こんにちは。マイナンバーの実務、解りにくいですよねぇ。
私もあっちこっちの資料を読み漁っている最中です。
回収は扶養控除申告書を使うつもりです。簡単だし、どうせ出してもらわなきゃいけないし。
従業員の確認は、この人はうちの従業員で人違いじゃないと声高らかに宣言できる場合は特に必要な書類はないようですよ。
内閣官房のマイナンバー紹介ページにある、よくある質問>(4)>Q4-3-1に回答が載ってました。
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq4.html
> こんにちは。やっとマイナンバーに取り掛かります。。
> みなさんの会社は従業員からの番号取付はどのようにされる予定ですか?
>
> 昨日セミナーへ行ってきましたが、手っ取り早いのは家族分の確認が不要なので
> 扶養控除申告書でもらうのが一番って言ってました。
>
> ただ、強調されるのは家族の確認不要ばかりで、従業員にはその際に確認が必要と
> 言われるだけで、具体的な手法は全然でした。
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> 例えば、扶養控除申告書と一緒に、通知カード、免許やパスポートのコピーを同封
> させて送ってもらうだけでは、本人確認にはならないんでしょうか。
>
> ※利用範囲の告知等はとりあえず置いといて下さい。
>