タイムカードについて

> 私は今月から医療系の一般事務を始めた初心者です。ほとんど引継ぎもせずに前の担当がやめてしまったので、よく理解もせずに不安になりながら仕事を続けていたのですが…やはり事件は起こりました。
> ７年前に退職した方が「働いていた期間や日数を県に報告しなくてはならないので、業務従事期間証明書の作成をお願いします」といった手紙を送ってこられたのです。
> あと１人いる事務の方に確認すると、最近８年以上前のタイムカードは処分したとのことでした。履歴書等も３年以上前のものは捨てたらしいのです。
> もうどうしていいのか…という話はさておき、ここで質問です。タイムカードはどのくらいの期間保管しておいた方がよいのでしょうか?
> やはり、10年くらいでしょうか? それとも、永久に保管するものなのでしょうか?
> どなたか回答お願い致します。



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桜井 かおり さん、おはようございます。

職務着任早々ということで、大変ですね、お察しします。

さて、ご質問の件については、労働基準法で言えば、109条に規定してあり、使用者は労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を「3年間」保存しなければならない、とあり、それぞれの起算日も労働基準法施行規則56条に規定してありますので、ご参照ください。
ただし、他の法令による保存義務もありますし、貴職場業種に対する法令等の規定よる保存義務あるかもしれません。それに関しては分かりませんのでご了承ください。

私には「業務従事期間証明書」たる物の内容やその使用目的は分かりませんが、「7年前の」という事になると、資料となる書類を破棄してしまっているならばどうしようもありませんよね。労働者名簿や賃金台帳がまだ残っていて、記載が十分なされていたらなら、まだ調べる余地はありそうですが。

どうしようもない場合は、上記の理由・事情を該当の方や、県？に説明するしかないのではないでしょうか。

また、今後は法定保存期間が過ぎていても重要書類については、長期保存をしておいたほうが良いですね。
まず、文書の法定保存年数を確認する事、貴職場の社内規程における保存年数を確認され、今後の糧とされるのがよろしいかと考えます。

以上、ご参考になれば…

回答下さり、誠にありがとうございました。
しかも、タイムカード以外の回答や労いのお言葉まで…感謝です!
大変参考になりました。とりあえず、頑張ってみます!

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