書類の保管義務について

> 労働基準法第１０９条に保管期間が謳われていますが原紙の保管義務を謳っている条文はあるのでしょうか？もし労基上で原紙保管義務がある場合、電子データでの書類作成が主流となっている昨今、どれを原紙として扱うべきなのでしょうか？
> ①電子印ありの電子データ？
> ②①を出力した紙？
> ③押印無しの①を出力したのち押印した紙？
> ④②③等のファックス文書やコピーでも可？
> ご存知の方がいらっしゃいましたらご教示願いたく。
> 宜しくお願い致します。

＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄

厚生労働省　ＨｐＱ＆Ａにありますが、原則原本保管ではありますが、下記要件を満たせば、原本保管は必要無いようです。
企業間では、社員数にもよりますが、雇用時の履歴書等については原本保管していますね。ただ、本部人事部門では、電子ファイル、原本は文書保管会社二依頼をしているようです。

Ｑ　労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか？

Ａ　労働基準法第109条では、労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない、と定めています。
これらの書類をパソコン上で作成して保存するには 　
　(1) 　法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
　(2) 　労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
　(3) 　誤って消去されないこと。
　(4) 　長期にわたって保存できること。
などの要件を満たしていなければなりません。

akijin様

回答有難う御座います。
データでの保管が認められるなら私が質問で挙げました②③④での
紙での保管は必要ないと判断できますね。
ただ、厚生省の回答に従いますとデータ保管要件(1)の法令で
定められた要件が新たな疑問点となってきます。
これについてはご存知でしょうか？

>
> ＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄
>
> 厚生労働省　ＨｐＱ＆Ａにありますが、原則原本保管ではありますが、下記要件を満たせば、原本保管は必要無いようです。
> 企業間では、社員数にもよりますが、雇用時の履歴書等については原本保管していますね。ただ、本部人事部門では、電子ファイル、原本は文書保管会社二依頼をしているようです。
>
> Ｑ　労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか？
>
> Ａ　労働基準法第109条では、労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない、と定めています。
> これらの書類をパソコン上で作成して保存するには 　
> 　(1) 　法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
> 　(2) 　労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
> 　(3) 　誤って消去されないこと。
> 　(4) 　長期にわたって保存できること。
> などの要件を満たしていなければなりません。

エイジョウさん　こんにちは
個人情報との絡みもあり、社員の労務管理に対する保管作業は大変とお聞きしています。
社内監査上からも、労働者の就業規則等のチェックでは年数を経ての管理も必要となる場合もあります。当然ですが、お考えの保管体制では、関係法令の適用も辞さない場合もあります。
私自身、専門職ではありませんが、以下の法令についても各種保管等については厳しく管理することが必要となるのではないかと考えております。

その第一条には重点なる条文があると思っています。

電子署名及び認証業務に関する法律
（平成十二年五月三十一日法律第百二号）

（目的）
第一条 　この法律は、電子署名に関し、電磁的記録の真正な成立の推定、特定認証業務に関する認定の制度その他必要な事項を定めることにより、電子署名の円滑な利用の確保による情報の電磁的方式による流通及び情報処理の促進を図り、もって国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。

http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H12/H12HO102.html

～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
> akijin様
>
> 回答有難う御座います。
> データでの保管が認められるなら私が質問で挙げました②③④での
> 紙での保管は必要ないと判断できますね。
> ただ、厚生省の回答に従いますとデータ保管要件(1)の法令で
> 定められた要件が新たな疑問点となってきます。
> これについてはご存知でしょうか？
>
> >
> > ＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄＄
> >
> > 厚生労働省　ＨｐＱ＆Ａにありますが、原則原本保管ではありますが、下記要件を満たせば、原本保管は必要無いようです。
> > 企業間では、社員数にもよりますが、雇用時の履歴書等については原本保管していますね。ただ、本部人事部門では、電子ファイル、原本は文書保管会社二依頼をしているようです。
> >
> > Ｑ　労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか？
> >
> > Ａ　労働基準法第109条では、労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない、と定めています。
> > これらの書類をパソコン上で作成して保存するには 　
> > 　(1) 　法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
> > 　(2) 　労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
> > 　(3) 　誤って消去されないこと。
> > 　(4) 　長期にわたって保存できること。
> > などの要件を満たしていなければなりません。

akijin様

ご教示頂いたのに返信遅れ申し訳有りません。
この法定要件によると正式な電子データとして認められるには
・第三者が改ざんできない
・作成者本人を特定できる
ようなデータベース上での承認システムあるいは、会社が正式に
認め、登録・管理されているような電子印が必要ということになって
きますね。
弊社で横行している各自勝手にワードやエクセルの図形描画で作った
電子印では正式な電子データとしては認められないようなに
思われます。
こういったシステムあるいはルールの構築も含め、今後の原紙の扱い
を会社側と協議していきたいと思います。
有難う御座いました。

> > 回答有難う御座います。
> エイジョウさん　こんにちは
> 個人情報との絡みもあり、社員の労務管理に対する保管作業は大変とお聞きしています。
> 社内監査上からも、労働者の就業規則等のチェックでは年数を経ての管理も必要となる場合もあります。当然ですが、お考えの保管体制では、関係法令の適用も辞さない場合もあります。
> 私自身、専門職ではありませんが、以下の法令についても各種保管等については厳しく管理することが必要となるのではないかと考えております。
>
> その第一条には重点なる条文があると思っています。
>
> 電子署名及び認証業務に関する法律
> （平成十二年五月三十一日法律第百二号）
>
> （目的）
> 第一条 　この法律は、電子署名に関し、電磁的記録の真正な成立の推定、特定認証業務に関する認定の制度その他必要な事項を定めることにより、電子署名の円滑な利用の確保による情報の電磁的方式による流通及び情報処理の促進を図り、もって国民生活の向上及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。
>
> http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H12/H12HO102.html