雇用契約期間満了の雇用契約書の保管期間について

> いつも参考にさせていただいております。
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> 弊社ではパート社員との有期雇用契約を、1年ごとに更新しております。
> 現状、雇用契約書の保管期間は以下の通りです。
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> ●契約期間満了の雇用契約書・・・契約満了日から３年間
> ●退職者の雇用契約書・・・退職から３年間
> （雇用契約書の保管期間が５年に延長されたのは知っておりますが、未だ経過措置として３年間分しか保存していません）
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> 「契約期間満了の雇用契約書」についての保管期間ですが、どれが正しいのでしょうか。
> ①契約満了日から３年間保管
> ②退職から３年間（つまり、退職から３年経過するまでは今まで交わした全ての雇用契約書を保管しておく）
> ③新しく雇用契約を結びなおした時点で、契約満了の雇用契約は破棄
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> 色々な説があり、分からなくなってしまいました。
> ご教示いただけないでしょうか。よろしくお願いいたします。
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たしかに、状況によって意見が分かれる点ですが、現行の法令の趣旨や各機関の解釈を踏まえると、以下のように整理できます。

【基本的な考え方】
労働基準法や関連法令に基づく「書類等の保存期間」は、一般にその文書の性格（雇用期間中の契約書か、退職後の保存書類か）や、後日のトラブル防止・証明責任のための保存目的に応じて定められます。ここでの「契約期間満了の雇用契約書」については、契約期間自体が終了しているが、会社にとっては引き続き、過去の雇用条件などの証拠資料としての意義があると解釈されます。

【各説の整理】
① 「契約満了日から３年間保管」
　　→ 契約期間が終了した日を基準にして、その後３年間保存するという考え方です。これは、契約書に記載された契約内容の証明として、契約期間の終了後一定期間保存するという方向性と一致します。

② 「退職から３年間：つまり、退職から３年経過するまでは今まで交わした全ての雇用契約書を保管しておく」
　　→ こちらは「退職」という点に着目しており、パート社員の場合、雇用契約が更新される都度、旧契約（満了となった契約書）と現行の契約書が併存する可能性があります。採用担当や労務管理の立場では、社員が退職してからその人に関する一連の証拠書類を一定期間保存するという制度的背景があります。ただし、退職していない現職パート社員であれば、当該更新契約の「満了契約書」については、最新契約に移行した時点での保存義務は、法令上必ずしも「退職日」ではなく「契約期間満了日」を起点とするケースが一般的です。

③ 「新しく雇用契約を結びなおした時点で、契約満了の雇用契約は破棄」
　　→ これは、新契約締結時に旧契約書の保存義務を終了してしまうという運用であり、法令上は必ずしも認められていません。特に証拠能力を考えれば、過去の契約履歴も管理義務の対象になるため、旧契約書を破棄することは推奨されません。

【現状の法令改正と運用の実例】
最近の法改正や関係機関の見解では、企業においては「雇用契約書（有期であったとしても）」の保存期間は、労務管理上の必要性や労働者との紛争防止のため、原則として「契約終了日（満了日または退職日）から３年間」またはそれに準じる期間を設けることが望ましいとされています。一方で、法改正に伴い保存期間が５年に延長された旨の指摘も見受けられるため、企業の実務では移行措置として旧来の３年間保存しているケースがあるようです.

【結論】
現時点での一般的な解釈や管理実務を鑑みると、①「契約満了日から３年間保管」が原則であり、退職者であれば①と②の両面が考慮され、退職後はその個人に関わる全書類を一括して３年間保存するという運用が取られることが多いです。しかし、「新契約締結時に旧契約書を破棄」する方式（③）は、証拠能力の観点から見て望ましくありません。

したがって、パート社員についても、契約が更新された場合でも、過去の契約書は基本的に契約満了日を起点として３年間（場合によっては、退職時を起点として３年間として保存が求められることもあります）保存するのが適切な対応と考えられます。



なお、保存期間については業種や個別の就業規程、さらには最新の法令改正等に左右される部分もありますので、最新の法令・運用指針及び顧問弁護士等の意見も合わせてご確認いただくことをおすすめします。

Srspecialist様

ご回答いただきましてありがとうございます。
従業員数が多いため、契約書の保管も場所を取ってしまい悩んでおりました。
契約満了になった契約書については、「契約満了日を起点として３年間」の保管で運用しようと思います。
ありがとうございました。