出張旅費の運用について　ご意見お願いします

こんにちは。

法人で出張であれば事前に行程がわかるように思えます。
そうであれば、法人側で予約をされてはいかがでしょうか。
必ずしも出張の際に法人カードを持参しなければならないというわけでもないでしょう。

新幹線利用であれば、ＪＲ東海とかは法人カード会員というものあります。

法人で入会をご検討の方へ（ＪＲ東海サイト）
https://expresscard.jp/corporate/

宿泊予約も基本法人で予約するということも方法でしょう。


で、それすら面倒ということであれば④が簡便な方法でしょう。
ただ、税務上領収書の提出は必須として処理は必要でしょう。
年間の額が大きくなるようであれば、個人のクレジットカード決済は顧問税理士さんが否定的であればするべきでないと考えますので、法人カードを導入することがよいでしょう。



> 出張旅費をどうするか（個人立替・個人・法人カード決済）
>
> 当法人は10数名の公益法人団体です。
> 従来より経費になるものは原則現金支払、個人のクレジットカード決済は禁止されています。しかしながら、出張の新幹線代やホテル代に関しては、職員が個人で手配するため実際のところは個人カード決済をしており、領収書の添付なしで経費申請を認めていました。
> つまり「領収書を添付しない＝クレジット決済していても見えないからOK」という感じです。違和感がありますが、長年在籍していた経理部長からそうするように言われており、特に監査や立ち入り検査での指摘もありませんでした。
>
> 経理部長の退職を機に、顧問会計士に上記の件を相談してみたところ、やはり「領収書は添付すべき」との回答がありました。
> また、個人のクレジットカード決済はポイントが個人の懐に入ってしまうため、「給与」と見なされて所得税を追徴される可能性があるとも。
>
> そこで、今後の対応なのですが、
> こういった場合はどうするのがベターでしょうか？
>
> ①引き続き現金のみのルールとし、領収書もつけるため個人カードでの新幹線予約や宿泊予約はNG。すべて個人で現金立替してもらう。
> →これでは職員の一時的な金額負担が大きくなり、クレジット決済で予約ができないと予約の変更や発券で困るのではと思います。
>
> ②ルールは継続したまま、事前に旅費を仮払し職員に渡す。新幹線やホテルも現地で現金支払いする。
> →個人の一時的負担は解消できますが、現地支払の手間はあります。また、ホテルは良いとして、やはりスマートEXなどが使えないと新幹線の変更は困るのではないかと思います。
>
> ③法人カードを契約し、出張が発生した職員に貸し出す。
> →法人カードの使いまわしはNGと聞いたことがありますが、固定の職員が出張にいくわけではないため、行く可能性がある人数分カードを作る必要があるのか？頻繁に出張する訳ではないのに用意するか？また、各自で予約を取る際に貸し出すのか？不正利用のリスクは？など、疑問が多々あります。
>
> ④「給与」とみなされる可能性があっても個人カード決済を認める。後日精算。
> →これが一番職員や経理の手間は解消されますが、追徴のリスクを知っていながらこの方法を選択すべきか悩みます。
>
> 長くなり、申し訳ありません。
> なにぶん古く、小さな法人のため今の時代に対応した社内運用に変更するにはどうしたらよいのか、ご意見いただけますと幸いです。

ぴぃちん様

早速ご意見いただきありがとうございます。
新幹線・ホテルの予約～支払までを法人側で（総務部がありませんので経理部の私が…）行うということですね。
法人カードを一枚用意し、経理側でネット予約・クレジット支払するというイメージで合っていますでしょうか？
個人のカード決済であればスマートEXと紐づけでき、在来線から新幹線への乗り継ぎもスムーズな印象ですが、法人カードで決済した場合は在来線は「定期圏外は立て替えてもらい、新幹線は出張者が券売機で発券し乗車」という感じでしょうか？
また、現地でのタクシー移動も現金で立て替えてもらうのでしょうか。

イメージが乏しく申し訳ありません。
また、経理・人事・システム・総務的な部分をすべてやっていますのでこちらの業務を増やしたくない、各自で手配してほしい…というのは正直なところですが、リスクを考えると一番妥当なのかもしれません。
ありがとうございます。


