書面開催の取締役会議事録について

鉄鋼仮面さん、こんにちは。

> ①開催日時・・・実際には開催してないが、いつに設定すればよいのか？電磁的記録による同意を求めた日なのでしょうか？架空開催のように任意設定でよいのか？
> ②開催場所・・・書面開催と記せばよいのか？
> ③出席者・・・出席者という表現でよいのか？同意者と表記した方がよいのか？

　会社法施行規則第101条第4項に書面開催の場合の記載事項が定められています。それによると、上記ご質問の①は開催日時ではなく取締役会の決議あったものとみなされた日、つまり全員の同意を取り終えた日を記載することになります。

　②は開催していないので記載する必要はなく、③も出席者ではなく提案を行った取締役の氏名と議事録の作成を行った取締役の氏名を記載することとなります。

　実際、当社でも何度か書面開催しておりますが、その折の議事録は以下のようなものとなっています。法定事項のほか任意に全員の記名押印を残しております。

　臨時取締役会議事録

　当社取締役の全員が、取締役会の決議の目的である下記１の事項の内容について同意の意思を表示し、各監査役が異議を述べなかったことから、会社法第３７０条の規定により下記のとおり取締役会の決議があったものとみなされた。これを証するため、会社法施行規則第１０１条第４項第１号の規定に基づき本議事録を作成する。

　　　　　　　　　　　　記

１．取締役会の決議があったものとみなされた事項の内容
　議　案　　○○○○○○について
　　　　　　　
２．上記１の事項を提案した取締役
　代表取締役　××××

３．取締役会の決議があったものとみなされた日
　平成１９年○月××日

４．議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名
　取締役　××××　　　平成１９年○月××日作成

以上これを証するため、取締役全員次に記名押印する。

平成１９年○月××日

トラきちさん、こんにちは。

早速の返信ありがとうございます。
とても解りやすい内容に感謝しております。
会社法施行規則第101条第4項及びトラきちさんのご意見を参考に議事録の作成を致します。

トラきちさん、再び質問させてください。

議事録のサンプルにもございますが・・・
２．の事項を提案した取締役（社の代表）は解りましたが
４．の議事録作成に係る職務を行った取締役は具体的にはどのような職位の取締役を指すのでしょうか？

実際の議事録は総務担当の当方が作成していますので、総務業務管掌の取締役（当方の上司）ということでよいのでしょうか？
ご教授宜しく願います。

鉄鋼仮面さん、こんにちは。

　当社の場合は総務の担任役員があたっています。ただし、グループの他の会社（非大会社）では２の提案とともに代表取締役があたっているケースの方が多いようです。

　法ではとくに作成にあたる取締役を限定していませんので、実際議事録を作成されておられる総務担当取締役でよいと思いますよ。

トラきちさん、迅速な対応ありがとうございます。

貴重なご意見参考にさせていただきます。
当社においても“議事録の作成に係る職務を行った取締役”は総務管掌の取締役を就かせようと考えます。

本当にありがとうございました。