取引先との付き合い方

お話の状況から拝見しますと、内部統制が適切に図られていないように思いますが、いかがでしょうか。
まずは、企業内担当業務責任者間での統制を十分に図ることが必要と思います。
職務権限に関する管理監督責任が全社員への把握を適切に行うことも必要でしょう。
支払い費用、負担割合等も職務に応じて該当させることも必要でしょう。


ご参考までに、公開上場を求める先に対しての参考資料としてご案内させていただきます。

『内部統制とは、基本的に、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事業活動に関わる法令等の遵守並びに資産の保全の4つの目的が達成されているとの合理的な保証を得るために、業務に組み込まれ、組織内のすべての者によって遂行されるプロセスをいい、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング（監視活動）及びIT（情報技術）への対応の6つの基本的要素から構成される。』

2006年(平成18年)12月20日に、この公開草案に関する意見は締め切られ、下記項目での定義が定まりました。

4つの目的 [編集]
１；業務の有効性・効率性
事業活動の目標の達成のため、業務の有効性及び効率性を高めること。
２；財務報告の信頼性
開示する財務諸表と財務諸表に重要な影響をおよぼす可能性が有る情報について、その信頼性を担保すること。
３；法令遵守
事業活動に関わる法令や会計基準もしくは規範、各社の倫理綱領やガイドラインを順守させること。
４：資産の保全
会社の資産(有形・無形、人的資源も含む）の取得やその使用、処分が正当な手続きや承認のもとで適切に行われるように資産の保全を図ること。

6つの基本的要素 [編集]
企業会計審議会内部統制部会による実施基準の公開草案（平成18年11月21日）において、以下のとおり定義されています。

１；統制環境
統制環境とは、組織の気風を決定し、統制に対する組織内のすべての者の意識に影響を与えるとともに、他の基本的要素の基礎をなし、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング及びITへの対応に及ぼす基盤をいう。
２；リスクの評価と対応
リスクの評価とは、組織目標の達成に影響を与える事象のうち、組織目標の達成を阻害する要因をリスクとして識別、分析及び評価するプロセスをいう。
リスクへの対応とは、リスクの評価を受けて、当該リスクへの適切な対応を選択するプロセスをいう。
３；統制活動
統制活動とは、経営者の命令及び指示が適切に実行されることを確保するために定められる方針及び手続きをいう。（ex.ある作業に関し、誰が最終的な責任者であるかを明確にし、その者がその作業を、統制できている状況）
４；情報と伝達
情報と伝達とは、必要な情報が識別、把握及び処理され、組織内外及び関係者相互に正しく伝えられることを確保することをいう（ex.連絡・報告・相談をスムーズに行なうために、それを阻害するパワ・ハラやセクハラ等の禁止を明文化し、防止を徹底させる)。
５；モニタリング
モニタリングとは、内部統制が有効に機能していることを継続的に評価するプロセス（内部監査や外部監査において監査側が統制活動を監査するためのサンプルの採取がスムーズに行なえるかどうかが焦点になる）をいう。
６；ITへの対応
ITへの対応とは、組織目標を達成するために予め適切な方針及び手続き（情報管理規定など）を定め、それを踏まえて、業務の実施において組織の内外のITに対し、適切に対応すること（ex.、上記４つの目的、6つの基本的要素を踏まえて情報システムを構築すること、ＩＴの保守・管理部門によって行なわれる財務関連の元データ情報の更新に関して、更新履歴を正確に記録することなど）をいう。

返信ありがとうございます。
ご察しの通り、社内体制は十分とは言えないと思っています。さらに、相談した部署は、支店であり本社から離れたところにあるという物理的な問題も少なからずあるかと思います。どのようなことであっても言い訳にしかならないと思いますが、「内部統制」という意識の希薄さに弊社の稚拙さがあらわれているところであります。
akijin様のご教授大変参考になります。
ありがとうございました。

のぶとろさん　
長文お読みいただきありがとうございます。
中小企業といえども　これから企業の進捗、衰退はそこで働く社員の倫理感でしょう。
上部の方が、試行錯誤したとしても存続を図ることは難しいかもしれません。
やはり、社員の意見を適時取り入れることを求めてください。
一番は、会社のすべての情報開示でしょう。
どこまで自分の意見が取り入れられるかで、企業の成長はあり得ないと思います。

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> 返信ありがとうございます。
> ご察しの通り、社内体制は十分とは言えないと思っています。さらに、相談した部署は、支店であり本社から離れたところにあるという物理的な問題も少なからずあるかと思います。どのようなことであっても言い訳にしかならないと思いますが、「内部統制」という意識の希薄さに弊社の稚拙さがあらわれているところであります。
> akijin様のご教授大変参考になります。
> ありがとうございました。

その通りと思います。
ありがとうございました。