相談の広場
今月、弊社で定時の株主総会を開催する予定でおります。
総会の召集通知も作成し、
来週に発送するだけなのですが
心配な事項があります。
召集通知には一応、総会に参加できなくても
議決権行使ができる旨及び
議決権の代理行使ができる旨を書いたのですが
召集通知と同封する書類は
議決権行使書だけで宜しいのでしょうか。
この場合、議決権代理行使書も作成し、
同封すべきなのでしょうか?
また、そもそもなのですが
昨年は委任状という形で召集通知を発送していましたが
今年は議決権行使としておりますが
こちらは何の問題もないのでしょうか?
どなたかご回答の程、宜しくお願い致します。
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法務リーダーさん、こんにちは。
会社法では、議決権の代理行使についてはすべての会社に義務づけられておりますが、書面による議決権行使は株主が1000名以上の会社は義務、それ以外の会社は任意となっており、さらに電磁的方法による議決権行使はすべての会社で任意となっています。
御社の株主数が、今年1000名以上となったのなら、絶対に議決権行使書を採用しなければいけないですし、1000名未満であるのなら、株主の利便性を考えて任意で採用されたということでしょう。
議決権の代理行使、すなわち委任状については、すべての会社に課せられていることから用紙を作成して同封送付する会社は少ないと思います。それに対し、書面による議決権行使を採用する場合は、会社として株主が可否の意思表示を行いやすい専用の行使書を作成して送付しますね。
なお、書面による議決権行使を採用する場合は、招集通知の添付書類として「参考書類」の作成・送付が必要となりますので、ご注意ください。
また、上場会社で10名以上の株主に対し委任状の勧誘を行おうとするもの(会社または株主)は、委任状勧誘内閣府令にもとづく参考書類を作成しなければならなくなります。
ただし、会社が委任状勧誘内閣府令にもとづく参考書類を作成・送付した場合は、1000名以上の株主がいても書面による議決権行使をとらなくてもよくなっています。
以下の葉玉弁護士の2006年1月21日付の「会社法であそぼ」の中で、このへんが詳しく説明されていますので、ご参照ください。
http://blog.livedoor.jp/masami_hadama/archives/50513441.html
なお、株主総会の招集通知は手偏がつきます。召集ですと召集令状みたいなってしまいますので、ご注意くださいね
トラきちさん ご回答ありがとうございます!!!
> 議決権の代理行使、すなわち委任状については、すべての会社に課せられていることから用紙を作成して同封送付する会社は少ないと思います。それに対し、書面による議決権行使を採用する場合は、会社として株主が可否の意思表示を行いやすい専用の行使書を作成して送付しますね。
⇒こちらは作成しないで行う予定でおります。
> なお、書面による議決権行使を採用する場合は、招集通知の添付書類として「参考書類」の作成・送付が必要となりますので、ご注意ください。
⇒こちらはすでに作成済みです。ありがとうございます。
外部株主が少ない会社なので特に大きな問題は起こらないと思いますがコンプラを強化していこうとしておりますので・・・
法務リーダーさん、こんにちは。
> > 議決権の代理行使、すなわち委任状については、すべての会社に課せられていることから用紙を作成して同封送付する会社は少ないと思います。それに対し、書面による議決権行使を採用する場合は、会社として株主が可否の意思表示を行いやすい専用の行使書を作成して送付しますね。
> ⇒こちらは作成しないで行う予定でおります。
上記では議決権行使書を作成しないというふうにもとれますが、最初の記載を読む限り作成送付されるんですよね?会社法施行規則第66条で定められた事項を記載した書面を作成する必要はあると思います。
その場合は、委任状用紙は作成送付しないのが一般的だということです。
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