空会議室の管理について

空き家管理の条例ではないでしょうか？
詳しくは知りませんが、企業建物内の空き部屋に関する法律上の制約はないようです。
建替えができない物件（建築基準法）、相続問題で放置されている物件等、都市部下町でも問題になっています。
Ｐマーク制度による部屋の管理にも当たらないと思いますので、単に防犯だけを考えれ良いかと思われます。

一番安上がりの管理の方法としては、常時カギを掛けておくこと。次はモニター等の設置。最後は、メイン経路の入り口に受付場所を設置するかですね。
受付者の設置は人件費がかかりますし、モニター等は初期費用が発生しますから、どれが良いかの問題でしょう。


> はじめまして。
> 曖昧なご相談で恐縮です。
> ただ、防犯上の管理として何を根拠にということを明らかに致したく、ご質問致します。
>
> 私の勤務している団体には20室の会議室および応接室があるのですが、
> 現状、そこに行くまでの経路となるエレベーターや階段、廊下は勿論、
> 会議室にも監視を行うような設備(防犯カメラや入退室の許可設備など)は全くなく、
> 例え空き室であっても扉も閉めたままで中を容易に確認できる状態ではありません。
>
> ですので、見たことがない方がそのいづれかの部屋に居てもわかりませんし、
> 当然、何をしているかも会議実使用状況の申告を信じて使用の有無を確認し、
> 中で何をしているかの把握をしている状況にあります。
>
> 先日、とある応接室の扉を開けたところ、そこに見知らぬ男性が2人、TVをつけ
> PCを置き、笑いながら話をしていました。
> 当然そこを使用する申告もなく、管理する部署に所属する私はその方たちを
> 知りませんでしたので、尋ねましたところ「別部署の関係者」と告げられました。
>
> 今までにもそうしたことがあったようですが、これまできちんとした管理対策を
> することなく、至っているようです。
>
> 防犯上、少なくとも何かの対策を考えなければならないことは明白なので、
> お金を掛けずに身近に出来ることからと思っているのですが、
>
> 【ここからが本題です】
> うろ覚えも甚だしいのですが、確か、こうした空部屋に関しては防犯上扉を開け、
> 監視しなければならないと言ったような定めがあったような気がしたのですが、
> それが何であったかを覚えていません。
>
> どなたか、このような定め(条例など）思い当たる事がありましたらお教え頂け
> ますでしょうか。
>
> また、良い対策などございましたらお伝え頂けますと助かります。
> 何卒宜しくお願い致します。
>

書かれている防犯とは、どのような意味で使われているのでしょうか？
団体の所属員が会議室を使うこと自体は犯罪ではありませんよね。
防犯の対象が備品の窃盗なのか、部外者の不法侵入なのか等で、対策は変わって来るでしょう。

今回は、防犯とは関係なく、会議室を使っている人の把握が目的なのでしょうか？
そうであれば、使っていない会議室の扉は開けておく、オープンドアポリシーという考え方があります。これと、会議室を使う場合には、表に代表者の名前を書くようにルール化することで、会議室を利用している代表者を把握することができます。

扉が外開きだと廊下を塞ぐので導入は困難ですが、そうでなければ100円ショップのホワイトボードとそれを固定する治具代位で導入できます。
鍵を貸し出すよりも管理は甘くなりますが、ランニングコストはほぼかかりません。

現在の問題が、団体内の人が予約なしに会議室を使っているだけであれば、
継続的な人件費や固定資産になるような設備の導入をするだけの効果を説明することは難しいと思いますが。

遊佐様

この度はご回答の程、ありがとうございました。

私がうろ覚えにしていたのは正しく「オープンドアポリシーという考え方」でした。
この言葉が聞けただけでもとても助かります。

今回の「防犯」という趣旨につきましては、① 防犯の対象が備品の窃盗
②部外者の不法侵入の二つ共に考えなければならない内容でありました。

また、仰るとおり、使用管理についても、従業員を含まない会議等の使用に関し、
外部者の使用については使用料金を発生させている状況もありますので、
使用管理も策を講じなければならないと思っていました。

会議室の使用管理にはＰＣ内の情報で使用管理をすることになっており、
当然、使用代表者の名前を登録しなければならないのですが、それが現実、
内部のちょっとした打合せ対していちいち入力しなければならないのかという
声もあり、その点に於いてのみ曖昧になっていたはずが、どんどんだらしなくなって
いるのが現状でした。

