経費立替の精算について

タイトルの件で困っていることがあります。

私の職場では、業務で必要な物を社員が買いに行くときは、
購入許可書を提出し、経理担当の私と職場責任者の印をもらってから行きます。
金庫のお金を持っていく場合と、社員がいったん立て替える場合があります。
立替精算の期限は設けていませんが、「速やかに」とは言っています。
緊急のときは私の印だけでも責任者印だけでもいいことにしています。（大抵、どちらかがいます）

これは、約2年前から始めました。それまでは社員が自由に買いに行ったレシートを出してきて精算でしたが、
よく探さずにまだある物を買ってきたり、別々の人が同じ物を買ってきたり、目的の物のついでに他の物を買ってきたり、何万円を突然請求されてお金の予定も狂ったりという、ひどい状況になってしまったため、始めました。

今ではこれ（購入許可を得ること）が「普通のこと」「当たり前のこと」になってきました。

でも、1人だけ「購入許可書」の意味と違う使い方を続けている人がいます。
先に自分の判断で買って来ておいてから書類を書き、印をもらったらお金を取ります。（金庫のお金を触れる立場の人なので、自分で取ります。）
「購入予定日」に記入日より後の日を書くので、一見許可をもらってから買っているように見えますが、精算時に貼り付けてくるレシートを見れば、先に買っていることはすぐにわかります。
すぐに分かることなので、隠すつもりはないようです。
また、他の新しい社員などに私が「提出して、印をもらってから買いに行ってね」と説明・指導している場にもいたことはあるので、書類の意味を分かっているはずです。

これで構わないと思っているようなのです。

そういえば、何に対しても「表面上整えておけばいい」的な行動パターンの人で、
当初も「どうせ要るものなんだから（先に買ってきても）いいでしょ」と面倒そうに言ってました。
（このときは「私も守っているので守ってください」とお願いしました）

周囲が皆守っているのを見て改めてくれるのを待っていたのですが、このたびの精算を見ると、昨年2月のレシートが貼ってあり、愕然としました。
物は確かに業務に要る物なのですが・・・。

これがおかしいと思っていない人に、どのようにすれば、どのように言えば、分かってもらえるでしょうか。
悩んでいます。

この人は、副責任者です。私は単なる経理担当スタッフなので、目上の人（男性）です。
そして、この人は、普段は明るい人ですが、実は気が短い性格です。過去に数度、もの凄く逆ギレして周囲を閉口させていたことがあります。

責任者から言ってもらおうかとも考えたのですが、経理は私１人なので、誰が言わせているかはすぐ分かり、直接言われるより気を悪くすると思うのです。

悩んでいます。
長々と愚痴っぽくなってしまいました。申し訳ありません。