円ずつ返金したいという希望の場合
> 賃金台帳の支給額欄にマイナス1万円と入力して、計算して支給額を計算する。
> その後、
> 未収金を1万円消す。
> 領収書を発行する。
> というので問題ないでしょうか。
> よろしくお願いいたします。

支給額ではなく控除額です。
単純に手取りを減らす処理になります。
給与明細書で立替分を減算されれば特段の領収証は不要でしょう。
支給は給与そのものを減らすことになります。
減らすのは手取ですから支給と控除を間違えると給与自体に未払が発生します。
明細書の支給と控除を確認し今回本人から支払ってもらうのは何かという事を考えましょう。
休職中の立替になる社会保険料住民税だけのマイナス給与明細の作成や本人交付はされていますか。
特段の請求書は作成せずともマイナス給与明細で本人も納得できると思います。
集計表を作成するには問題ないでしょう。

> ②後日、先払いの通勤費3か月分を返金してもらうように指示がありました。
> それについても、給与から毎月引いてほしいということであれば、
> 通勤費請求書を追加で作成し、
> 賃金台帳の支給額の通勤費欄を使用して、例えばマイナス1万円というようにして
> 毎月計算するのでよいでしょうか。
> こちらは未収金立ててないので、
> 普通預金/通勤費の戻り (非課税)という仕分けでよいでしょうか。
> どうぞよろしくお願いいたします。
>

今回復帰後の通勤手当はどうされますか。
改めて支給なのでしょうか。
であれば前回使用していない休職期間分を今回復帰後の分としてスライドする方法もあるでしょう。
通勤費休職期間の未使用分と復帰後の今後の分と考えてどうするか再考されてはどうでしょうか。
給与計算はソフト利用として通勤手当でマイナス処理されるといいでしょう。
復帰後の支給もありますのでソフトの登録内容を確認ください。
また仕訳の非課税というのは所得税としては非課税ですが消費税としては課税です。
通勤費の戻りはどのような勘定科目で処理されているのでしょう。
普通預金 / 処理科目…消費税課税
となります。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 復職職員の立替金精算について

著者初心忘れずさん

2024年06月22日 21:25

ぴいちん様
ありがとうございます。
労使協定には詳細はありません。
本人の意志を上司から確認してもらえるように話してみます。
ありがとうございます。


> こんばんは。
>
> 一応、貴社に労使協定により社会保険料通勤手当の返金について給与天引きできる協定を締結していないのであれば、基本的には全額給与を支払った後に、本人と合意した額を返金してください。
>
> 個別にということであれば、本人の自由意志による強い希望により天引きすることになりますので、本人希望による部分を書面で明確に合意されてから行ってください。
>
> 現金で支払いを受けるのであれば、その分を振り込みでなく現金で支給した後に直ちに返金してもらうことは方法になるでしょう。現金で返金をされた場合には、対象者さんが領収書の発行を求めるのであれば、領収書の発行を行ってください。
>
>
>
> > みなさま 以下の考え方で合っていますでしょうか。
> > よろしくお願いします。
> >
> > 3か月休職後の職員の、復職が決まりました。その間、社会保険住民税を事業所で立替ていました。
> > 請求書を作成して返金をお願いする予定で、
> > 返金方法については、職員の希望を聞いてそれに沿ってにします。
> >
> > 請求書の金額については、賃金台帳の数字より、〇月マイナス5万円、〇月マイナス5万円
> > というふうに手取りの支給額が表示されますので、その金額で毎月未収金をたてて毎月請求書を作成して出勤後説明する予定です。
> >
> > 例えば、合計の未収金20万円として
> > ①毎月の給料から1万円ずつ返金したいという希望の場合
> > 賃金台帳の支給額欄にマイナス1万円と入力して、計算して支給額を計算する。
> > その後、
> > 未収金を1万円消す。
> > 領収書を発行する。
> > というので問題ないでしょうか。
> > よろしくお願いいたします。
> >
> > ②後日、先払いの通勤費3か月分を返金してもらうように指示がありました。
> > それについても、給与から毎月引いてほしいということであれば、
> > 通勤費請求書を追加で作成し、
> > 賃金台帳の支給額の通勤費欄を使用して、例えばマイナス1万円というようにして
> > 毎月計算するのでよいでしょうか。
> > こちらは未収金立ててないので、
> > 普通預金/通勤費の戻り (非課税)という仕分けでよいでしょうか。
> > どうぞよろしくお願いいたします。
> >

