勤怠管理について（打刻漏れ、直行直帰時の対応）

こんにちは。

１．
推測部分を省くのであれば、担当者が確認もせずに「始業時刻や終業時刻を記載する」のはサービス残業を誘発しかねない行為でしょうから、すくなくとも「口頭で確認」は必要かと思います。口頭で誰がいつ確認したのかは記録しておくとよいかなと思います。

２．
セミナーの参加等については、おそらくそれに要する費用について会社負担があれば証はそもそも必要かと思います。
セミナー以外でも直行・直帰を要する業務があるのであればそのような場合にはそもそも参加証等の証はないでしょうから、正しく労働時間が把握できている状況であればどこに行っていたのかまでの記録は必ずしもなければならないというわけではないでしょう。

ただ、本来の時間より早く貴社することができた場合や、予定外の残業が生じる可能性がまったくないわけではないでしょうから、出張届等を利用しているのであれば、そのような届を証とする考え方はあるかもしれませんね。
この点は貴社の運用次第かなと思います。



> 勤怠管理について質問させていただきます。
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> 現在、ICカードによる打刻時間により勤怠管理を行っております。残業時間については、申請・上長承認があったものについて、認めております。
>
> 以下の点について、どのような対応をするべきかアドバイスいただけますと幸いです。
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> １．打刻漏れがあった場合に、現状は打刻時間修正申請書のような書類は取得しておらず、本人に確認するか、不明確な場合は、所定労働時間の始業・終業時間を入力しております。このような場合、修正申請書のような書類を取得するのが一般的なのかもしれませんが、事務処理の簡便化として、口頭による確認または不明確なときは勤怠担当者が始業・終業時間を入力することに問題はありますでしょうか？
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> ２．直行や直帰を行った場合、証拠書類として何らかの書類（セミナー参加報告書など）を取得するのが望ましいのでしょうか？直行直帰で打合せに行くだけの場合などは証拠となる書類がない場合もあり、上長からは証拠書類が必要であると指示がありましたが、そこまでする必要があるのか疑問に感じているところです。
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> よろしくお願いいたします。

お疲れ様です。

御社では勤怠は個人管理で打刻して人事系が承認し、ラインの上長確認は不要としているのでしょうか。

当社では月締めで上長がメンバー全員の毎日の出退勤を確認し、承認しないと勤怠データとして次の工程（人事労務系の処理及び給与計算等）に進まないようになっています。「上長」は直属のリーダなので普通はメンバーは10人以下に調整されています。打刻漏れや直行直帰の場合の再打刻、打刻データの修正機能は上長にも与えられています。

私は上長ポジションにもいますが、毎月メンバーの勤怠を確認・承認しています。正確にはシステムによる承認は月一回ですが、勤怠確認は週一回以上とし、私の権限による打刻漏れ等の確認は細かく実施しています。

上長が確認する機能があれば、当社では基本的には総務・労務が従業員個人のデータを修正することはありません。だから修正依頼書のような書類は当社には存在しません。出張の記録は各部署の運用に任されていますが、私の部署ではメールで記録を残すようにしています。御社の状況は多分ラインの長が勤怠確認を怠っていることが原因の一つだと思われますので、御社はもっとラインの長に対して勤怠管理の権限をおろしていく、もしくは権限を果たすように促していく必要があると思われます。

ご参考まで。


> 勤怠管理について質問させていただきます。
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> 現在、ICカードによる打刻時間により勤怠管理を行っております。残業時間については、申請・上長承認があったものについて、認めております。
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> 以下の点について、どのような対応をするべきかアドバイスいただけますと幸いです。
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> １．打刻漏れがあった場合に、現状は打刻時間修正申請書のような書類は取得しておらず、本人に確認するか、不明確な場合は、所定労働時間の始業・終業時間を入力しております。このような場合、修正申請書のような書類を取得するのが一般的なのかもしれませんが、事務処理の簡便化として、口頭による確認または不明確なときは勤怠担当者が始業・終業時間を入力することに問題はありますでしょうか？
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> ２．直行や直帰を行った場合、証拠書類として何らかの書類（セミナー参加報告書など）を取得するのが望ましいのでしょうか？直行直帰で打合せに行くだけの場合などは証拠となる書類がない場合もあり、上長からは証拠書類が必要であると指示がありましたが、そこまでする必要があるのか疑問に感じているところです。
>
> よろしくお願いいたします。

