シフト作成～タイムカード集計の簡素化

当社では万屋一家シリーズを使っています。
（規模は貴社とほぼ同じくらいです）
シフト制の方がいらっしゃらないので、実際にシフト制で使った場合の使用感などはわかりませんが、
いちおう、シリーズ内の勤怠管理ソフト（タイムレコーダーと連動）には、シフトスケジュールをCSVで取込できるみたいですので、
少なくとも③の作業は必要なくなるor大幅に軽減されるはずです。
また、集計結果をCSVファイル出力できるので、ほかの給与ソフトへの取り込みもラクだと思います。
（シリーズ内の給与ソフトであれば、連動して自動で計算します）
不正打刻を防止したいのであれば、ICカードや指紋照合での打刻もできますよ。
（当社ではICカードを使っています）

専用ソフトですぐ使えてわかりやすいのは弥生給与だと思います。改正にも対応していますし、時間さえ間違わなければ他のことはあまり考えなくていいと思います。

実際のエクセルの表を見ていませんのでなんとも言えませんが、私もシフトのあるアルバイトの方にはこのように計算しています。しかもタイムレコーダーを使っておらず、手書きのシフト表と出勤簿のみですので、gontagonさんの会社の方が進んでます。エクセルの表で時間を自動的に計算させる関数を入れたり、法定労働時間を超えていればチェックをいれるようにしたりとしています。専用ソフトがあればその点確かに楽だと思います。

Maria様

ご返事ありがとうございます。
実は、指紋認証システムのあるタイムレコーダーも半数については導入しています。（アマノの手打ちでのタイムレコーダーと、キングオブタイムスのタイムレコーダーを併用。）
キングオブタイムスの方は確かにＣＳＶ形式でデータの出力が出来るので便利なのですが・・・
従業員の打刻がシフト通りでないのが大きなネックなのです。残業代のカットの為、基本的に残業はしないことになっています。それで１ケ月の変形シフト制にしたわけですし。しかしながら、どうしても人手不足や従業員の勝手な判断で時間外を行うことがあり、しかも打刻はその時間で行うので、そのままのデータを勤怠として残せないのです。それで再度、勤務表という形で勤怠の管理をしています。
根本的に、社員へ残業代カットへの理解・その為の打刻について徹底理解させることの方が先決なのでしょうかね？

さひろ様

ご返事ありがとうございます。
エクセルの勤務表は、１シートに一人あたりの１ケ月間の勤怠を入力するようにしています。出勤・退勤・休憩時間を３０分単位で入力すれば、自動的に総勤務・残業・深夜時間が計算されるようにしています。
こう書くと、すべて自動計算で楽に思えるのですが、約１００名の勤怠を一人でやらなければなりませんし、押し忘れる従業員が多く、いちいち確認しなくてはならないのが手間なのです。打刻もシフトから大幅にオーバーした時間で行ったり・・・
いっそのこと、一人一人に手書きで勤怠を記入させ、最終締日に総務へ提出させることも考えたのですが。遅刻ごまかしなどが増えないか心配されます。その勤怠を手計算・再度エクセルに入力するなど、更に集計する時間も必要になると思います。
シフトのアルバイトさんは何人位いらっしゃるのですか？具体的に手書きの出勤簿はどのような項目があり、それをどのように集計されていますか？
よろしければ教えて頂けるとありがたいです。

> 従業員の打刻がシフト通りでないのが大きなネックなのです。残業代のカットの為、基本的に残業はしないことになっています。それで１ケ月の変形シフト制にしたわけですし。しかしながら、どうしても人手不足や従業員の勝手な判断で時間外を行うことがあり、しかも打刻はその時間で行うので、そのままのデータを勤怠として残せないのです。それで再度、勤務表という形で勤怠の管理をしています。
> 根本的に、社員へ残業代カットへの理解・その為の打刻について徹底理解させることの方が先決なのでしょうかね？

まずは、時間外労働を原則禁止するという旨と、
やむを得ず時間外労働をする場合は上長の承認を得ること、
承認がない場合は時間外労働としては認めない、
という旨を通知して、それを徹底させるのが先決でしょうね。

あと、先日ご紹介した勤怠管理ソフトですが、
各種申請をタイムカードに反映させる機能もついています。
当社では裁量労働制の方ばかりなので、残業という概念はないのですが、
裁量労働制でも深夜勤務は割増賃金が発生しますから、深夜勤務の際には要申請としており、
申請が承認されていない深夜勤務については、タイムカードに反映されない設定にしてあります。
（退社時刻は時間を過ぎていても打刻されるのですが、
　深夜勤務に該当する時間数は承認が出るまで加算されない）
さらに、承認が出ていない深夜勤務があると総務に怒られるので、
みんなちゃんと時間前にタイムカードを押して帰宅or上長の承認を受けて深夜勤務しています。
申請をしない人が時間前にみんなでタイムレコーダー前にダッシュするという、
はたから見てると面白い光景が繰り広げられます（笑
前述のソフトは細かい設定が自由にできるのがウリですので、
時間外労働についても、同じような設定が可能かと思います。
なお、時間ぴったりに打刻するのは無理でしょうから、
所定労働時間＋αとか、少し余裕をみて設定する必要はあるかと思います。
シフトスケジュールを勤怠ソフトのほうに取り込みできるってことは、
たぶん取り込まれたシフトに対応した設定もできるんじゃないかな？
（シフトスケジュールがらみは使用していないため詳しくはわからないので、
　もし検討されるのであれば、ソフト会社のほうに問い合わせされたほうがいいかと思います）

