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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

個人情報について

著者  さん

最終更新日:2013年01月02日 14:21

個人情報保護法についてお教えください。
個人を特定できる情報を保護するものと解釈しているのですが、どこまで配慮しなけなければいけないのかよく解りません。
どなたか教えていただけないでしょうか。

例えば、私の働いている会社ではシフト制の休日をとっています。
ですので、グループごとにある程度人数がまとまったシフト表(名前とその月の休日が掲載)を作成し、従業員に配布するのですが、印刷枚数が過分だったりすると、裏紙に使用していました。こういったものもシュレッダーにかけなければいけないものでしょうか?
名前と住所とか、名前と生年月日などが掲載された印刷物は取り扱いに注意してきたのですが、名前だけの印刷物に対してはそれほど気を使っていませんでした。良くないのでしょうか。

どなたか教えていただけないでしょうか。

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Re: 個人情報について

著者 外資社員 さん

最終更新日:2013年01月04日 08:58

こんにちは
個人情報保護の問題と、守秘情報の保護の問題は、重なる部分もありますが、分けて考えたら如何でしょうか?

> ですので、グループごとにある程度人数がまとまったシフト表(名前とその月の休日が掲載)を作成し、従業員に配布するのですが、印刷枚数が過分だったりすると、裏紙に使用していました。こういったものもシュレッダーにかけなければいけないものでしょうか?
> 名前と住所とか、名前と生年月日などが掲載された印刷物は取り扱いに注意してきたのですが、名前だけの印刷物に対してはそれほど気を使っていませんでした。良くないのでしょうか。
>

個人情報保護で考えれば、氏名のみならば社内で必要な範囲の情報ですから、特に問題ありません。 ですから、関係者間の配布も問題ないでしょう。
ちなみに、当社の基準では氏名のみの羅列(生年月日、住所、電話番号など関連情報は含まず)は個人情報とはしません。 社内で基準を明確にされるのが良いと思います。

使い終わったシフト表の扱いは、守秘情報の管理の問題です。
貴社として、そのシフト表が機密性が高い守秘情報ならばシュレッダーにかける事も必要です。その情報を、どのように扱うかは社内で決めるしかありません。
社内でルールがなければ、それを決めるのが必要に思います。

ちなみに、個人情報は一般には守秘情報です。
しかし、それが開示できないのではなく、業務上 必要ならば、個人情報(かつ守秘情報)として適切に扱う必要があります。 今回 お悩みなのは、どこまでが個人情報なのかだけでなく、守秘情報の扱いが明確になっていないからと感じました。
そのようなルール決めを社内でされたらいかがでしょうか?

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