従業員の個人情報について

こんにちは

書き込みから不明ですが、「従業員の履歴」のどんな部分を、誰に対して、何の目的で開示したいのでしょうか？

個人情報保護の観点でも、開示許諾を得る場合も、これらが明確である必要があります。

私が、当該　従業員の立場でも、目的、範囲、開示する対象が不明確ならば拒否すると思います。

これらを書いてくれれば、何かアドバイスが出来るかもしれません。

れんたろうさん　こんにちは。

「従業員の高校、大学などの略歴」を社内のみではなくグループ企業及び外部監査やグループ加入予定の会社のかたが参加する会合での紹介される、ということですが、その必要性はあるのでしょうか？外資社員さんの書かれていますが、目的が明確ではありません。外部監査でそのような必要はないと思います。また、グループ企業というのがそんなものかわかりませんが、社内でもそのような情報を公表する必要性がないのに社長が外部に紹介する必要はないでしょう。

本人の同意があれば第三者に個人情報を提供、開示することができるのですが、それ以前にその必要性が明確でない、必要性がないものに検討の余地はないものと思われます。
といっても社長の意向なので無視できないとは思います。個人情報保護法はそんなに難しくはないのでまずはそれをチェック、理解し、管理部門長にその旨提案したらいかがでしょうか？もちろん、社員の名前は出さず、どこどこの学校の卒業生が何名、というような紹介であれば問題はありません。

こんにちわ。

私が察するに、
１．社長が社員の学歴の調査を行うよう指示してきた
２．個人情報なので扱いが難しい
３．系列会社にもその通達を出さないといけないが、何て説明すればいいんだろう
という悩みだと思います。

ずばり、社長（または部門長）に使用方法を聞くといいのでは？
・会社案内に○○大学卒○○名みたいな表記をするのか
・それとも、社内ネットにプロフィールとして閲覧できるように公開するのか
・会社訪問の学生に紹介できるように社員の出身を把握するのか

「利用目的がはっきりしないと情報をまとめて報告できなくて困っている」と相談すれば、利用目的を教えてくれるのではないでしょうか？

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皆様　ご返信いただきありがとうございました。

店長に相談をいたしましたところ、店長も記載に疑問を持っていたようでして昨日社長にどこまでをどういった形式で欲しいのかを聞き、記入例をもらったとのことでした。

その内容によると必要事項？は以下の通りとなります。

・生年月日
・出身地
・出身大学及び専攻
・以前に就職歴があれば職歴
・入社日
・入社後の履歴

目的に関しては「役員に紹介するため。他の会社も行っていることだから」と言われたそうですが、
わたしの聞いていた「会合で紹介する為」と少々異なっている気がしなくも無いので本日確認してまいります。

また、アドバイスの通り個人情報保護法及び労働者の個人情報に関する行動指針の解説、平成17年の雇用管理に関する個人情報の適切な取り扱いを確保する為に事業者が講ずべき措置に関する指針、を読んでみました。

上記を読んだ限り、内容的にはやはり保護内容に該当していますし、情報開示に当たっては目的等の説明及び本人の同意が必要とのことですので社長とも話してみようと思います。

みなさまのアドバイスによりようやく糸口が見えてまいりました。
社員のためにも、また自分自身のステップアップの為にもなんとかがんばっていきます。

ほんとうにありがとうございました！

れんたろうさん

既に解決しているなら構わないので、御参考まで。

開示先が、自社の役員のみで、個人情報（機密情報）であることを前提として見るのならば、従業員への開示許諾は不要だと思います。
なぜならば、業務上必要であるとの解釈は可能であり、社内で機密情報として知る必要がある人を知ることは「開示」には当たらないからです。

もちろん、個人情報を集めた場合に開示者へ目的の明示は必要ですが、普通に考えれば「業務上必要な範囲での利用」には同意済みと思います。もちろん、開示された役員が、その情報を不用意に、第三者に開示できないのは当然の前提です。　とは言え、えらい人ほど、ルールに無頓着である場合はありますので、どこまで注意するかは状況によります。

えー、この前から悶々としているのですが、政府が出している内部統制システム（会社法362条4項6号のやつですね）のガイドラインで、中小企業でも社員情報等の管理だったかシステムだったかを対象企業と同等に遵守しよう的なものがあったような気がする。

ちょっと調べるのが面倒なのでまた機会があれば。

いずれにせよ、会社法のいわゆる内部統制では取締役の職務執行の法令・定款等に適合するような体制の構築を規定しているわけで、役員だからいいとか、前提があれば本人への説明不要だとか、そういうものじゃないような気がするんですよねぇ。



> れんたろうさん
>
> 既に解決しているなら構わないので、御参考まで。
>
> 開示先が、自社の役員のみで、個人情報（機密情報）であることを前提として見るのならば、従業員への開示許諾は不要だと思います。
> なぜならば、業務上必要であるとの解釈は可能であり、社内で機密情報として知る必要がある人を知ることは「開示」には当たらないからです。
>
> もちろん、個人情報を集めた場合に開示者へ目的の明示は必要ですが、普通に考えれば「業務上必要な範囲での利用」には同意済みと思います。もちろん、開示された役員が、その情報を不用意に、第三者に開示できないのは当然の前提です。　とは言え、えらい人ほど、ルールに無頓着である場合はありますので、どこまで注意するかは状況によります。

こんにちは。

外資社員さんも仰るようにえらいさんほどルールに無頓着でもあり、また、役員だからと言って社員の全ての知っておく必要性はないのでどこまで開示するかは状況と内容次第ですね。
ちなみに何が”業務上必要であるか”を明確にしておくことも重要ではないかと思います。当社ではプライバシーマークを取得しているため、下記を始めとする目的を明記し、従業者から会社に個人情報を提供していただくことの同意を書面で得ています。ただ、繁雑になり、現実的ではないので、どの情報は誰に開示ＯＫとまでの規定はありません。

・社会保険の手続、福利厚生の提供等の雇用管理業務のため
・報酬の決定及び支払、源泉徴収手続き等のため
・従業者の適正な健康管理のため

以上ご参考まで。