Maria様
時間を過ぎても承認があるまで加算されないというのはいいですね。一度ソフトの詳細を確認してみようと思います。ありがとうございました。
ちなみに、押し忘れる従業員さんなどいらっしゃいますか？いる場合、どのようにして出退勤を確認するようにされていますか？

お返事遅くなりまして申し訳ございません。

> さひろ様
>
> ご返事ありがとうございます。
> エクセルの勤務表は、１シートに一人あたりの１ケ月間の勤怠を入力するようにしています。出勤・退勤・休憩時間を３０分単位で入力すれば、自動的に総勤務・残業・深夜時間が計算されるようにしています。
> こう書くと、すべて自動計算で楽に思えるのですが、約１００名の勤怠を一人でやらなければなりませんし、押し忘れる従業員が多く、いちいち確認しなくてはならないのが手間なのです。打刻もシフトから大幅にオーバーした時間で行ったり・・・
> いっそのこと、一人一人に手書きで勤怠を記入させ、最終締日に総務へ提出させることも考えたのですが。遅刻ごまかしなどが増えないか心配されます。その勤怠を手計算・再度エクセルに入力するなど、更に集計する時間も必要になると思います。
> シフトのアルバイトさんは何人位いらっしゃるのですか？

現在は１０名ほどです。gontagonさんの１０分の１ですね。まだまだ楽な方だと思います。

具体的に手書きの出勤簿はどのような項目があり、それをどのように集計されていますか？
よろしければ教えて頂けるとありがたいです。

出勤簿は出勤日に印鑑を押すだけのものです。なので、ごまかしがあってもわからないということはありますね。
ちなみに、私の会社では当月分を当月支払（たとえば９月なら９月の予定シフトで支払い、８月分との差額や割増をプラスする）という給与支払方式をとっています。私が入社する前からそうなのですが、なぜそういう方式をとったか記録もなし、記憶している人間もなし。。。でした。ちょっとイレギュラーな形ですね。ですので、９月分を計算する際には、８月に提出された予定シフトの総時間数と８月分の出勤簿の押印を照らしあわせて多く出勤した日があれば加算し、少なければ減算します。出勤簿に押印されただけであれば契約通り（１日８時間なら８時間）出勤したものと考えます。それ以外の時間帯で労働した時間があれば、別の時間外申請書を提出してもらっています。エクセル等での集計は行わず、シフト時間表および出勤簿の余白に時間数を記入してダイレクトにシステムに入力します。
ですので、あくまで本人申請が主体となっている計算で、タイムカード打刻のようにきちんとした証拠になるわけでもないのですが、今まで指摘を受けたことはないようです。

参考になりましたでしょうか？
ちなみに最近短期アルバイトをシフト形式で雇ったのですが、これも本人に勤務表を記載させて提出されたもので計算いたしました。アルバイトには残業はないと思っている方が多いのはなぜなのでしょうか？なかなか説明に苦労いたしました。。。

> Maria様
> 時間を過ぎても承認があるまで加算されないというのはいいですね。一度ソフトの詳細を確認してみようと思います。ありがとうございました。
> ちなみに、押し忘れる従業員さんなどいらっしゃいますか？いる場合、どのようにして出退勤を確認するようにされていますか？

基本的にはみなさんちゃんと打刻されていますが、
当社では徹夜勤務などもあるため、
出社時刻（切り替え時間）での退社打刻＆出社打刻を忘れる方はたまにいらっしゃいますね。
徹夜作業のときは仕方ないかなぁとは思っています。
なお、当社では、間違えて退社のときに出社で打刻してしまったりとか押し忘れが出た場合、
もしくは事後の深夜申請で却下された場合などは、
時間修正の申請を出します。
上長の承認後、出勤簿にその時間が反映され、
その時間を元に勤務時間が計算される設定になっています。

私見ですが、
「あまりにも打刻漏れが多いので、今後は打刻漏れのある日は勤務していないものとみなします」
くらい言ってしまってもいいんじゃないかと思います。
だって、打刻しなかったら、何時に出社して何時に退社したのか、証拠になるものがないんですもの。
そう言っておいて、厳重に注意するようにすれば、
さすがに何度も打刻漏れを繰り返すという方は減ると思いますよ。
まあ、実際のところは、
「今回だけですからね！」と念を押して反映してあげるという処理になるかと思いますが。

タイムカードの打刻は、会社側が勤務時間を管理するという意味合いだけのものではなく、
従業員が「確かにこの時間に勤務しましたよ」という証拠を残す作業でもあるのだということをちゃんと理解してもらうべきだと思います。
タイムカードの打刻というのは、
従業員が自分が受け取るべき給与をちゃんと確保するための手段でもあるんですよね。
打刻がなくても支払われるものとタカをくくっているから、
打刻漏れが多いというのもあるのではないでしょうか。