> こんにちは。
>
> 法人で出張であれば事前に行程がわかるように思えます。
> そうであれば、法人側で予約をされてはいかがでしょうか。
> 必ずしも出張の際に法人カードを持参しなければならないというわけでもないでしょう。
>
> 新幹線利用であれば、ＪＲ東海とかは法人カード会員というものあります。
>
> 法人で入会をご検討の方へ（ＪＲ東海サイト）
> https://expresscard.jp/corporate/
>
> 宿泊予約も基本法人で予約するということも方法でしょう。
>
>
> で、それすら面倒ということであれば④が簡便な方法でしょう。
> ただ、税務上領収書の提出は必須として処理は必要でしょう。
> 年間の額が大きくなるようであれば、個人のクレジットカード決済は顧問税理士さんが否定的であればするべきでないと考えますので、法人カードを導入することがよいでしょう。
>
>
>
> > 出張旅費をどうするか（個人立替・個人・法人カード決済）
> >
> > 当法人は10数名の公益法人団体です。
> > 従来より経費になるものは原則現金支払、個人のクレジットカード決済は禁止されています。しかしながら、出張の新幹線代やホテル代に関しては、職員が個人で手配するため実際のところは個人カード決済をしており、領収書の添付なしで経費申請を認めていました。
> > つまり「領収書を添付しない＝クレジット決済していても見えないからOK」という感じです。違和感がありますが、長年在籍していた経理部長からそうするように言われており、特に監査や立ち入り検査での指摘もありませんでした。
> >
> > 経理部長の退職を機に、顧問会計士に上記の件を相談してみたところ、やはり「領収書は添付すべき」との回答がありました。
> > また、個人のクレジットカード決済はポイントが個人の懐に入ってしまうため、「給与」と見なされて所得税を追徴される可能性があるとも。
> >
> > そこで、今後の対応なのですが、
> > こういった場合はどうするのがベターでしょうか？
> >
> > ①引き続き現金のみのルールとし、領収書もつけるため個人カードでの新幹線予約や宿泊予約はNG。すべて個人で現金立替してもらう。
> > →これでは職員の一時的な金額負担が大きくなり、クレジット決済で予約ができないと予約の変更や発券で困るのではと思います。
> >
> > ②ルールは継続したまま、事前に旅費を仮払し職員に渡す。新幹線やホテルも現地で現金支払いする。
> > →個人の一時的負担は解消できますが、現地支払の手間はあります。また、ホテルは良いとして、やはりスマートEXなどが使えないと新幹線の変更は困るのではないかと思います。
> >
> > ③法人カードを契約し、出張が発生した職員に貸し出す。
> > →法人カードの使いまわしはNGと聞いたことがありますが、固定の職員が出張にいくわけではないため、行く可能性がある人数分カードを作る必要があるのか？頻繁に出張する訳ではないのに用意するか？また、各自で予約を取る際に貸し出すのか？不正利用のリスクは？など、疑問が多々あります。
> >
> > ④「給与」とみなされる可能性があっても個人カード決済を認める。後日精算。
> > →これが一番職員や経理の手間は解消されますが、追徴のリスクを知っていながらこの方法を選択すべきか悩みます。
> >
> > 長くなり、申し訳ありません。
> > なにぶん古く、小さな法人のため今の時代に対応した社内運用に変更するにはどうしたらよいのか、ご意見いただけますと幸いです。

こんにちは。

ＪＲ各社によって異なるかもしれませんが、ＪＲ東海の場合であれば法人でエクスプレス予約が利用できますし、共有カードの発行も可能なようです。
個人所有のものを利用しなくても対応はできます。

在来線については、当方は特急券については領収書は必須としてます（旅費規定）。

タクシーについては、貴社の顧問税理士さんに確認してください。個人の財布を介さないとするのであれば、現金精算が煩わしくはないでしょう（降車時の決済の簡便さは電子決済のほうが楽ですけどね）。
いずれにしても、タクシー利用の場合も領収書は必須です。



> 早速ご意見いただきありがとうございます。
> 新幹線・ホテルの予約～支払までを法人側で（総務部がありませんので経理部の私が…）行うということですね。
> 法人カードを一枚用意し、経理側でネット予約・クレジット支払するというイメージで合っていますでしょうか？
> 個人のカード決済であればスマートEXと紐づけでき、在来線から新幹線への乗り継ぎもスムーズな印象ですが、法人カードで決済した場合は在来線は「定期圏外は立て替えてもらい、新幹線は出張者が券売機で発券し乗車」という感じでしょうか？
> また、現地でのタクシー移動も現金で立て替えてもらうのでしょうか。
>
> イメージが乏しく申し訳ありません。
> また、経理・人事・システム・総務的な部分をすべてやっていますのでこちらの業務を増やしたくない、各自で手配してほしい…というのは正直なところですが、リスクを考えると一番妥当なのかもしれません。
> ありがとうございます。

ぴぃちん様

JR東海のエクスプレス予約、拝見いたしました。口座引落もできるようで良いですね。東北の方まで網羅していたら完璧なのですが…
共有カードも発行できるとの事、情報頂きありがとうございます。
後任の経理部長が来たら運用について相談してみようと思います。
いずれにしても領収書なしは辞めないといけませんね。
ありがとうございました。

土屋

> こんにちは。
>
> ＪＲ各社によって異なるかもしれませんが、ＪＲ東海の場合であれば法人でエクスプレス予約が利用できますし、共有カードの発行も可能なようです。
> 個人所有のものを利用しなくても対応はできます。
>
> 在来線については、当方は特急券については領収書は必須としてます（旅費規定）。
>
> タクシーについては、貴社の顧問税理士さんに確認してください。個人の財布を介さないとするのであれば、現金精算が煩わしくはないでしょう（降車時の決済の簡便さは電子決済のほうが楽ですけどね）。
> いずれにしても、タクシー利用の場合も領収書は必須です。
>
>
>
> > 早速ご意見いただきありがとうございます。
> > 新幹線・ホテルの予約～支払までを法人側で（総務部がありませんので経理部の私が…）行うということですね。
> > 法人カードを一枚用意し、経理側でネット予約・クレジット支払するというイメージで合っていますでしょうか？
> > 個人のカード決済であればスマートEXと紐づけでき、在来線から新幹線への乗り継ぎもスムーズな印象ですが、法人カードで決済した場合は在来線は「定期圏外は立て替えてもらい、新幹線は出張者が券売機で発券し乗車」という感じでしょうか？
> > また、現地でのタクシー移動も現金で立て替えてもらうのでしょうか。
> >
> > イメージが乏しく申し訳ありません。
> > また、経理・人事・システム・総務的な部分をすべてやっていますのでこちらの業務を増やしたくない、各自で手配してほしい…というのは正直なところですが、リスクを考えると一番妥当なのかもしれません。
> > ありがとうございます。