幸いにも扉は内開き、或いは解放しても問題ないスペースがある状態ですので、
オープンドアポリシーの再確認と管理をすると言うことの目的周知を徹底し、
意識を高めていきたいと思います。

ありがとうございました。


> 書かれている防犯とは、どのような意味で使われているのでしょうか？
> 団体の所属員が会議室を使うこと自体は犯罪ではありませんよね。
> 防犯の対象が備品の窃盗なのか、部外者の不法侵入なのか等で、対策は変わって来るでしょう。
>
> 今回は、防犯とは関係なく、会議室を使っている人の把握が目的なのでしょうか？
> そうであれば、使っていない会議室の扉は開けておく、オープンドアポリシーという考え方があります。これと、会議室を使う場合には、表に代表者の名前を書くようにルール化することで、会議室を利用している代表者を把握することができます。
>
> 扉が外開きだと廊下を塞ぐので導入は困難ですが、そうでなければ100円ショップのホワイトボードとそれを固定する治具代位で導入できます。
> 鍵を貸し出すよりも管理は甘くなりますが、ランニングコストはほぼかかりません。
>
> 現在の問題が、団体内の人が予約なしに会議室を使っているだけであれば、
> 継続的な人件費や固定資産になるような設備の導入をするだけの効果を説明することは難しいと思いますが。

hitokoto2008 様

この度はご回答をありがとうございました。

様々なアイデアを頂戴いたしました上でそれぞれを考えますと

要所要所に受付のようなスペースはあり、以前は人員を配置
したりしていたらしいのですが、やはり費用や管理の面で廃止
したようです。

鍵を掛けるようにしますと受渡しや管理が現実的ではない
状態になるようなので、現状を考えますと費用をかけても
監視カメラのようなものを検討した方が良いと思っております。

拙い文章にご親切な対応をありがとうございました。
また何かの際には宜しくお願い致します。



> 空き家管理の条例ではないでしょうか？
> 詳しくは知りませんが、企業建物内の空き部屋に関する法律上の制約はないようです。
> 建替えができない物件（建築基準法）、相続問題で放置されている物件等、都市部下町でも問題になっています。
> Ｐマーク制度による部屋の管理にも当たらないと思いますので、単に防犯だけを考えれ良いかと思われます。
>
> 一番安上がりの管理の方法としては、常時カギを掛けておくこと。次はモニター等の設置。最後は、メイン経路の入り口に受付場所を設置するかですね。
> 受付者の設置は人件費がかかりますし、モニター等は初期費用が発生しますから、どれが良いかの問題でしょう。
>
>
> > はじめまして。
> > 曖昧なご相談で恐縮です。
> > ただ、防犯上の管理として何を根拠にということを明らかに致したく、ご質問致します。
> >
> > 私の勤務している団体には20室の会議室および応接室があるのですが、
> > 現状、そこに行くまでの経路となるエレベーターや階段、廊下は勿論、
> > 会議室にも監視を行うような設備(防犯カメラや入退室の許可設備など)は全くなく、
> > 例え空き室であっても扉も閉めたままで中を容易に確認できる状態ではありません。
> >
> > ですので、見たことがない方がそのいづれかの部屋に居てもわかりませんし、
> > 当然、何をしているかも会議実使用状況の申告を信じて使用の有無を確認し、
> > 中で何をしているかの把握をしている状況にあります。
> >
> > 先日、とある応接室の扉を開けたところ、そこに見知らぬ男性が2人、TVをつけ
> > PCを置き、笑いながら話をしていました。
> > 当然そこを使用する申告もなく、管理する部署に所属する私はその方たちを
> > 知りませんでしたので、尋ねましたところ「別部署の関係者」と告げられました。
> >
> > 今までにもそうしたことがあったようですが、これまできちんとした管理対策を
> > することなく、至っているようです。
> >
> > 防犯上、少なくとも何かの対策を考えなければならないことは明白なので、
> > お金を掛けずに身近に出来ることからと思っているのですが、
> >
> > 【ここからが本題です】
> > うろ覚えも甚だしいのですが、確か、こうした空部屋に関しては防犯上扉を開け、
> > 監視しなければならないと言ったような定めがあったような気がしたのですが、
> > それが何であったかを覚えていません。
> >
> > どなたか、このような定め(条例など）思い当たる事がありましたらお教え頂け
> > ますでしょうか。
> >
> > また、良い対策などございましたらお伝え頂けますと助かります。
> > 何卒宜しくお願い致します。
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