懇親会費返納について

今年３月まで懇親会費を月￥1,000-集めていました。
3月で懇親会費の引き落しは廃止になり、今年の忘年会にて精算することになりました。
忘年会会費の差額分返納予定ですが、どのように書いていいのかわかりません。

個人的に気になったことがあります。
４月から新入社員や懇親会費をいままで支払いしていなかった人も返納の対象になっていることが気になります。
本来返納する場合は、支払をしたひと（会員）のみではないかと思うのですが、会則には特に記載されていません。
もしかして贈与税等税金が発生する可能性もあるのでしょうか？金額は\4000円位です。もうひとつ気になることがあってもし、その懇親会費で支払をしていない新入社員が
懇親会費から忘年会費用を支払いした場合も何かあるのでしょうか？