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社員情報の管理について

著者 mikan0217 さん

最終更新日:2014年04月04日 20:18

社員60名ほどの会社に勤めております。
今年の1月より給与計算を任されました。
同時に、健康保険・厚生年金関係および雇用保険に関する諸手続きも行うようになりました。
前任者がパソコンが苦手で、データ管理されておらず、ほとんどが手書きの一覧表です。
ファイリングも、社員ごとに纏めてはおらず、手続きした順にファイルされていたりと、探し出す時にわかりづらいものばかりです。
今後、会社としては社員増員を予定しているようなので、今のうちに社員に関するファイリングやデータ管理等を進めたいと思っております。
実務経験がおありの方で、参考になる社員データの管理方法や、各社員の健康保険・雇用保険関係書類等のファイリング方法をぜひお聞かせください。
よろしくお願いいたします。

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Re: 社員情報の管理について

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2014年04月05日 18:03

> 社員60名ほどの会社に勤めております。
> 今年の1月より給与計算を任されました。
> 同時に、健康保険・厚生年金関係および雇用保険に関する諸手続きも行うようになりました。
> 前任者がパソコンが苦手で、データ管理されておらず、ほとんどが手書きの一覧表です。
> ファイリングも、社員ごとに纏めてはおらず、手続きした順にファイルされていたりと、探し出す時にわかりづらいものばかりです。
> 今後、会社としては社員増員を予定しているようなので、今のうちに社員に関するファイリングやデータ管理等を進めたいと思っております。

わたしの会社の前任者もそうでした。。すべて手書きで、あっちこっちと綴ってあって探すのに一苦労。。
よって、私が見やすいように探しやすいように変えてしまいました。もちろん、全員者引き継ぎ後、自分の書類はすべてPCへ導入。万が一というときのために印刷もしてありますが、きれいにファイリングしなおしました。

わたしの場合ですが、
労働者名簿・履歴書、雇用保険被保険者証(事業主用)、雇用通知書は労働者ごとにまとめ一つのファイルになっています。
従業員情報はそれを見れば一目で分かるということと、退職時に、ファイルごと引き抜き、退職者ファイルに挟めばよいというだけにしました。。前任者の書類も捨てることができない部分もあるため、わけてはさんであります。
賃金台帳は1年ごと(会社の決算に合わせてもよいと思いますが。。。)
源泉徴収簿は年末調整書類と一緒に、1年ごと
にしてあります。。。

参考になればよいです。。

Re: 社員情報の管理について

著者 mikan0217 さん

最終更新日:2014年04月08日 10:06

ユキンコクラブ様

ご回答ありがとうございました。

参考にさせていただき、改善していきたいと思います。

また、いろいろ相談させていただきたいと思います。

Re: 社員情報の管理について

最終更新日:2014年04月14日 11:11

こんにちは。

私もユキンコクラブさんとほぼ同内容です。
履歴書・雇用保険資格書・各種資格証明の写しや最終学歴の卒業証明の写し等、入社時に預かったもの一式・入社後の各種変更届…etcは、個人別のファイルに入れています。
年金手帳も番号面のコピーをとったらすぐに本人へお返しするので、コピーを個人別ファイルへ。
その他に、社員別に履歴書と変更履歴のデータをAccessで管理して、住所変更・扶養等の変更・保険の手続き・人事記録まですべてデータでも記録しています。

10年労務をやっていてあれこれ試したのですが、社員の情報に関する書類はジャンル問わず可能な限り個人別ファイルに入れておいたほうが、何かあった時にすべて見られて便利ですね。

個人ファイルから取り出して別のファイルに入れているのは、通勤用マイカーの任意保険証の写しと免許証の写しです。袋型のクリアリフィルに表裏で1名分ずつ入れて、全員分をひとつのファイルにて管理しています。(約50名)
こちらは、更新期限が人によってマチマチなので、月に一度必ず近々の期限切れを確認しなければならないため、個人ファイルから取り出すより、ペラペラめくりながら見るほうが楽ちんです。

細かくなってしまい、すみません。
少しでも参考になれば幸いです。

Re: 社員情報の管理について

著者 mikan0217 さん

最終更新日:2014年04月16日 12:30

オツボネ226様

ご回答ありがとうございました。

返信が遅れてしまい申し訳ありません。

やはり個人別にファイリングした方が管理しやすいようですね。

現状、あちこちにファイリングされているため、書類を探すのも一苦労している状況です。

ご意見を参考にさせていただき、データ管理の方も進めていきたいと思っております。

ありがとうございました。

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