電子帳簿保存法の電子取引の対応について

こんにちは

あくまで私見です。
確かなところは税理士もしくは税務署へお問い合わせください。

> 中小企業で経理を1人で担当することになり、未経験のため電子取引に関する対応に問題ないのか確認したく投稿しております。不勉強で申し訳ございませんがよろしくお願いします。
>
> ①Webで請求書をダウンロードする際
> 現状、ダウンロードしたものに、取引年月日、取引先名、金額のタイトルをつけ所定のフォルダに保存している。
> 請求書受領システム等の導入をしておらず、タイムスタンプの対応無し。
> 現状の対応で、電子帳簿保存法の電子取引に関する内容に対応出来ているのか。

国税庁のパンフレット
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023011-012.pdf

1. 真実性の確保
2. 可視性の確保

が必要とされています。

システムを導入せずに真実性の確保を満たすためには
「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守する」とありますので、規程が作られている必要があるかと思います。
規程の雛形も国税庁Webサイトからダウンロード可能です。

可視性の確保を満たすためには
・モニター・操作説明書等の備付け
・ 検索要件の充足
とあります。

この検索要件に関する質問だと思いますが「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問44に詳細があります。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0024005-113_r603.pdf

「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」で検索できるだけでなく、二以上の組み合わせで検索できることが必要ですが、税務調査員の求めに応じてダウンロードできるのであれば、二以上の組み合わせによる検索は省略可能なようです。
ですので、税務調査の際にはすぐに提出できるよう対応も必要かと思います。
他に、取引先ごとにフォルダを分ける方法もあるようです。
一問一答を参照してください。

> ②経費精算システムを導入しているが、Webでダウンロード出来る領収書を印刷し、それを写真で撮影したものをアップロードし、精算するのは問題ないか。
> 私の考えでは、Webでダウンロードできる領収書は電子取引にあたるため、ダウンロードしたデータで精算すべきで、それを撮影した写真で精算するのは問題があるのではないかと思っています。

Webでダウンロードした領収書を直接①のフォルダに保存したうえで、
別途、印刷→写真撮影して経理精算システムに取り込んでいるのでしょうか？

であれば電帳法には①のフォルダで対応しているようにも思います。
しかし、経理精算システムへ取り込む分は、①のフォルダへは保存してない、
または、印刷→写真撮影したものを①のフォルダへ保存しているのだとすると、
要件を満たしていないと思います。

前述の一問一答 問67に
『問67 電子取引の取引情報に係る電磁的記録を出力した書面をスキャナ保存することは認められますか。
【回答】
認められません。』

とあります。

> 同じような質問がすでにされていましたら大変申し訳ございません。ご教示いただけますと幸いです。よろしくお願いします。

ご返信が遅くなり申し訳ございません。
いただいた内容も元に、もう一度調べ直したり社内の状況を確認させていただきます。
ありがとうございました。

> こんにちは
>
> あくまで私見です。
> 確かなところは税理士もしくは税務署へお問い合わせください。
>
> > 中小企業で経理を1人で担当することになり、未経験のため電子取引に関する対応に問題ないのか確認したく投稿しております。不勉強で申し訳ございませんがよろしくお願いします。
> >
> > ①Webで請求書をダウンロードする際
> > 現状、ダウンロードしたものに、取引年月日、取引先名、金額のタイトルをつけ所定のフォルダに保存している。
> > 請求書受領システム等の導入をしておらず、タイムスタンプの対応無し。
> > 現状の対応で、電子帳簿保存法の電子取引に関する内容に対応出来ているのか。
>
> 国税庁のパンフレット
> https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023011-012.pdf
>
> 1. 真実性の確保
> 2. 可視性の確保
>
> が必要とされています。
>
> システムを導入せずに真実性の確保を満たすためには
> 「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守する」とありますので、規程が作られている必要があるかと思います。
> 規程の雛形も国税庁Webサイトからダウンロード可能です。
>
> 可視性の確保を満たすためには
> ・モニター・操作説明書等の備付け
> ・ 検索要件の充足
> とあります。
>
> この検索要件に関する質問だと思いますが「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問44に詳細があります。
>
> https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0024005-113_r603.pdf
>
> 「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」で検索できるだけでなく、二以上の組み合わせで検索できることが必要ですが、税務調査員の求めに応じてダウンロードできるのであれば、二以上の組み合わせによる検索は省略可能なようです。
> ですので、税務調査の際にはすぐに提出できるよう対応も必要かと思います。
> 他に、取引先ごとにフォルダを分ける方法もあるようです。
> 一問一答を参照してください。
>
> > ②経費精算システムを導入しているが、Webでダウンロード出来る領収書を印刷し、それを写真で撮影したものをアップロードし、精算するのは問題ないか。
> > 私の考えでは、Webでダウンロードできる領収書は電子取引にあたるため、ダウンロードしたデータで精算すべきで、それを撮影した写真で精算するのは問題があるのではないかと思っています。
>
> Webでダウンロードした領収書を直接①のフォルダに保存したうえで、
> 別途、印刷→写真撮影して経理精算システムに取り込んでいるのでしょうか？
>
> であれば電帳法には①のフォルダで対応しているようにも思います。
> しかし、経理精算システムへ取り込む分は、①のフォルダへは保存してない、
> または、印刷→写真撮影したものを①のフォルダへ保存しているのだとすると、
> 要件を満たしていないと思います。
>
> 前述の一問一答 問67に
> 『問67 電子取引の取引情報に係る電磁的記録を出力した書面をスキャナ保存することは認められますか。
> 【回答】
> 認められません。』
>
> とあります。
>
> > 同じような質問がすでにされていましたら大変申し訳ございません。ご教示いただけますと幸いです。よろしくお願いします。