今回は、経理管理の契約書です。
ここで管理される契約書は、対取引先との契約書が大半を占めていると思います。
中身は取引基本契約書、個別取引契約書、等が考えられます。
人事雇用関係、保険加入、雇用保険や公的機関からの届出書や認定書等は、貴殿記述の総務で管理されている契約書にあたると思います。
この書の保存は、これまでの納品書や請求書と重みが異なり、厳重な場所に保管しなければいけません。
社内におきましても閲覧権限を持った方以外は見せてはいけません。
また、取引先が増えますと保管も大変ですが、基本的にはクリアファイル等利用して、社名の五十音順または所在地別五十音順に保管されるのが賢明です。
次に総務が管理主体の契約書について記述致します。
非常に多岐に渡っておりますが、基本的に社員に開示すべき契約書(規定書等)と社員に開示できない契約書に大別されます。
前者には就業規則や給与規定、賞与規定、役員報酬規定、等社員と交わす基本的契約書は法的なところでも定められておりますので、社員の閲覧希望があれば直に閲覧出来るようにしておかなければいけません。その為、原本は厳重に保管しその写しを閲覧可能な社外の方々が見れない場所に保管しているのが一般的です。
後者は社員の入社時に交わす雇用契約書や提出していただいた個人情報、社会保険加入、雇用保険加入、・・税の徴収許可等人事給与関係書類等でありますが、これらも保管庫で保存するものと、書棚で厳重に管理するものとに別れております。詳細は先輩にお聞きください。
尚、今更聞けない場合、改めて当サイト給湯室等をご利用ください。