初めまして。
総務というより一般常識やマナーに類するのかもしれませんが、ご意見、お知恵をお貸し頂けませんでしょうか。
総務に配属になり、先日、当社に会議でお越しになったお客様がお帰りになるためのタクシーの配車を上司から指示されました。
(料金はお客様自身がチケットでお支払されると初めから聞いていました)
お客様は予定が詰まっているので早くお帰りにならなければならない、と伺っていたので、会議の予定終了時刻ぴったりにタクシーを呼びました。
しかし会議が予定通りに終わらず、10分ほどタクシーに待って頂かなくてはならなくなりました。
会議が押している旨を伝え、あと10分待って頂けませんか、とお願いしたところ、タクシーの運転手の方に酷く怒られました。
慈善事業でもないのに10分も待てるわけがない、ふざけるな、メーターを回させろ、とのことでした。
その場はその剣幕に怖くなり、ではメーターを回してください、と伝えてしまいました。
しかし、あとから冷静になるとお代をお支払いになるのはお客様なので、お客様に不利益な事をしてはならなかったのではと思います。
(超過で待たせた分のみ弊社でお代をもつ、というのも現実的ではない気がします)
かといって会議が終わってすぐタクシーを呼んでいては配車が間に合わず、お客様を待たせてしまうリスクがあります。
(タクシーに詳しくないので事前に料金体系など調べましたが、予約時間に1分でも遅れてはならない、
予約した配車時間からどれだけ遅れたら料金が発生する、など、細かなことは載っておりませんでした。
運転手の方を拘束している、という事でお金がかかるのは分かりますが、初めから会議の予定終了時刻に合わせた配車予約であり、
時間が多少前後することは配車予約時に伝えました)
このような場合、どうすればお客様にもタクシー会社にも不利益にならずに事を運べたのでしょうか?