Re: 復職職員の立替金精算について

著者初心忘れずさん

2024年06月22日 21:51

ton様
ありがとうございます。
ご指摘の通り、支給額と控除額を間違えておりました。
危ないところでした。
「支給は給与そのものを減らすことになります。
減らすのは手取ですから支給と控除を間違えると給与自体に未払が発生します。」
社会保険料を1万円返金したいというのであれば、現社会保険料に1万円をプラスすれば完了といことですね。

休職中の立替になる社会保険料住民税だけのマイナス給与明細は本人に送付しております。
それで納得していただけるということですね。

通勤費については、給付と合わせて上司から本人に確認をお願いします。
消費税所得税を混同していました。
ありがとうございます。




> こんばんは。
> > みなさま 以下の考え方で合っていますでしょうか。
> > よろしくお願いします。
> >
> > 3か月休職後の職員の、復職が決まりました。その間、社会保険住民税を事業所で立替ていました。
> > 請求書を作成して返金をお願いする予定で、
> > 返金方法については、職員の希望を聞いてそれに沿ってにします。
> >
> > 請求書の金額については、賃金台帳の数字より、〇月マイナス5万円、〇月マイナス5万円
> > というふうに手取りの支給額が表示されますので、その金額で毎月未収金をたてて毎月請求書を作成して出勤後説明する予定です。
> >
> > 例えば、合計の未収金20万円として
> > ①毎月の給料から1万円ずつ返金したいという希望の場合
> > 賃金台帳の支給額欄にマイナス1万円と入力して、計算して支給額を計算する。
> > その後、
> > 未収金を1万円消す。
> > 領収書を発行する。
> > というので問題ないでしょうか。
> > よろしくお願いいたします。
>
> 支給額ではなく控除額です。
> 単純に手取りを減らす処理になります。
> 給与明細書で立替分を減算されれば特段の領収証は不要でしょう。
> 支給は給与そのものを減らすことになります。
> 減らすのは手取ですから支給と控除を間違えると給与自体に未払が発生します。
> 明細書の支給と控除を確認し今回本人から支払ってもらうのは何かという事を考えましょう。
> 休職中の立替になる社会保険料住民税だけのマイナス給与明細の作成や本人交付はされていますか。
> 特段の請求書は作成せずともマイナス給与明細で本人も納得できると思います。
> 集計表を作成するには問題ないでしょう。
>
> > ②後日、先払いの通勤費3か月分を返金してもらうように指示がありました。
> > それについても、給与から毎月引いてほしいということであれば、
> > 通勤費請求書を追加で作成し、
> > 賃金台帳の支給額の通勤費欄を使用して、例えばマイナス1万円というようにして
> > 毎月計算するのでよいでしょうか。
> > こちらは未収金立ててないので、
> > 普通預金/通勤費の戻り (非課税)という仕分けでよいでしょうか。
> > どうぞよろしくお願いいたします。
> >
>
> 今回復帰後の通勤手当はどうされますか。
> 改めて支給なのでしょうか。
> であれば前回使用していない休職期間分を今回復帰後の分としてスライドする方法もあるでしょう。
> 通勤費休職期間の未使用分と復帰後の今後の分と考えてどうするか再考されてはどうでしょうか。
> 給与計算はソフト利用として通勤手当でマイナス処理されるといいでしょう。
> 復帰後の支給もありますのでソフトの登録内容を確認ください。
> また仕訳の非課税というのは所得税としては非課税ですが消費税としては課税です。
> 通勤費の戻りはどのような勘定科目で処理されているのでしょう。
> 普通預金 / 処理科目…消費税課税
> となります。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
>

