会議室やキャビネットの鍵について

用途・目的にもよると思いますが、ロッカーの鍵はいざしらず、部屋である会議室の鍵がささったまま、というのはあまりないかと思います。
会議室を施錠するかどうか、の判断もまた異なることがあるかと思いますが、鍵のささり放しの扉は今までみたことはないです。

必要があれば、キーホルーダー、キーボックスや金庫で鍵は保管されていることが多いかと思います。

鍵の管理をする場合には、管理簿を作成して、持ち出しと返却を記録することがよいかと思います。管理簿は、二重チェックです。

ロッカーについては、一時使用するものなのか、更衣室として利用するものなのか、不特定多数が使用するものなのか、によっても利便性を含めて、ささりっぱなしのものもあれば、施錠されているものもあれば、様々といえますね。

個人が利用するロッカーについては、その個人が鍵の管理している場合が多かったです。ただ、施錠する場合、さしっぱなし、鍵は抜いてもいても鍵はかかっていない場合、等いろいろです。私物の盗難は、会社は管理しないことにしています。

重要書類と一緒だと、重要書類を管理する人しか鍵が扱えなくなりませんか。問題なければ、よいと思いますし、そうでなければ、書類とはわけて管理がよいかもしれませんね。

ぴぃちん さん

お忙しい中、ご回答いただきありがとうございました。
また、お礼が遅くなり大変失礼いたしました。

会議室の鍵については、管理簿の作成を、
ロッカー(書類保管用)については、保管する書類のレベルを確認し
随時鍵を管理するべきものなのか、開放しても問題ない(消耗品等)のか
一つずつ確認するところから始めてみます。

具体的なアドバイスをいただき、ありがとうございます。

> 用途・目的にもよると思いますが、ロッカーの鍵はいざしらず、部屋である会議室の鍵がささったまま、というのはあまりないかと思います。
> 会議室を施錠するかどうか、の判断もまた異なることがあるかと思いますが、鍵のささり放しの扉は今までみたことはないです。
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> 必要があれば、キーホルーダー、キーボックスや金庫で鍵は保管されていることが多いかと思います。
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> 鍵の管理をする場合には、管理簿を作成して、持ち出しと返却を記録することがよいかと思います。管理簿は、二重チェックです。
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> ロッカーについては、一時使用するものなのか、更衣室として利用するものなのか、不特定多数が使用するものなのか、によっても利便性を含めて、ささりっぱなしのものもあれば、施錠されているものもあれば、様々といえますね。
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> 個人が利用するロッカーについては、その個人が鍵の管理している場合が多かったです。ただ、施錠する場合、さしっぱなし、鍵は抜いてもいても鍵はかかっていない場合、等いろいろです。私物の盗難は、会社は管理しないことにしています。
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> 重要書類と一緒だと、重要書類を管理する人しか鍵が扱えなくなりませんか。問題なければ、よいと思いますし、そうでなければ、書類とはわけて管理がよいかもしれませんね。
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こんにちは。
すでに解決しているようですので、「鍵の差しっぱなしのリスク」についての私見だけ書かせていただきます。

①鍵で施錠をして鍵を破棄（紛失）した場合。
会社にムカついた社員や来訪者が嫌がらせで故意に行うケースや、掃除やふとした時に施錠して紛失するケースも考えられます。（合鍵が無ければ、）鍵を壊さなければいけませんし、新たにドア鍵やキャビネット等を購入しなくてはならなくなります。

②誰でも合鍵を作れる。
本当に施錠が必要になったときに無意味になります。合鍵は鍵屋が近ければ10分もあればできます。

③会議室の不正使用等。
会議室も差しっぱなしということは、使用についても管理していないということかと思います。もし、鍵を取り内鍵で施錠されると単に使用中というだけで、誰が何の目的で何をしているのか分かりません。スマホでラインやゲームぐらいであればいいですが・・・

④情報の流出。
情報管理の必要性の重要度が低いと考えている場合、会社関連情報だけでなく個人情報等も軽く考えていると思われます。現在は、マイナンバーや個人情報保護法等ありますので、思わぬところで訴えられたり信用を無くしたりするので注意が必要です。

⑤来客等での外部の人の印象。
ご心配の通り、書類等の管理が杜撰だと取引関係の情報も杜撰に管理されている、または取引そのものが杜撰に行われている等の不信感を与えてしまう事が考えられます。

など色々書きましたが、今まではそういった事が必要無いぐらい、お互い信用していて実際問題にもならなかったことの裏返しでもあると思われます。また、重要書類の管理といっても、法的には問題があるかもしれませんが、会社の経営に打撃を与えるものではないので重要視していないのかもしれません。
必要以上に管理してしまうと、業務に支障が出ることもありますので、お考えの通りリスク別に管理運用することが理想かと思われます。

ちなみに、当事業所では会議室のカギはかけません。キャビネット等は鍵の管理者（複数）が居れば開けっ放しで帰宅時に施錠します。