督促状等のＦＡＸ送付について

こんにちは。

督促状のビジネスマナーや様式について説明・記述のあるサイトがあります。
http://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/tokusoku.html
こちらを参考にされてはいかがでしょうか？

こんにちは　

外資つながりのようですね：笑

お話は、マナーの話と、効力の点があると思います。

効力の点では、FAXだから駄目という事はありません。
相手に確実に届いているならばFAXだろうが有効です。
最近のFAXは送受信記録がありますので、それで確認は可能です。もちろん、書留等の方が確実ですけれど。

マナーの点では、すでに出ている通りと思いますので、そこは習慣の違いだからと修正するか、そのまま受け入れるしかありません。

書き込みでは「督促状」とありますが、「Reminder」の事ではありませんか？
支払いが無い場合等では、欧米では、"Moderate Reminder"から始まり、2nd、3rdと回を重ねて、文面も厳しくしてゆきます。
ですから、第1回の"Moderate Reminder"ならば、FAXやメールでも普通です。　但し、内容は「支払い履歴が無いので確認して欲しい」という文面です。　そこで、日本の「督促状」という考え方や文面と、マッチングがされていないのかもしれません。　もしそうならば、Reminderと督促状との、位置づけや文面のマッチングを取る方が本質的かもしれません。　「督促状」と「Reminder」は同じものではありませんので、それを単純に置き換えると、不具合が生じます。

> こんにちは。
>
> 督促状のビジネスマナーや様式について説明・記述のあるサイトがあります。
> http://www.jp-guide.net/businessmanner/tool/tokusoku.html
> こちらを参考にされてはいかがでしょうか？

ありがとうございます！詳しく書かれていて参考になりました！

「督促状」と「Reminder」は同じものではありませんの
で、それを単純に置き換えると、不具合が生じます。
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ありがとうございます！まさに、私が求めていたお答えです！：泣　すごく納得しました！
もしかすると、上司は「督促状」と書いて送ったものの実はおっしゃる通りの「Reminder」を送っているつもりだったんじゃないのかと思いました。
でも、顧客からは「ＦＡＸでいきなり送ってくるとは何だ！」等苦情も殺到で・・・大変です・・・。
納得です・・・。スッキリしました！

なるほど、Reminderだったら日本語への置き換えの問題ですね。　督促状と翻訳すると、意味が強すぎます。

一番初めに出す[ Moderate Reminder]は、日本の習慣で言えば表題は「振り込み（支払い）のご確認」というのが相応しいです。　ですから、私の会社では内容は「＊月＊日　御社より支払い予定の**万円が、当方の記録では確認できませんでした。　大変恐縮ですが、貴社での振り込み記録を確認頂けるようお願い致します。　行き違いの場合にはご容赦下さい。」という内容にしています。
これならば、FAXやメールで送られても、あまり問題にならないと思います。

もちろん、これで返信が無いとか、食い違いがあるならば、それに応じた対応をすれば良いのです。その時には「督促状」であっても構いません。

Reminderは、支払いだけでなく、会議の事前確認や、返信が必要な場合の未回答を促すのにも使います。

常々思いますが、辞典や、学校教育の英語は、ビジネスの実用英語とは違います。　ですから、ビジネスでは、それに相応しい置き換えが必要と思います。

> なるほど、Reminderだったら日本語への置き換えの問題ですね。　督促状と翻訳すると、意味が強すぎます。
>
> 一番初めに出す[ Moderate Reminder]は、日本の習慣で言えば表題は「振り込み（支払い）のご確認」というのが相応しいです。　ですから、私の会社では内容は「＊月＊日　御社より支払い予定の**万円が、当方の記録では確認できませんでした。　大変恐縮ですが、貴社での振り込み記録を確認頂けるようお願い致します。　行き違いの場合にはご容赦下さい。」という内容にしています。
> これならば、FAXやメールで送られても、あまり問題にならないと思います。
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> もちろん、これで返信が無いとか、食い違いがあるならば、それに応じた対応をすれば良いのです。その時には「督促状」であっても構いません。
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> Reminderは、支払いだけでなく、会議の事前確認や、返信が必要な場合の未回答を促すのにも使います。
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> 常々思いますが、辞典や、学校教育の英語は、ビジネスの実用英語とは違います。　ですから、ビジネスでは、それに相応しい置き換えが必要と思います。

再度コメントを頂いていたのに、お礼が遅くなってすみません！質問の意味をよ～くわかって頂けて・・・それだけでうれしいです・・・（泣）
きっと、上司は海外の本部からのメールを「直訳」しちゃったんではないかと・・・しかも、普段の状況を考えると納得・・・「相応の置き換え」・・・日々精進で頑張ります！
ありがとうございました！