Re: 復職職員の立替金精算について

著者tonさん

2024年06月22日 22:23

こんばんは。

> ton様
> ありがとうございます。
> ご指摘の通り、支給額と控除額を間違えておりました。
> 危ないところでした。
> 「支給は給与そのものを減らすことになります。
> 減らすのは手取ですから支給と控除を間違えると給与自体に未払が発生します。」
> 社会保険料を1万円返金したいというのであれば、現社会保険料に1万円をプラスすれば完了といことですね。

違います。
手取を減らす処理なので住民税より後の控除枠で控除処理します。
社会保険料にプラスすると既に控除済みの社会保険料に更に追加されることになります。
手取を減らす事と社会保険料の控除は異なります。
既に休職中の社会保険料は控除済みですからそれにプラスする必要はありません。

支給額(交通費検討) - 当月社会保険料 - 所得税 - 住民税 + 特別減税 - 立替社会保険料等 = 手取額

となります。


> 休職中の立替になる社会保険料住民税だけのマイナス給与明細は本人に送付しております。
> それで納得していただけるということですね。

基本的にはそれで大丈夫でしょう。
マイナス明細分をこれからの給与で返金処理したいのですがどのくらいの額にしましょうか。
と個別了承を取りましょう。

> 通勤費については、給付と合わせて上司から本人に確認をお願いします。
> 消費税所得税を混同していました。
> ありがとうございます。

通勤費についてもソフト確認の上対応されるといいでしょう。
後はご判断ください。
とりあえず。

Re: 復職職員の立替金精算について

著者初心忘れずさん

2024年06月23日 09:16

ton様
何度もすみません。
社会保険料等の立替分返還については、
現状の社会保険料枠金額を修正するとか使用するとかしてはいけない、その下の控除枠を使用して
控除額を明確にするということでしょうか。
マイナスの給与明細と整合させるということでしょうか。
通勤手当については、通勤手当枠でマイナス処理というのはわかりました。
所得税消費税を混同しておりました。
普通預金/通勤手当の戻り(消費税課税)で処理します。




> こんばんは。
>
> > ton様
> > ありがとうございます。
> > ご指摘の通り、支給額と控除額を間違えておりました。
> > 危ないところでした。
> > 「支給は給与そのものを減らすことになります。
> > 減らすのは手取ですから支給と控除を間違えると給与自体に未払が発生します。」
> > 社会保険料を1万円返金したいというのであれば、現社会保険料に1万円をプラスすれば完了といことですね。
>
> 違います。
> 手取を減らす処理なので住民税より後の控除枠で控除処理します。
> 社会保険料にプラスすると既に控除済みの社会保険料に更に追加されることになります。
> 手取を減らす事と社会保険料の控除は異なります。
> 既に休職中の社会保険料は控除済みですからそれにプラスする必要はありません。
>
> 支給額(交通費検討) - 当月社会保険料 - 所得税 - 住民税 + 特別減税 - 立替社会保険料等 = 手取額
>
> となります。
>
>
> > 休職中の立替になる社会保険料住民税だけのマイナス給与明細は本人に送付しております。
> > それで納得していただけるということですね。
>
> 基本的にはそれで大丈夫でしょう。
> マイナス明細分をこれからの給与で返金処理したいのですがどのくらいの額にしましょうか。
> と個別了承を取りましょう。
>
> > 通勤費については、給付と合わせて上司から本人に確認をお願いします。
> > 消費税所得税を混同していました。
> > ありがとうございます。
>
> 通勤費についてもソフト確認の上対応されるといいでしょう。
> 後はご判断ください。
> とりあえず。
>
>

