証票の保管について

MMK様
はじめまして
hakotan2と申します。

経理部員のご説明が不足しているように思います。
お怒りは、ごもっともだと思います。
私の想像です。

出張旅費の証拠書類としては、領収書があれば十分のように思われますが
会社の出張であることが明確になっていなければなりません。

誰が、どこから乗って、どこまで行って、出張の目的は何か
金額はいくらか
これがないと税務署で指摘されます。

経理部の山田太郎が東京から大阪まで大阪支店の販売計画
会議で往復電車賃が40,000円で日当が3,000円という風に

です。

> そのときに「乗車券、指定席のチケットを出張者別に分けてコピーを取って経理部へ渡して」と言われます。
> 「監査のときに必要だから」と。

おそらく経理担当の方が、領収書だけですと金額はわかりますが

誰が、どこから乗って、どこまで行って、がわかりませんので乗車券のコピーをもらって領収書と一緒に綴じこんでいるものと考えられます。

誰が、どこから乗って、どこまで行って、
を記入してもらうより、コピーしてもらったほうが効率的と
考えられているものと思います。
別に悪気があってしているものではないと思います。

弊社では、近郊の出張は、立替払いしてもらい旅費システムで
個人個人上記のような内容を必須項目で入力して頂いております。
税務調査等には、その台帳を見てもらっています。
従って、領収書の添付はありません。

遠距離の場合には、確定前払いをします。
しかし、旅費システムで同じ内容を入力してもらいます。

金額は、駅前探検・・・とかでわかりますので上司が確認し
承認しています。

御社の今回のような場合は、領収書をA４版の台紙に貼付してもらい
上記のような内容を補記してもらっております。

何気なく経理部のご担当者の方に聞いてみたらどうですか。
なぜ必要なのか、説明できないような経理では、困りますね。
経理部は、内部からも、外部からも、見られても大丈夫なように
考えていられていると思いますので
どうかご理解いただきますようお願いします。

hakotan2様、

大変わかりやすく、具体的な説明をありがとうございました！！

乗車券コピーが必要な理由わかりました。


しかし、出張者から乗車券の手配を依頼されるときは、出張者本人がネットで調べたルートを印刷してきます。そこには出発駅・時間・金額が細かく載っています。
以前、そのプリントアウトしたものと領収書を渡したこともありました。
それでも乗車券のコピーは必要だと・・・

いつか御社の方法を参考に改善できたらいいなと思います。

ＭＭＫ様

おはようございます。
少しでも疑念があるのがいやなので返信しました。

> しかし、出張者から乗車券の手配を依頼されるときは、出張者本人がネットで調べたルートを印刷してきます。そこには出発駅・時間・金額が細かく載っています。

これは、総務部で保管すべき申請書ですね。

> 以前、そのプリントアウトしたものと領収書を渡したこともありました。
> それでも乗車券のコピーは必要だと・・・

経理部は、乗車券のコピーで社内で統一すべきです。
もらった資料は何でも綴り込む経理やさんが時々います。
何が証拠資料として必要なのかわかっていないんですね。

でも不思議ですね。駅で乗車券を買ったら、どうやってコピーするんですかね。
近くのコンビニで、会社へ帰ってコピー？

急な出張はないということですかね。

総務部、経理部の組織がおありですから、大きな会社様ですよね。

システム化は、そんなに難しくないと思います。
ソフトウェアも高価でないものが出回っています。
それを使って出張旅費を整理すれば、税務当局の調査も
社内監査もクリアーできる仕様となっています。

今は、皆さんコンピュータの操作は熟達されていますから。
個人でekitan等使って調べていると思います。
ekitan等のソフトがあります。
それをそのまま使って印刷し印鑑を押して請求すれば
一応のシステム化ができます。
総務部は、タッチせず経理部へ直接申請なんてことも！

どうも納得できないと残ってしまうタイプなので
余計なことでした。

> hakotan2様、
>
> 大変わかりやすく、具体的な説明をありがとうございました！！
>
> 乗車券コピーが必要な理由わかりました。
>
>
> しかし、出張者から乗車券の手配を依頼されるときは、出張者本人がネットで調べたルートを印刷してきます。そこには出発駅・時間・金額が細かく載っています。
> 以前、そのプリントアウトしたものと領収書を渡したこともありました。
> それでも乗車券のコピーは必要だと・・・
>
> いつか御社の方法を参考に改善できたらいいなと思います。

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お困りのようですね。

監査業務で全国出張する際やはり同様なケースも起きておりました。
その際、前もって「出張申請書兼清算書」で仮払い処理を行い、主張後は同清算書で、交通費等の領収書、領収証入手が困難な場合は交通明細書を添付し清算を行っておりました。
仮払い承認は上席責任者の承認印およびメール承認が必要としています
前もっての総務部門での乗車券の入手は行わず、本人による実施事項とする旨を謳っておりました。
役員等の出張時も同様にするか、秘書室担当者による仮払い請求　同清算を行っています。

前もっての乗車券等のコピー物は、保管とか多数発生するケースもあり原則仮払い請求書と領収書の受け入れで確認をすることとしています。

hakotan2様

おはようございます。
何か不快な思いをさせてしまったでしょうか？申し訳ございません。
　
　「総務部で保管すべき申請書」
上司に確認してみます。
いろいろとありがとうございます。　

"総務部、経理部の組織がおありですから、大きな会社様ですよね。"

私どもは従業員150人程度で、小さな会社です。無駄に部署が分かれているような気はしています。

システム化にはまだ遠そうですが、少しずつがんばりたいと思います。

akijin様

ありがとうございます。

「出張申請書兼清算書」で仮払い処理を行い、主張後は同清算書で、交通費等の領収書、領収証入手が困難な場合は交通明細書を添付し清算を行っておりました。
> 仮払い承認は上席責任者の承認印およびメール承認が必要としています
> 前もっての総務部門での乗車券の入手は行わず、本人による実施事項とする旨を謳っておりました。
> 役員等の出張時も同様にするか、秘書室担当者による仮払い請求　同清算を行っています。
>
> 前もっての乗車券等のコピー物は、保管とか多数発生するケースもあり原則仮払い請求書と領収書の受け入れで確認をすることとしています。

とても参考になります。
「旅費清算書」はあるものの、近場での出張の場合は、なぜか利用されてないようです。
弊社では根本的なところの改善が必要のようですね。お恥ずかしい限りです。

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