スポンサーリンク

相談の広場

総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

書類の保管期間

著者 きたやま さん

最終更新日:2011年07月22日 17:27

一覧表に書かれている事柄がどのような物を指しているのか
分からず困っています。

契約書ひとつにしても
複数箇所に契約書とかかれております。

例えば、
取引証憑書類(納品/請求/契約書) 経理
軽易な契約関係書類 総務
満期契約終了となった契約書 総務

などです。

どのような書類の事を指しているのか
分かりません。

ご存知の方教えて頂ければ光栄です。

宜しくお願いします。

スポンサーリンク

Re: 書類の保管期間

最終更新日:2011年07月23日 12:13

きたやま さん

こんにちは

最初に保存箱には、保存されている文書がいつからいつまでの書類かが分かるようになってますか
出来得れば、その期間の前に貴社決算年度を記述しておくと表題の法定保存期間経過したか否かが直に分かりますよ

さて、表題とご質問内容と何ーーんかギャップを感じますが

記述内容の説明をしちゃいます。

例えば、
取引証憑書類(納品/請求/契約書) 経理
 ⇒お客様、取引先等と交わす取引で使用して両者が確認で使用してます。
納品書は、大きく納品書と納品書控えの2種類あり、商品や成果物を相手方に収めたときに使用し、受領した側で納品書を納品した側で納品書控えをその後、自社内でまわし、会計は、一般的に納品書の期日を見て、その日を会計帳簿への起票日として仕訳ます。更にその保存された納品書には暗黙の支払日が設定(請求締めサイト)されており、それに基づいて納品物の対価を支払ったり、受け取ったりします。

長いのでこれで説明は一度終わります。

Re: 書類の保管期間

最終更新日:2011年07月23日 18:58

再び投稿します。

今回は請求書についてです。

取引に於ける請求書は、貴社が相手に送る請求書と相手から送られてくる請求書の2種類あります。

また取引の都度作成するものと月で纏めて作成するものもあります。

更に、取引を期間で捉えた請求書は合計請求書と明細請求書がありますが、その大きさや行数、レイアウトは様々です。

これらの保存は、決済(支払完了または受領完了)を持って一定期間直に引き出せる場所に保管するのが一般的です。

そして、期末に決済された請求書は数か月後に保管庫へ移動し保存されます。

無論、保存箱には保存書類の作成された貴社決算年度とその期間を記述すると便利です。

一般的には、債権または債務の支払、受取は支払側の請求締め日とそれらのサイトに因るところが一般的ですが、相手が貴社よりも規模が大きい場合、相手方サイトとなる場合があります。

更に、会計帳簿で「売上」または「仕入」が立つのもこの請求書の発行日となるところが一般的です。

そうしたところから、この書の管理主体が経理になっているところでもあると考えます。

次をお楽しみに

Re: 書類の保管期間

最終更新日:2011年07月23日 19:21

今回は、経理管理の契約書です。

ここで管理される契約書は、対取引先との契約書が大半を占めていると思います。

中身は取引基本契約書、個別取引契約書、等が考えられます。

人事雇用関係、保険加入、雇用保険や公的機関からの届出書や認定書等は、貴殿記述の総務で管理されている契約書にあたると思います。

この書の保存は、これまでの納品書や請求書と重みが異なり、厳重な場所に保管しなければいけません。

社内におきましても閲覧権限を持った方以外は見せてはいけません。

 また、取引先が増えますと保管も大変ですが、基本的にはクリアファイル等利用して、社名の五十音順または所在地別五十音順に保管されるのが賢明です。

次に総務が管理主体の契約書について記述致します。
非常に多岐に渡っておりますが、基本的に社員に開示すべき契約書(規定書等)と社員に開示できない契約書に大別されます。

 前者には就業規則や給与規定、賞与規定、役員報酬規定、等社員と交わす基本的契約書は法的なところでも定められておりますので、社員の閲覧希望があれば直に閲覧出来るようにしておかなければいけません。その為、原本は厳重に保管しその写しを閲覧可能な社外の方々が見れない場所に保管しているのが一般的です。

 後者は社員の入社時に交わす雇用契約書や提出していただいた個人情報、社会保険加入、雇用保険加入、・・税の徴収許可等人事給与関係書類等でありますが、これらも保管庫で保存するものと、書棚で厳重に管理するものとに別れております。詳細は先輩にお聞きください。

 尚、今更聞けない場合、改めて当サイト給湯室等をご利用ください。

Re: 書類の保管期間

最終更新日:2011年07月23日 19:32

最後の「契約完了の書類」は「きたやま」さん就業の会社の業種が分かりませんので当たっているかどうか分かりませんが

証券業で言えば約定書等、保険業で言えば保険契約書、不動産業で言えば、売買契約書の分割払い、賃貸住宅の賃貸契約書、会員制〇〇であれば会員申込み書等を示すと思います。

 取引の契約書とは異なる期間を定めた書となると思います。これらの書は満期期日終了の貴社会計年度末から数か月後に保管庫で保存されるのが一般的です。

尚、これまで述べてきました書は、法律で書によって異なりますが保存期間が定められておりますのでご注意ください。

Re: 書類の保管期間

著者 きたやま さん

最終更新日:2011年07月25日 14:33

とここばさん

ご丁寧にありがとうございました。

質問分の前文が消えていました。
分かりにくい質問となってしまい失礼しました。

会社の書類を保管整理するうえで
「書類 保管期間」と検索すると
あるサイトの保管期間一覧表というものに
たどり着きました。

その一覧の中で
上記で記載した三種の「契約書」が
あり、それぞれの保管期間が異なるため
どの契約書をどこの分類に含めれば良いのか分からず
質問させていただきました。

大変参考になるお答えをありがとうございました。
今後とも宜しくお願いします。

相談を新規投稿する

1~5
(5件中)

    スポンサーリンク

    労働実務事例集

    労働新聞社 監修提供

    法解釈から実務処理までのQ&Aを分類収録

    スポンサーリンク

    注目検索キーワード

    注目のコラム

    注目の相談スレッド

    スポンサーリンク

    PAGE TOP