相談の広場

このエントリーをはてなブックマークに追加

企業法務

企業法務について、みんなに相談したり、分かるときは教えてあげたりと、相互協力のフォーラムです!

総務の森イチオシ記事が満載: 経営ノウハウの泉(人事労務~働き方対策まで)

出張申請書は必要ですよね?

最終更新日:2007年10月05日 11:10

従業員数40名ほどの会社で経営企画をやっている者です。

弊社には「出張報告書」はありますが、事前の「出張申請書」はありません。

そのため、その出張が本当に必要かどうかチェックをすることができないのですが、「出張申請書」はあったほうがいいですよね?

数年前までは従業員数も20名前後で、いま誰がどこへ何のために出張してるかが一目瞭然でしたが、社員数が倍になり、今後も増えていくことが予想されるため、把握が困難になりつつあります。

誰がどこにいるか分からないというのは、危機管理上問題があると思います(もちろん直属の上司は把握しているでしょうが)。

みなさんの会社には出張申請書のようなものはありますか?
あるとしたらどんな理由で設けていらっしゃいますか?
(上司を説得するための材料を探しています。)

どうぞよろしくお願いいたします。

スポンサーリンク

Re: 出張申請書は必要ですよね?

著者久保FP事務所さん (専門家)

2007年10月05日 13:28

> 従業員数40名ほどの会社で経営企画をやっている者です。
>
> 弊社には「出張報告書」はありますが、事前の「出張申請書」はありません。
>
> そのため、その出張が本当に必要かどうかチェックをすることができないのですが、「出張申請書」はあったほうがいいですよね?
>
> 数年前までは従業員数も20名前後で、いま誰がどこへ何のために出張してるかが一目瞭然でしたが、社員数が倍になり、今後も増えていくことが予想されるため、把握が困難になりつつあります。
>
> 誰がどこにいるか分からないというのは、危機管理上問題があると思います(もちろん直属の上司は把握しているでしょうが)。
>
> みなさんの会社には出張申請書のようなものはありますか?
> あるとしたらどんな理由で設けていらっしゃいますか?
> (上司を説得するための材料を探しています。)
>
> どうぞよろしくお願いいたします。

==========================

経理部門、現金出納の管理からすれば、出張申請書:出張報告書が必要でしょう。

公開予定企業における同様の件ですが、<出張申請書:報告書>により、出張予定日3~5日前に申請を求めて出張前日に現金の手渡し又は銀行振り込みをしています。
(出張予定前払いといいますか)
日常、頻繁に発生する、現金出納業務 清算の簡略化方針です。

出張後の報告(出社後2日前後)で清算、現金の戻し又は支払を行います。
現金出納部署の不必要な現金残高を為さないようにすることです。

出張申請書:報告書ですが、経理出納部は現金支出時≪前払い≫はコピー保管、正本を渡し、清算時に正本に不足、戻しの記入を求め 清算を行います。

買付け代金請求のについては小額ならば当日の現金清算をしますが、ある程度は買掛金処理で、指定日の振込み清算をおこないます。

Re: 出張申請書は必要ですよね?

著者たまりんさん

2007年10月06日 09:24

こんにちは、さかがわさん。

 さて、ご相談の件、弊社は導入に失敗しましたので、それをご参考にしていただけると幸いです。

 まず、弊社の導入までの流れを申し上げると、さかがわさんと同様の経営企画の立場で、危機管理の観点から導入しようという話になりました。
 尚、実情は御社よりもいい加減で、出張報告書さえない状況だったのです。

 よって、規程や届の様式は、日本○令等をサンプルに弊社の実情に合わせて作成したつもりだったのですが、ここからが上手くいきませんでした。
 理由は、ご想像の通り
①今までなくても何とかなっていたのだから、わざわざ余計な手間を増やす必要はないのではないか?
→古株社員に多い意見
②(起案時は、日帰りが1,500円、宿泊が2,000円程度の手当支給としていたのですが)今まで手当を支給しないでも社員から不満がなかったのに余計な経費がかかるではないか?
→トップの意見。尚、弊社は、結果的に今も旅費は実費支給のため、格安チケットで購入しても、領収書なしの正規料金請求でも暗黙の了解となっており、手当にはなじまない。
③危機管理は分かるが、(ほとんど全てが国内出張の弊社においては)携帯電話が普及しているのに、余程の事がない限り連絡がつかないことはありえず、社員から反発されるだけではないか?。また、トップの出張先にしても秘書が(連絡先も含め)把握している。
総務部長の意見(悲)
出張申請書とは別に仮払申請書があるため、事前に費用の仮払を受けるときの申請方法が不明確ではないか?。また、(弊社は仮払は月1回の5日と決まっているため)イレギュラーな仮払いを行うのはどうか?
→経理部の意見。ホンネは「面倒だ」ということ。
⑤(出張届の制定には関係ないが)もともと、次週の業務予定書を提出し、主張先を連絡している。
→弊社においては営業部と工務部が独自に様式を設けていた。

といった様々な意見があり、何故だか出張申請書だけが残り、社員の反発or規程の存在さえ知らないという悲しい状態になってしまいました。

 つまり、「何が言いたいか」といいますと、まずは、「危機管理」というお題目はなかなか通じないこと。
 次に、社内の出張に関する実情を把握すること。(②④⑤辺りを調査したほうがよいでしょう)
 最終的には、出張申請書を導入するメリットがあるようにすること。例えば、出張手当がある、または出張申請書と報告書と(出張にかかる)仮払申請を1枚ものにする等が必要かと思います。

どうしても、経営企画は嫌な役回りで、経理や総務などの守旧派連中にも協力を得にくい立場ですが、お互いがんばりましょう。

以上

Re: 出張申請書は必要ですよね?

さかがわさん

こんにちは。

当社では、出張申請書出張精算書、出張報告書の導入をしまして、今のところ機能しています。

まず、出張申請書の提出がないと出張精算(旅費・宿泊費・日当など)ができない仕組みにしてあります。
経理で出張申請書出張精算書の突合をし、出張申請書がないと「社命」の確認がとれないため精算でき
ないことにしてあります。

社内へは、「旅費規程」に規定された「社命による出張」について決裁権限に基づいた上司の承認を残す
ため、つまりその出張が正当なものであると証拠を残し従業員を守る(精算ができる)ためと説明して
います。

管理職が協力的なため、導入も最初のうち提出漏れがあった程度であまり混乱なくできました。
また、出張報告書も同様に、出張に関する成果の確認のためということで、定着しています。

ご参考にしていただければ幸いです。

1~4
(4件中)

    スポンサーリンク

    経営ノウハウの泉より最新記事

    スポンサーリンク

    労働実務事例集

    労働新聞社 監修提供

    法解釈から実務処理までのQ&Aを分類収録

    注目のコラム

    注目の相談スレッド

    PAGE TOP