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経費購入品における納品書の保存取扱いについて

著者 MZB さん

最終更新日:2024年06月24日 17:40

こんにちは。
経費購入品における納品書(受領)の取扱いについてお尋ねしたく存じます。

いわゆる当社の商売/取引において、特に当社が仕入側として受領する納品書・請求書については、ともに保存(法定の7年?10年?くらい)することが運用として定着しております(買掛金側)。

しかし、いわゆる経費で購入しているもの(事務用品など)について、例えば通販サイトなどで購入(※ここでは請求書払いとする)するなどした場合は、支払いに必須となる請求書は、処理上必要なのでしっかりと保存されているのですが、商品到着時に同梱されている納品書については、してあるもの・していないものがマチマチでした。
また部署によっては、納品書は一旦取っておくが、その支払いが終わったら廃棄しているとしているところもありました。
また、上記通販の事例で、従業員が立替して調達した場合は、領収書のみが収集されており(領収書は精算として必要なため)、こちらは納品書の保存はほとんど見当たりませんでした。

最低限、経費に関しては請求書(あるいは領収証)の保存がなされていればよい、というのが現在の当社事実上の認識ということだろうと見受けるところですが、皆さんのところでは、経費購入品における納品書はどのようになさっておりますでしょうか。

保存すべきか/しなくてよいかとお伺いすれば「すべき」となってしまうかとは思うのですが、実際のところのご意見をいただければと存じます。

運用を直すべきなのか、直せるなら直した方がよいけどそこまでじゃないとか、別にそのままでもよいのか、社内展開をどうするのがよいのか悩んでおり、お力添えいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

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Re: 経費購入品における納品書の保存取扱いについて

著者tonさん

2024年06月24日 23:53

> こんにちは。
> 経費購入品における納品書(受領)の取扱いについてお尋ねしたく存じます。
>
> いわゆる当社の商売/取引において、特に当社が仕入側として受領する納品書・請求書については、ともに保存(法定の7年?10年?くらい)することが運用として定着しております(買掛金側)。
>
> しかし、いわゆる経費で購入しているもの(事務用品など)について、例えば通販サイトなどで購入(※ここでは請求書払いとする)するなどした場合は、支払いに必須となる請求書は、処理上必要なのでしっかりと保存されているのですが、商品到着時に同梱されている納品書については、してあるもの・していないものがマチマチでした。
> また部署によっては、納品書は一旦取っておくが、その支払いが終わったら廃棄しているとしているところもありました。
> また、上記通販の事例で、従業員が立替して調達した場合は、領収書のみが収集されており(領収書は精算として必要なため)、こちらは納品書の保存はほとんど見当たりませんでした。
>
> 最低限、経費に関しては請求書(あるいは領収証)の保存がなされていればよい、というのが現在の当社事実上の認識ということだろうと見受けるところですが、皆さんのところでは、経費購入品における納品書はどのようになさっておりますでしょうか。
>
> 保存すべきか/しなくてよいかとお伺いすれば「すべき」となってしまうかとは思うのですが、実際のところのご意見をいただければと存じます。
>
> 運用を直すべきなのか、直せるなら直した方がよいけどそこまでじゃないとか、別にそのままでもよいのか、社内展開をどうするのがよいのか悩んでおり、お力添えいただけますと幸いです。
>
> よろしくお願いいたします。


こんばんは。私見ですが…
最近の請求書は納品請求書となっていることが多いと思います。
物品同梱の納品書は物品チェックとして請求書が納品請求書であればそれのみで完了出来るのではないでしょうか。
梱包納品書と請求領収書の内容のチェックが終われば梱包納品書は不要と考えます。
請求書の内容にもよりますので先ずは先方作成請求書から検討されてはどうでしょうか。
後はご判断ください。
とりあえず。

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