電話での採用通知について

おはようございます。

会社の対応は様々でしょうね。
本来は、採用に携わった者が最後まで事務処理をするのが原則だと思います。
採用者にはとりあえず電話連絡、不採用者には書面で通知が一般的でしょう。
仮に、面接にも携わっていないのであれば、事務的に話をするしかないでしょうね。
この場合、直接話すのは採用者だけですから、話の内容は決まってしまいます。

１．採用されたことを伝える。
２．入社する意思があれば、○○までに返事を欲しい旨伝える。
その場で、意思の確認が取れればＯＫ。
ＯＫなら、改めて出社日についてご連絡する旨伝える。
ＮＯなら、その理由を尋ねておく（無理強いしない、誠実、謙虚であればいい）
どこかに「…入社して頂けなくて残念です…」の言葉が入っていればいいんじゃないですか。

＞ 採用連絡の仕方次第で相手に「この会社へ入りたくない」と思わせてしまうかもしれない、という不安があり、

そういう相手を思いやる気持ちをもって対応すれば、そのようなことにはなりませんよ。
嫌がるのは、相手の都合を聞かず一方的に意思表示をする場合です。
「雇ってやる」という不遜、傲慢な態度は、話をすればわかりますからね。
投稿文章の感じから受ける感じからは、「この人、電話連絡にあまり慣れていないな…」くらいに感じるくらいでしょうね（苦笑）

場合によっては、「採用された理由はなんですか？私のどこが良かったのでしょうか？」なんて、逆質問されるかもしれません（苦笑）
不明な点があれば質問してもらうようにしてもらって、回答は「社内で打ち合わせの上、改めてご連絡いたします」でよいと思いますよ。
「わからないことはわからない」として、適当にごまかさないことです。




> いつもお世話になっております。
>
> この度ハローワークにて中途の求人募集を開始するところなのですが、
> 従来はハローワークから総務へ連絡が入り受付、
> その後募集部門で面接→募集部門の責任者が採用連絡をする（不採用者へは不採用通知書と応募書類を返送）
> といった流れをとってきました。
>
> ですが、今後面接は募集をする部門で行うものの、総務から電話で採用連絡をするようにとの意見が持ち上がっております。
>
> これまで採用連絡は面接担当者又はその部門の責任者が連絡をしていた為、
> 直接求職者とかかわっていない立場から採用連絡をすることに戸惑いを感じております。
>
> そこで、電話にて採用連絡をする際、どのように採用する旨を伝えたらよいか、
> また、求職者から「返答まで時間がほしい」や「辞退したい」旨を告げられた際には
> どのように受け答えするのがベターなのか、ご教授いただけないでしょうか。
>
> わたくし自身、新卒から入社3年で社会人経験がまだまだ浅いもので、
> 恥ずかしながら「一般的」ということがわからず、また、アドリブをきかせる能力もありません・・・。
>
> 採用連絡の仕方次第で相手に「この会社へ入りたくない」と思わせてしまうかもしれない、という不安があり、
> また、これまで社内的に総務から採用連絡をするということが無かったため、
> 所属部署内に相談できる人がおりません。
>
> 何卒よろしくお願いいたします。

hitokoto2008　様

早速コメントを頂きましてありがとうございます。

> 投稿文章の感じから受ける感じからは、「この人、電話連絡にあまり慣れていないな…」くらいに感じるくらいでしょうね（苦笑）

業務内容柄、社内、対社員とのやりとりを主としているため、
あまり社外の方と接する機会が無く、
仰る通り何かあった際にしどろもどろになってしまうことがあります。。

ご助言いただいたことで、
「どうしたらいいのだろう・・・」という漠然とした不安が解消いたしました。

求人募集を行う際には様々な年齢の方に採用連絡を行うこともあるかと思いますので、
冷静さをもちつつ、アドバイスいただいた手順をもとに、
伝えるべきことは伝え、わからないことは曖昧な返答をせず、
しっかりと確認を取ったうえでお応えをし、
結果がどちらであっても、お互いにとって気持ちの良いやりとりができるよう心掛けて臨みたいと思います。

この度は有難うございました。

面接時は配属先が面接し、結果等は人事総務から連絡する、というのは、結構一般的だと思います。

電話連絡するのは採用決定であって不採用ではありませんので、連絡し易いと思いますが。

私がやっていた方法は、ひと通りの挨拶が終わった後、まず「応募の意思は変わりませんか？」と尋ねます。この時点で、断る人もいます。その場合、「今後の参考にしますので」と断りの理由を教えてもらいます。

ためらっている場合、答えられる範囲で答え、配属先でないとわからない場合は転送します。その際、すぐに受諾するか判断できない場合、２日程度の考慮期間を与え電話を終えます。

この時の反応如何で、期間をおいても受諾するかどうか大体わかります。このとき無理に採用にもっていっても、、その心のしこりは残ったままとなりますので、定着が難しいことが多いです。

村の長老 様

御礼が遅くなりまして申し訳ございません。
この度は貴重なアドバイスを頂きましてありがとうございます。

仰る通り、人事・総務部門から連絡というのは一般的に行われていることと思いますが、
弊社の場合は慣例として募集部門の責任者（又は面接を担当した者）が連絡まで行うとなっておりましたので、
突然のことに戸惑ってしまいました・・・。

単に採用連絡をし、相手の意向を聞き取るだけでなく、一連のやり取りの中で相手方の反応・受ける印象等を汲み取ることの重要性に気づかされました。
（採用後、すぐに辞めてしまうことがたまにありますので・・・）

お互いにとって気持ちの良いやり取りとなるよう、気を引き締めて求人募集を行っていきたいと思います。

> 面接時は配属先が面接し、結果等は人事総務から連絡する、というのは、結構一般的だと思います。
>
> 電話連絡するのは採用決定であって不採用ではありませんので、連絡し易いと思いますが。
>
> 私がやっていた方法は、ひと通りの挨拶が終わった後、まず「応募の意思は変わりませんか？」と尋ねます。この時点で、断る人もいます。その場合、「今後の参考にしますので」と断りの理由を教えてもらいます。
>
> ためらっている場合、答えられる範囲で答え、配属先でないとわからない場合は転送します。その際、すぐに受諾するか判断できない場合、２日程度の考慮期間を与え電話を終えます。
>
> この時の反応如何で、期間をおいても受諾するかどうか大体わかります。このとき無理に採用にもっていっても、、その心のしこりは残ったままとなりますので、定着が難しいことが多いです。