Re: 復職職員の立替金精算について

著者tonさん

2024年06月23日 11:27

こんにちは。

> ton様
> 何度もすみません。
> >社会保険料等の立替分返還については、
> 現状の社会保険料枠金額を修正するとか使用するとかしてはいけない、その下の控除枠を使用して
> 控除額を明確にするということでしょうか。
> マイナスの給与明細と整合させるということでしょうか。
> >通勤手当については、通勤手当枠でマイナス処理というのはわかりました。
> 所得税消費税を混同しておりました。
> 普通預金/通勤手当の戻り(消費税課税)で処理します。


> 現状の社会保険料枠金額を修正するとか使用するとかしてはいけない、その下の控除枠を使用して
> 控除額を明確にするということでしょうか。

明確にするのとは若干異なりますがそうなりです。
休職中の給与台帳を確認してください。
支給給与が0で社会保険料住民税は控除しマイナスの給与台帳になっていると思います。
この時点で本人の社会保険料は徴収済みとなり源泉簿や源泉票に集計されます。
台帳的には徴収済みですが資金としては未回収です。
仕訳としては
未収金 / 預り金 です。
この未回収分を復帰後の給与から回収するとなります。
この分を社会保険料に加算すると既に徴収済みの社会保険料にさらに追加徴収となります。
仕訳としては
預金 / 預り金 となりここで重複となります。
本人にとっては二重控除です。
なので控除ではなく手取りを減らす処理になります。
仕訳としては
預金 / 未収金 です。
給与控除ではなく本人から現金で受け取ると考えるとどうなりますか。
単純に未回収分の入金になります。
であれば給与台帳で控除する際も単純に手取りを減らす処理をすることになります。
なので社会保険料に回収不足分としての加算は出来ません。
ご理解いただけましたでしょうか。
とりあえず。

Re: 復職職員の立替金精算について

著者初心忘れずさん

2024年06月23日 15:25

ton様
大変わかりやすくご丁寧なご説明をいただきありがとうございます。
賃金台帳ではマイナス支給額ですが、徴収済であり、しかし資金としては未回収ということが分かりました。
また一人で頑張れます。ありがとうございます。



> こんにちは。
>
> > ton様
> > 何度もすみません。
> > >社会保険料等の立替分返還については、
> > 現状の社会保険料枠金額を修正するとか使用するとかしてはいけない、その下の控除枠を使用して
> > 控除額を明確にするということでしょうか。
> > マイナスの給与明細と整合させるということでしょうか。
> > >通勤手当については、通勤手当枠でマイナス処理というのはわかりました。
> > 所得税消費税を混同しておりました。
> > 普通預金/通勤手当の戻り(消費税課税)で処理します。
>
>
> > 現状の社会保険料枠金額を修正するとか使用するとかしてはいけない、その下の控除枠を使用して
> > 控除額を明確にするということでしょうか。
>
> 明確にするのとは若干異なりますがそうなりです。
> 休職中の給与台帳を確認してください。
> 支給給与が0で社会保険料住民税は控除しマイナスの給与台帳になっていると思います。
> この時点で本人の社会保険料は徴収済みとなり源泉簿や源泉票に集計されます。
> 台帳的には徴収済みですが資金としては未回収です。
> 仕訳としては
> 未収金 / 預り金 です。
> この未回収分を復帰後の給与から回収するとなります。
> この分を社会保険料に加算すると既に徴収済みの社会保険料にさらに追加徴収となります。
> 仕訳としては
> 預金 / 預り金 となりここで重複となります。
> 本人にとっては二重控除です。
> なので控除ではなく手取りを減らす処理になります。
> 仕訳としては
> 預金 / 未収金 です。
> 給与控除ではなく本人から現金で受け取ると考えるとどうなりますか。
> 単純に未回収分の入金になります。
> であれば給与台帳で控除する際も単純に手取りを減らす処理をすることになります。
> なので社会保険料に回収不足分としての加算は出来ません。
> ご理解いただけましたでしょうか。
> とりあえず。
>

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