弊社も数年前からICカードを使った出退勤管理を行っています。

１） 打刻漏れ
紙のタイムカードのように打刻の有無がその場で確認できない（ピッという電子音だけ）ので、気づかずに打刻ミスが生じることが時々有ります。
本人の口頭による事後報告だけでは記録に残らないので、申請書のような毎回発行する形は取らず、１枚に１０数行記入できる個人用の記録表を作り、修正日付、理由（例：打刻ミス）、上長の確認印を捺印したものを提出してもらい、業務で修正完了印を押して本人に返却します。
記録表形式だと本人、上長、業務担当の三者がミスの発生回数を表で把握できるので、本人が気にするためか徐々にミスの回数も減っています。

２） 直行直帰
従業員がかってに直行直帰でセミナー参加、顧客訪問することはないと思いますので、事前に直行直帰の届出があれば、原則、定刻の出退勤として扱います。（PCに直接入力で修正）
届出がない場合は１と同様に、遅刻早退の届出未提出なのか、理由を記録表に記入して提出してもらいます。

ミスが判明するのは給与締め日前にパソコン上の記録で気づくこともあるので、必ずしもミスのあった当日、翌日とは限りません。給与締めまでに本人への聞き取りして記録表で修正して矛盾を無くします。
ご参考になれば幸いです。

あか777 さん　こんにちは

私見です

1.　勤怠についてではありませんが、以前当局の担当者に言われたことは
　　証跡がないものは「なかったこと」であると
　　　このような事例がクローズアップされるときは何らかの問題が発生した
　　場合なので証跡は残しておくことが宜しいかと判断します
　　　前の会社では本人がシステムに入力⇒直属の管理職のシステム承認
　　今の会社では１週間分記載可の届出書を起票⇒直属の管理職の押印⇒勤怠
　　担当者（経理部）が時間登録　というフローです

　　　不明確ということがあまりイメージできませんが
　　不明確なものをそのままにして他人が登録するというのは、まったく
　　根拠のない時間を登録することなので何か問題が発生した場合は紛争等
　　の種になると存じます
　　　明確化してその時間を登録することが宜しいのではないかと

2.　直行直帰した場合、その時点で関係者はその事実を把握していると
　　思いますが、１か月も経てば「何だったけ？」ということにも、、、
　　数か月も経てば本人もなかなか思い出せなくなると存じます
　　こういうものは問題になるとすれば相応の時間が経過してからかと
　　　証拠というか備忘になる書類は必要と個人的には思います
　　例えば1.の帳票・理由欄に付記すればよいのではないかと存じます


> 勤怠管理について質問させていただきます。
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> 現在、ICカードによる打刻時間により勤怠管理を行っております。残業時間については、申請・上長承認があったものについて、認めております。
>
> 以下の点について、どのような対応をするべきかアドバイスいただけますと幸いです。
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> １．打刻漏れがあった場合に、現状は打刻時間修正申請書のような書類は取得しておらず、本人に確認するか、不明確な場合は、所定労働時間の始業・終業時間を入力しております。このような場合、修正申請書のような書類を取得するのが一般的なのかもしれませんが、事務処理の簡便化として、口頭による確認または不明確なときは勤怠担当者が始業・終業時間を入力することに問題はありますでしょうか？
>
> ２．直行や直帰を行った場合、証拠書類として何らかの書類（セミナー参加報告書など）を取得するのが望ましいのでしょうか？直行直帰で打合せに行くだけの場合などは証拠となる書類がない場合もあり、上長からは証拠書類が必要であると指示がありましたが、そこまでする必要があるのか疑問に感じているところです。
>
> よろしくお願いいたします。