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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

決算後の書類保管

著者 akiakiakiaki さん

最終更新日:2014年09月12日 00:25

会社が初の決算を迎え大量の書類の保管に戸惑っています。
請求書や納品書等、使用していたファイル表紙に「請求書 何年何月~何月まで」等記入したファイルが厚いものから薄い物まで15冊、衣装ケース半分ほどです。
今回はこれでいいとしても、この先も保管を続けると事務所のかなりのスペースを占領してしまいそうなので、なんとかすっきり保管する方法を知りたいです。
ファイル自体厚みがあるのでファイルからはずし、閉じ紐などでくくってしまった方がいいのか?でもそれだと後からその書類を捜すとき探しにくいし、大きさがバラバラのものなどは閉じにくい…。
皆様の会社ではどのように長期書類保管されているのでしょうか?

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Re: 決算後の書類保管

最終更新日:2014年09月12日 19:33

> なんとかすっきり保管する方法を知りたいです。
これは多くの経理担当者の悩みですね。

> ファイル自体厚みがあるのでファイルからはずし、閉じ紐などでくくってしまった方がいいのか?でもそれだと後からその書類を捜すとき探しにくいし、大きさがバラバラのものなどは閉じにくい…。

特に納品書や領収書など、相手から受領する書類は色々な大きさがあり、困りますよね。それらは、紙製のファイル(マチ幅を変えられるタイプ)を利用したり、綴じ紐タイプのものを使っています。
「後から探すときに。。」ですが、個人的には、そんなに探す機会はないのであまり心配しなくてもというのが印象です。

尚、サーバやDVD等の電子データで保管するという手があるのはご存知ですよね。ただ、初の決算ということから小さな会社だと思われますので、大企業ほど電子データを推進されていないと思いますが、検討するのも手かもしれません。

Re: 決算後の書類保管

著者 akiakiakiaki さん

最終更新日:2014年09月13日 23:15

ご返答ありがとうございます。
やはり皆様悩まれていることなんですね、自分の保管方法が悪いのかと悶々としていましたので、ちょっと安心しました。

> > 紙製のファイル(マチ幅を変えられるタイプ)
こちら初耳でしたので探してみたいと思います。

> 「後から探すときに。。」ですが、個人的には、そんなに探す機会はないのであまり心配しなくてもというのが印象です。

初の決算を迎え、日常の事務手続きも手探り状態ですので、おそらく決算後に「あの書類、前回はどのように作成したっけ?」などと探す可能性が多々あるような気がしておりまして、出来れば探しやすい方がいいかな、と。

>
> 尚、サーバやDVD等の電子データで保管するという手があるのはご存知ですよね。ただ、初の決算ということから小さな会社だと思われますので、大企業ほど電子データを推進されていないと思いますが、検討するのも手かもしれません。

データ保管できる物はしているのですが、やはり原本保管のものが多く戸惑っております。
アドバイスありがとうございました。

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