届出・申請の回収方法について（家族手当、住所変更、通勤手当）

こんにちは

> 日頃の業務お疲れ様です。
>
> 標題の通り、従業員全員から下記の情報を収集するにあたり、
> このご時世、社内もSDGsに取り組んでいるため、どうにかデジタル化できないかと検討中です。（昨年までは、本人記載のもと紙媒体で回収しておりました。）
>
> QRコードを読み込んだら、アンケート様式のような形で入力するような
> WEBフォームをイメージしてはいますが、効率的な情報を収集できないか、
> どなたかご教示いただけませんでしょうか？
>
> ・家族構成
> ・新住所（移転日）
> ・乗車区間（運賃）
> ・通勤届（自家用車情報、保険の種類 等）
>
> ※入力途中で画面が消えてしまったりしても、保存されるようなWEB様式
> ※過去の入力データが保存され、次年度も活用できるWEB様式

多少手間が掛かりますが、無料で出来る案として

・回答してもらうためのフォーマットをGoogleスプレッドシートで作成
・従業員の数だけ複製し、ファイル名を従業員名や従業員番号などに変更
・従業員Aさん用のスプレッドシートはAさんと管理部だけに共有
・スプレッドシートが編集された場合は管理部に通知が来るようにしておく

こうすれば、各従業員にスプレッドシートのURLがメールされますし
従業員がスプレッドシートに入力すれば管理者に通知が来ます。

入力結果はそのまま残っていますので、変更申請の際には前回の入力内容を利用できます。

スプレッドシートが従業員の数ほどできてしまいますが
関数やスクリプトを使って集計すればよいでしょう。

junkoo さん

ご教示ありがとうございます！
Googleアカウントを取得していただければ可能ですね！

お年を召した方でも入力が容易は方法とすると、、、
やはり紙媒体なのでしょうか。
数百名以上の従業員から情報を収集するための改革として
提案してみましたが、やはり準備段階から慎重に行わなくては
本末転倒になりかねないので、ご相談させていただきました。
非常に参考になりました！ありがとうございました！

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> 多少手間が掛かりますが、無料で出来る案として
>
> ・回答してもらうためのフォーマットをGoogleスプレッドシートで作成
> ・従業員の数だけ複製し、ファイル名を従業員名や従業員番号などに変更
> ・従業員Aさん用のスプレッドシートはAさんと管理部だけに共有
> ・スプレッドシートが編集された場合は管理部に通知が来るようにしておく
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> こうすれば、各従業員にスプレッドシートのURLがメールされますし
> 従業員がスプレッドシートに入力すれば管理者に通知が来ます。
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> 入力結果はそのまま残っていますので、変更申請の際には前回の入力内容を利用できます。
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> スプレッドシートが従業員の数ほどできてしまいますが
> 関数やスクリプトを使って集計すればよいでしょう。

私見です。

全員を電子提出とせずとも、できる人だけしてもらって残りの人は紙媒体、なども考えてはいかがでしょうか。
例えば、社内のメールアドレスある人はそちらから提出してもらうなどの対応もあるでしょう。

1つ気になったのが、家族構成についての情報回収です。

こちらに関して、扶養控除等申告書の提出が必要な場合もありますから、単に電子で提出してもらうだけでは要件を満たさない恐れがあります。
そのあたりも注意が必要でしょう。

うみのこさん

ご回答ありがとうございます！
電子回答、紙媒体の併用となりそうです。

捺印の必要な書類も電子化するにあたり、
規定を作らなければなりませんね。


> 私見です。
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> 全員を電子提出とせずとも、できる人だけしてもらって残りの人は紙媒体、なども考えてはいかがでしょうか。
> 例えば、社内のメールアドレスある人はそちらから提出してもらうなどの対応もあるでしょう。
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> 1つ気になったのが、家族構成についての情報回収です。
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> こちらに関して、扶養控除等申告書の提出が必要な場合もありますから、単に電子で提出してもらうだけでは要件を満たさない恐れがあります。
> そのあたりも注意が必要でしょう。