未収金の取立て方について、現金の取り扱いについて

介護施設にて働いております。
この施設は１～２年ごとあたりに部長や課長が入れ替わります。
それに伴い、業務方針などがガラリとかわります。
その中で、介護利用料（お客様支払）の未納者においての対応の仕方について疑問が湧いてます。
払わなければならないものは払うのが常識とは分かった上で質問です。
お客様（＝年金受給者の方がやはり多い介護施設利用者）に対し、支払い方法の強制ともいえるような引落を要請したり、→お客様の都合はおかまいなくな感じで。（今現在においては、金融機関３社にての引落、銀行振り込み、現金払いと行っております）
さらに、経過記録簿の記入や取立てのような電話での催促。致し方ない点も重々承知です。甘いと思われても仕方ありませんが、島しょ部における特性や環境など考慮して対応したいという職員の気持ちを踏みにじられつつある今の状態での対応に不満、いえ、これから先不安です。
念書も書かされたりとご家族様への対応もものすごい。
とは言え、年金月ではないと支払えないといわれる方も年金月にはキチンと払ってくれています状況も上の空な話で。
さらに請求が１０日発送にも関わらずその月の末日に入金がなければ催促・・・・。と、催促の嵐です。だからといって未収がすごく多いわけではないのです。損金計上にするがために置いているものではなく、お客様を考慮しつつお支払いをお願いし支払いをしてもらっている状況ですが、これではいけないのでしょうか？
どうした方法が一番、この島しょ部（やはり、噂は流れるのは早い・・・。人口も少ないから競争率も危険。）で対応していければいいかおしえてください。
それと、現金を施設では使わせないようにしたいのが本音といいますか、施設内での小口現金をゼロにしたいとの課長の口ぶり。
現金なしで、施設は運営できるのでしょうか？